Access 2007

421

Примечание

Многие свойства формы применяются только в редких случаях, когда используются свободно плавающие окна. Вы можете выбрать задание автоматической центровки окна (Выравнивание по центру (Auto Center)), формирование границы окна (Тип границы (Border Style)), наличие или отсутствие кнопок открытия во весь экран и сворачивания на панель задач (Кнопки размеров окна (Min Max Buttons)) и т. д. Эти свойства не окажут заметного влияния, если ваша БД использует более стандартные окна с вкладками.

На профессиональном уровне. Семейство форм Access

Формы Access стараются удовлетворить любые потребности. Если вы спешите, можно создать готовую форму с базовым макетом и добавить лишь несколько штрихов форматирования. Если же вы чувствуете приближение творческого порыва, можно извлечь все поля из стандартных макетов и поместить их где угодно. Иначе говоря, формы — это гибкие объекты, предоставляющие страдающим от нехватки времени деловым людям удобства, в которых нуждаются, а серьезным художникам — творческий контроль, который им необходим.

Рассмотрим все варианты форм.

•Простая форма отображает единственную запись в базовом макете в столбик. Для создания простой формы выберите Создание → Формы → Форма (Create → Forms → Form).

•Форма без макета позволяет помещать элементы управления в любое место формы. Вы решаете отображать одновременно одну запись или несколько. При создании такой формы приходится делать всю работу самому. Начать можно с выбора Создание → Формы → Пустая форма (Create → Forms → Form Design), которая открывается в Режиме макета.

422

•Табличная форма отображает записи в табличном макете. Обычно в таких формах одновременно отображается несколько записей (что увеличивает сходство с таблицей). Для быстрого создания подобного детища выберите Создание → Формы → Несколько элементов (Create → Forms → Multiple Items).

•Форма со сводной диаграммой или сводной таблицей — это форма, единственная задача которой — вывод на экран сводной диаграммы или сводной таблицы (см. главу 9). Создавать такие формы можно с помощью последовательности Создание → Формы → Сводная диаграмма (Create → Forms → PivotChart) и Создание → Формы → Другие формы → Сводная таблица (Create → Forms → More Forms → PivotTable). В разд. "Сводные таблицы" главы 9 приведена дополнительная информация.

•Форма в режиме таблицы (datasheet form) выглядит точно так же, как лист данных с таблицей. У этой формы не так много функциональных возможностей, как у других типов форм, но она бывает полезна, если вы хотите изменить настройку стандартного листа данных для отображения вашей информации. Можно создать табличную форму, отображающую меньше столбцов, применяющую фильтр для скрытия определенных записей, запрещающую вставку записей, использующую другое форматирование и т. д. Для создания формы в режиме таблицы выберите

Создание → Формы → Другие формы → Режим таблицы (Create → Forms → More Forms → Datasheet).

•В разделенной форме в одном окне объединены два типа форм. Одна часть окна отображает текущую запись в простой форме. В другой части окна выводится таблица с несколькими записями. Для создания разделенной формы выберите

Создание → Формы → Разделенная форма (Create → Forms → Split Form).

•Модальное диалоговое окно — специальный тип формы. Вместо отображения данных из таблицы модальное диалоговое окно задает вопрос. Идея заключается в том, что такое окно можно открыть в некоторый важный момент как часть автоматически выполняемой задачи. Для использования модальных форм вам придется иметь дело с кодом VBA. Вы увидите пример с использованием модальной формы (также называемой диалоговой формой) в разд. "Добавление нового товара во время заполнения заказа" главы 17.

Мастер создания форм

Вы уже научились создавать разные широко используемые формы. Программа Access предлагает другой способ построения формы: с помощью Мастера создания форм. У этого мастера удивительное сходство с Мастером создания отчетов, который применялся в главе 10. Он задает ряд вопросов и затем создает соответствующую форму. Но вопросы крайне элементарны, и созданная форма не многим лучше добротной отправной точки для последующей настройки.

Далее описаны действия, необходимые для выполнения Мастера создания форм.

1.Выберите Создание → Формы → Другие формы → Мастер форм (Create → Forms → More Forms → Form Wizard). На экране появляется первое окно мастера

Создание форм.

2.Из раскрывающегося списка выберите таблицу, которую хотите использовать.

В списке Доступные поля отображаются все поля из вашей таблицы.

423

3.Добавьте поля, которые хотите включить, как показано на рис. 12.20. Когда закончите, нажмите кнопку Далее.

Можно выбрать поля из нескольких таблиц, при условии, что эти таблицы связаны.

