Access 2007

Как видите, Мастер отчетов не слишком гибок. Он поддерживает лишь несколько типов макетов и не позволяет управлять компоновкой разных полей. Но он может стать хорошей отправной точкой (даже если это не так, он поможет исследовать макет отчета в Конструк-

торе).

Мастер создания наклеек

Если у вас есть таблица, содержащая адреса (домашние адреса клиентов, деловые контакты или подозрительные сайты НЛО), программа Access может предложить другой мастер. Мастер создания наклеек извлекает адресную информацию из любой таблицы, заданной вами, и использует ее для вывода на печать удобных почтовых наклеек.

Для выполнения этой работы нужно только купить несколько листов бумаги для наклеек в магазине вашего любимого офисного поставщика. Бумага для наклеек бывает разной — на одних листах информация размещается очень компактно, поэтому можно напечатать сразу десятки обратных адресов, на других применяются более крупные наклейки для размещения почтовых адресов на письмах или пакетах. Но независимо от выбранного типа бумаги у нее есть стандартный код Avery, и вы сможете создать отчет, включающий адрес в нужное место. Все что нужно сделать — это напечатать наклейку, снять ее с листа и приклеить.

Подсказка

Если у вас есть БД, хранящая информацию о людях, можно подумать о применении отчетов программы Access для создания бланков писем и других документов. Привлечение Access не всегда может облегчить задачу. Лучше воспользоваться настоящими текстовыми процессорами, такими как Word. Программа Word обладает средством слияния почтовой информации, способным извлечь данные из БД Access и затем использовать их для генерации любого нужного вам документа.

Для создания серии наклеек выполните следующие действия.

1.В области переходов выделите таблицу с адресами.

Это не обязательно должны быть адреса. Если вы хотите напечатать именные карточки сотрудников или товарные этикетки или у вас возникло непреодолимое желание поместить таинственные объекты вокруг дома, для них тоже можно использовать наклейки.

Примечание

Если нужно создать наклейки с информацией из нескольких таблиц, необходимо создать запрос с операцией объединения (join query) (см. разд. "Запросы и связанные таблицы" главы 6), а затем выделить его, прежде чем запускать мастер создания наклеек.

2.Выберите на ленте Создание → Отчеты → Наклейки (Create → Reports → Labels).

3.Запустится мастер создания наклеек. На первом этапе вам придется указать тип бумага для наклеек, которую вы используете (рис. 11.12).

4.Если у вас рулонная бумага для наклеек (а не отдельные листы), выберите тип наклейки

рулонные (вместо на листах).

Если у вас принтер, относящийся к доисторическим временам компьютерного печатания, вы вряд ли сможете воспользоваться этим вариантом.

371

Найдите в списке наклейку, у которой тот же код товара, что и у нашей бумаги для наклеек. Еще раз проверьте размеры, предлагаемые программой Access. Обычно код товара — это код Avery, применяемый большинством пользователей. (Вы без труда найдете код Avery на лицевой стороне упаковки бумаги для наклеек.) Но если для вашей бумаги используется другая система обозначения, выберите из списка Фильтр по изготовителю компанию — производителя этой бумаги.

Рис. 11.12. В данном примере используются наклейки стандартного размера С2160, которые размещаются в трех столбцах на странице

Примечание

Если вы создаете необычные нестандартные наклейки собственного изготовления, щелкните мышью кнопку Настройка (Customize) для вывода диалогового окна Размеры наклеек (New Label Size) и затем щелкните мышью Создать (New) для отображения диалогового окна Создание наклейки (New Label). После этого вы сможете задать точные размеры для каждой части вашей наклейки.

5.Щелкните мышью кнопку Далее.

На следующем этапе мастер предлагает выбрать форматирование для текста на вашей наклейке (рис. 11.13).

6.Выберите нужный шрифт, размер и цвет шрифта и щелкните мышью кнопку Далее. Конечно, эти параметры можно изменить в Конструкторе и позже, но лучше задать их правильно с самого начала. Обычно рекомендуется сохранять размер, предлагаемый программой Access. — он рассчитан на вывод па наклейке от четырех до шести полных строк текста (в зависимости от типа наклейки).

На следующем шаге вы сможете выбрать поля, которые Access поместит на вашу наклейку.

7.Для вставки первой строки в вашу таблицу найдите нужные поля в списке Доступные поля и дважды щелкните их кнопкой мыши.

372

Рис. 11.13. Программа Access отображает окно с образцом, содержащим текст, чтобы вы случайно не сделали наклейку, не вмещающую заданный текст

Рис. 11.14. Для вставки пробелов в данные на наклейке щелкните кнопкой мыши в области Прототип наклейки между двумя полями, которые вы хотите разделить. Затем нажмите клавишу <Пробел>. Можно также вставить любой текст в нужное место (например, слово "Кому: " или запятую)

Добавляйте поля в том порядке, в каком они должны выводиться на наклейке (FirstName, LastName, Street, City и т. д.). При выборе поля программа Access вставляет специальный заполнитель в область Прототип наклейки. Она вставляет код { FirstName}, чтобы показать, куда будет помещать значение из поля FirstName.

373

Вы отвечаете за вставку пробелов между этими полями. (Как правило, возникает желание вставить пробелы и запятые.) На рис. 11.14 показано, как это делать.

8.В области Прототип наклейки щелкните кнопкой мыши во второй строке. Теперь повторите пункт 7 для вставки полей в эту строку.

Повторяйте это действие до тех пор, пока не вставите все нужные ноля, каждое в соответствующую строку.

9.При необходимости выберите поле для сортировки наклеек и щелкните мышью кнопку Далее.

Вам может быть важен или не важен порядок сортировки. (Он может помочь установить соответствие между наклейками и письмами, если письма аналогично отсортированы. Если же вы готовите массовую рассылку, одинаковую для всех, порядок сортировки не имеет значения.)

Часто пользователи применяют не сортировку, а фильтрацию (см. разд. "Построение условий отбора "главы 6) для получения только некоторых наклеек (например, для клиентов, живущих в определенном городе).

Если применяется сортировка, программа Access упорядочивает наклейки на странице слева направо, а затем сверху вниз.

10. Введите имя отчета.

Мастер создания наклеек сохраняет ваш отчет сразу после завершения работы.

Рис. 11.15. Окончательный вид отчета с наклейками

11. Выберите Просмотреть наклейки в том виде, как они будут напечатаны (See the labels as they will look printed), если хотите увидеть окончательный вид отчета в режиме

Предварительный просмотр, или Изменить макет наклеек (Modify the label design), если собираетесь сначала изменить отчет в Конструкторе. Затем щелкните мышью кнопку Готово.

374

Программа Access сохранит ваш отчет и затем откроет его в режиме Предварительный просмотр (рис. 11.15) или Конструктор, в зависимости от сделанного вами выбора. Если отчет открывается в Конструкторе, можно добавить дополнительные штрихи (можно поместить эмблему компании в правый верхний угол адреса и т. д.).

Отчет с наклейками — это обычный отчет Access, как те, с которыми вы познакомились в этой главе. Раздел Область данных содержит шаблон, определяющий способ размещения программой Access полей для одной наклейки, и затем этот шаблон копируется для заполнения всей страницы.

Единственное отличие отчета с наклейками от обычных отчетов — использование нескольких колонок. В этом случае Область данных (представляющая одну наклейку) может копироваться слева направо вдоль ширины страницы и затем сверху вниз. Такой способ обеспечивает компактную сетку с ячейками, содержащими наклейки. (Обычно Область данных копируется на странице только в одном направлении: сверху вниз.)

Вы можете создать собственный многоколоночный отчет, в котором записи помещаются в несколько колонок. Нужно просто открыть отчет в Конструкторе, убедиться в том, что Область данных достаточно узкая, затем выбрать на ленте Инструменты конструктора отчетов | Параметры страницы → Разметка страницы → Столбцы (Report Design Tools | Page Setup → Page Layout → Columns). Этот выбор открывает диалоговое окно, в котором можно задать число колонок и расстояние между ними. Вы также можете выбрать расположение записей сначала сверху вниз, а затем слева направо или сначала слева направо, а потом сверху вниз. В любом случае проверьте внешний вид отчета в режиме предварительного просмотра, чтобы убедиться в том, что на странице все расположено как следует.