Рис. 12.20. Для вставки поля выделите его и затем щелкните мышью кнопку > для переноса поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля. Для вставки всех полей нажмите кнопку »

4.Выберите вариант макета для вашей формы. К ним относятся следующие:

□в один столбец создает форму с макетом в столбик. Этот выбор аналогичен выбору на ленте Создание → Формы → Форма;

□ленточный создает форму с табличным макетом. Выбор этого макета аналогичен выбору на ленте Создание → Формы → Несколько элементов;

□табличный создает форму, подобную листу данных. Этот макет аналогичен выбору на ленте Создание → Формы → Другие формы → Режим таблицы;

□выровненный создает форму, не использующую макеты. Вместо этого элементы управления располагаются как можно ближе друг к другу, объединяя несколько полей в одной строке, если они достаточно малы. Выровненная форма — единственный вид формы, который невозможно создать только средствами ленты. Она аналогична формам без макетов, которые вы разрабатывали в разд. "Высвобождение элементов управления из макета "ранее в этой главе.

Примечание

Выровненные формы трудно корректировать в дальнейшем. Например, если потребуется добавить поле в середину макета формы, вы столкнетесь с трудоемкой задачей по перемещению на новые места множества полей, попадающихся на пути. Часто бывает легче создать снова форму с чистого листа с помощью мастера.

424

5.Выберите один из подготовленных заранее стилей и щелкните мышью кнопку Далее.

Стили определяют форматирование, которое программа Access применяет к вашей форме. К сожалению, трудно представить себе, как будет выглядеть конечный результат, пока не попробуете на деле каждый вариант стиля.

6.Введите имя формы.

Когда Мастер создания форм закончит работу, он тут же запишет форму с заданным именем.

7.Выберите вариант Открыть форму для просмотра и ввода данных (Open the form to view or edit information), если хотите начать использовать форму для работы с данными, или вариант Изменить макет формы (Modify the form's design), если сначала хотите настроить ее в Конструкторе. Затем щелкните мышью кнопку Готово.

Программа Access сохранит форму и откроет ее в Режиме формы или в Конструкторе в зависимости от выбранного вами варианта.

425

Глава 13

Проектирование сложных форм

Формы полезны программисту как небольшие защитные приспособления. Они упрощают выполнение повседневных задач и придают вашей БД строгий и оригинальный внешний вид. Для того чтобы стать профессионалом в разработке БД, необходимо научиться создавать первоклассные формы.

В предыдущей главе вы узнали, как формировать несколько распространенных типов форм. В этой главе вы поднимете навыки разработки форм на более высокий уровень с помощью целого арсенала новых методов и средств. Сначала вы научитесь создавать форму в свободном от каких-либо ограничений Конструкторе, позволяющем настроить и отшлифовать каждый квадратный сантиметр вашей формы. Затем вы познакомитесь с разными элементами управления Access и украсите вашу форму ссылками, панелями с вкладками и кнопками. Вы также научитесь работать со связанными таблицами с помощью создания форм специальных типов, называемых подчиненными формами и действующих в согласии с другими формами.

Настройка форм в Конструкторе

В предыдущей главе вы научились быстро создавать разные формы с помощью кнопок ленты и Мастера создания форм. Но серьезные специалисты по разработке форм применяют другой подход — они создают форму своими руками. Для решения этой задачи есть два пути.

■Создать форму в Режиме макета. Выберите на ленте Создание → Формы → Пустая форма (Create → Forms → Blank Form). Затем перетащите мышью на вашу форму нужные поля с панели Список полей (рис. 13.1). В главе 12 вы узнали все необходимое для выполнения этой задачи. Можно быстро создать стандартную форму с макетом в один столбец или табличным макетом, но вы не получите дополнительных средств внешнего оформления.

■Создать форму в Конструкторе. Выберите на ленте Создание → Формы → Конструктор форм (Create → Forms → Form Design). Теперь вы начнете с пустой формы в окне Конструктора. Можно перетащить поля на форму с панели Список полей (так же, как в Режиме макета) и добавить с ленты множество разнообразных более специализированных элементов управления.

Примечание

Если на экране нет панели Список полей, выберите на ленте Работа с макетами форм | Формат → Элементы управления → Добавить поля (Form Layout Tools | Formatting → Tools → Add Existing Fields) (в Режиме макета) или Инструменты конструктора форм |

Конструктор

426

→ Элементы управления → Добавить поля (Form Design Tools | Design → Controls → Add Existing Fields) (в Конструкторе).