Тонкая настройка отчетов с помощью свойств

Как вы уже узнали, самый легкий способ тонкой настройки элементов управления в вашем отчете

— кнопки панели инструментов. Но даже несмотря на то, что на панели множество полезных инструментов, на ней есть не все. За кадром у каждого элемента управления есть набор низкоуровневых параметров, называемых свойствами. Многие из них неизвестны, и ими редко пользуются. Некоторые известны небольшому числу необщительных фанатов Access. Но есть несколько удивительно полезных свойств, поскольку они предоставляют функциональные возможности, которые нельзя получить другим способом в программе Access. Вы можете найти и изменить эти параметры только в Окне свойств.

Подсказка

Окно свойств иногда полезно при разработке отчетов, но оно станет гораздо более важным, когда вы вплотную займетесь формами в части IV или добавлением кода в

части V.

Для отображения Окна свойств выберите на ленте Инструменты конструктора отчетов | Конструктор → Сервис → Страница свойств (Report Design Tools | Design → Tools → Property Sheet). Окно свойств появится в правой части окна программы (рис. 11.16).

В Окне свойств можно производить тонкую настройку элементов управления поочередно. Выбирается объект выделением элемента управления в рабочей области Конструктора или в раскрывающемся списке в верхней части Окна свойств. Если нужно настроить конкретный элемент управления, обычно легче выделить его мышью в рабочей области отчета. В раскрывающемся списке элементы перечислены по именам, и программа Access не всегда

375

применяет интуитивно самые понятные имена. Иногда они совпадают с лежащим в основе нолем (например, ProductCategoryID), а иногда нет (например, Text3).

Рис. 11.16. В Окне свойств отображается список параметров (называемых свойствами) одного элемента управления. Полный список свойств можно увидеть на вкладке Все, а частичный список на одной из остальных вкладок. В данном примере выбран элемент управления Поле

У большинства элементов управления одинаковый набор свойств. Для того чтобы легче было просматривать этот утомляюще длинный список, Окно свойств разделено на следующиe вкладки:

Макет (Format) содержит наиболее часто изменяемые параметры, включая шрифт, его размер, цвет, границы и отступы;

Данные (Data) указывает, откуда элемент управления получает информацию. Для элементов из Области данных на этой вкладке указывается имя связанного с ним поля;

События (Event) позволяет вставить код на языке Visual Basic, который начинает действовать, если происходит что-то определенное. Вы узнаете больше о программном коде в

части V;

376

■Другие (Other) включает свойство Имя (Name), определяющее имя элемента управления и несколько разнородных свойств, в большей степени относящихся к формам;

■Все (Аll) отображает полный набор свойств.

Подсказка

Для получения краткого описания непонятного свойства щелкните его кнопкой мыши для выделения в Окне свойств и затем найдите в нижней части окна программы, в строке состояния, его текстовое описание.

Интересно, что в Окне свойств можно изменять не только элементы управления. Можно корректировать параметры отчета (в верхней части Окна свойств выберите в раскрывающемся списке Отчет (Report)), которые определяют источник данных и способ представления или редактирования отчета. Вы также можете настроить параметры, относящиеся к определенным разделам отчета (например, ЗаголовокОтчета, ПримечаниеОтчета, ВерхнийКолонтитул, НижнийКолонтитул и Область Данных) и содержащие параметры разрывов страниц и дополнительного форматирования.

Конечно, одно дело — знать, что существует набор параметров, которые можно изменять, и совсем другое — знать наверняка, какие из них стоит корректировать. Окно свойств набито множеством параметров, которые не стоят вашего времени. В следующем разделе вы увидите табл. 11.1, в которой перечислены свойства, наиболее полезные для настройки отчетов.

Корректировка самых широкоиспользуемых свойств

Если Окно свойств все еще приводит вас в замешательство, выполните следующие действия. Они проведут вас через весь процесс внесения изменений.

1.Выделите в рабочей области отчета элемент управления. Его свойства появятся в Окне свойств.

1. Щелкните кнопкой мыши вкладку Макет и затем прокрутите список вниз до тех пор, пока не найдете параметр Цвет фона (Back Color).

Параметр Цвет фона определяет цвет отображения фона, расположенного за текстом в элементе управления.

2.Щелкните кнопкой мыши поле со значением параметра Цвет фона. В поле появится кнопка (...) с многоточием. Щелкните ее мышью. На экран будет выведено окно выбора цвета.

В поле Цвет фона отображается числовой код, обозначающий цвет. До тех пор пока вы не запомните сотни тысяч замысловатых кодов цветов, вам покажется более удобным выбор цвета в диалоговом окне указателя цвета.

3.Выберите цвет.

Новый цвет появится немедленно вместе с числовым кодом, обозначающим его.

Этот метод можно применить для задания фона раздела в отчете. Из раскрывающегося списка в Окне свойств просто выберите раздел, например ЗаголовокОтчета (ReportHeader) или ОбластьДанных (Detail), и затем выполните описанные действия.

377

Подсказка

Если вы изменяете фоновый цвет раздела отчета, не забудьте изменить цвет фона у всех элементов управления в этой части отчета или же около них будут отображаться белые поля. Можно сразу выделить все элементы управления, нуждающиеся в корректировке, заключив их с помощью мыши в рамку выделения или с нажатой клавишей <Shift> поочередно щелкнув кнопкой мыши каждый из них. Затем следует перейти в Окно свойств для внесения ваших изменений.

В данном примере проще было бы изменить цвет фона с помощью ленты. Но в Окне свойств можно изменить множество параметров, не имеющих эквивалентов на ленте. В табл. 11.1 приведено несколько полезных примеров свойств, все они отображаются на вкладке Макет.

Таблица 11.1. Полезные свойства элементов управления (на вкладке Макет)

378

Таблица 11.1 (окончание)

Выражения

Ранее в этой главе вы узнали, как вставлять Подпись и задавать текст в ней. Но если вы посмотрите на элементы управления типичного отчета, то быстро заметите, что не все из них используют обычный текст. Обратите внимание на дату или номера страниц (которые появляются в правом верхнем углу простого отчета). Оба эти типа данных отображаются в обычных элементах управления, Полях, но текст выглядит иначе. Он начинается со знака равенства (=), что свидетельствует о наличии выражения.

Выражения позволяют отображать динамические значения. Никто не захочет вводить постоянную дату в отчет, поскольку будет вынужден корректировать ее каждый раз, когда нужно получить распечатку. Вместо этого применяют выражение, такое как =Date(), заставляющее программу Access считать с часов компьютера текущую дату и вывести ее на экран.

Выражения — не новость. Вы узнали о них, когда знакомились с запросами в главе 7. Но, возможно, до настоящего момента вы не догадывались, что они также уместны и в отчетах.

379

Можно вставить в отчет собственные выражения для отображения динамических данных или выполнения вычислений, базирующихся на других полях. Предположим, что вы хотите улучшить свадебный список, скомбинировав имена и фамилии гостей в компактный однострочный вывод. Как рассказывалось в разд. "Выражения с текстовыми значениями" главы 7, символ & — то, что требуется для соединения фрагментов текста. Далее приведено нужное вам выражение:

=FirstName & " " & LastName

Подсказка

Вернитесь к главе 7, чтобы просмотреть информацию о выражениях, разных типах вычислений, которые можно выполнять, и различных функциях, которые можно в них применять.

Ввести выражение в Подпись нельзя, поскольку этот элемент управления может содержать только текстовую константу. Вместо него вам нужен элемент управления Поле. (Access также применяет элемент Поле для вывода большинства полей БД.)

Рис. 11.17. Вверху: в Конструкторе выражение выглядит как обычное текстовое значение. Внизу: в режиме Предварительный просмотр программа Access выполняет вычисление и отображает результат

После того как вы добавили в рабочую область отчета Поле, для выделения щелкните его кнопкой мыши. Указатель мыши превратится в текстовый курсор. Щелкните элемент кнопкой

380