Рис. 13.1. Когда первое поле помещается на форму, открытую в Режиме макета, Access включает это поле в макет в один столбец и выводит на экран пиктограмму смарт-тега (обведена). Если вам нужен табличный макет, щелкните кнопкой мыши эту пиктограмму и выберите команду Показать в табличном макете

Конечно, в процессе работы над формой можно легко переключаться между этими двумя режимами. (Просто щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите, какой хотите режим, или щелкните мышью кнопки режимов в нижнем правом углу окна программы.) Добавлять на форму поля можно в любом режиме. Но когда поля вставляются в Режиме макета, программа Access автоматически помещает их в макет. Когда поля добавляются в Конструкторе, они не привязаны к макету. Access полагает, что пользователи, применяющие Конструктор, хотят получить дополнительные средства управления размещением полей.

Подсказка

Вы можете свободно перемещаемое поле перенести в макет позже, перетащив его мышью в нужное место (см. рис. 12.13).

Существует и более серьезное отличие между Режимом макета и Конструктором. В Конструкторе можно добавить элемент управления, выбрав его из десятка оригинальных элементов, таких как Кнопки, Поля и Подписи. Эти элементы определяют различие стандартных форм, сделанных автоматически программой Access, и форм, демонстрирующих персональный стиль.

427

Разделы формы: разные части вашей формы

В главе 11 вы узнали, что отчет разделен на отдельные разделы (такие как Заголовок отчета, Область данных, Примечание отчета и т. д.), отображаемые в определенном месте. То же справедливо и для форм. Но впервые создаваемые формы начинают существование только с одним разделом: Областью данных, определяющей содержимое каждой записи.

Если хотите добавить заголовок или эмблему в верхнюю часть формы или некоторую сводную информацию или сообщение в нижнюю часть, следует вставить разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Для добавления этих элементов в форму щелкните правой кнопкой мыши где-нибудь в области формы и выберите команду Колонтитулы (Page Header/Footer).

При работе с разделами формы помните о том, что размеры их должны быть малы (как показано на рис. 13.2). Размер всех разделов должен быть не более чем достаточен для отображения его содержимого. Если вы создадите слишком большую форму с множеством пустот, результаты будут выглядеть непрофессионально. На форме появятся ненужные полосы прокрутки, которые заставят вас прокручивать пустую область.

Рис. 13.2. Несмотря на то, что эта форма легко вмещает все поля в отображаемую область, у нее все же есть полосы прокрутки. Если перейти в Конструктор, то можно увидеть причину — форма шире и длиннее, чем нужно

Подсказка

Невозможно сделать форму меньше, чем содержащиеся в ней элементы управления. Этот факт часто становится камнем преткновения для разработчиков формы. Если программа

428

Access не позволяет изменить размер формы, значит, где-то что-то слишком велико. (Если все попытки тщетны, проверьте, не слишком ли большое поле в Заголовке формы или Примечании формы.)

Примечание

Если в вашей БД вместо вкладок задан режим перекрывающихся окон (см. разд. "Открытие БД, созданной в более старой версии Access" главы 1), вы столкнетесь с немного иной проблемой — окна ваших форм излишне велики. Иногда они могут даже не помещаться в главном окне программы Access, в этом случае Access обрезает их края.

Вставка элементов управления в форму

Впервые вы познакомились с элементами управления — графическими объектами, такими как Подписи1 и Поля — когда создавали сложные отчеты в главе 11. Программа Access предоставляет такую же возможность и в формах. Для добавления их применяется та же группа на ленте. Но многие элементы управления, имеющие мало смысла в отчетах, на формах раскрываются во всей красе.

Примечание

За кадром на форме все компоненты — на самом деле элементы управления. При каждом добавлении поля вы имеете дело в итоге с двумя связанными элементами управления: Подписью, отображающей имя поля, и Полем, содержащим значение поля.

Рис.13.3. Применяйте Подписи для добавления пояснительных инструкций (или дерзких комментариев) на ваши формы. Элементы управления Линии и Прямоугольники добавят лоска

Один из самых простых и наиболее полезных элементов управления — скромная

Подпись. С помощью Подписи можно вставить отформатированный текст в любое место

1 В локализованной версии используются два названия этого элемента управления:

Надпись и Подпись. — Пер.

429

формы. Можно применять Подписи для выделения цветом дополнительных инструкций, как показано на рис. 13.3.

Для вставки элемента управления выполните следующие действия.

1.Перейдите в группу ленты Инструменты конструктора форм | Конструктор → Элементы управления (Form Design Tools | Design → Controls).

В группе Элементы управления собраны все элементы, которые можно использовать.

2.При желании нажмите кнопку Использовать мастера (Use Control Wizards). Эта кнопка запускает мастера для элементов управления.

Элементы управления некоторых типов, такие как Кнопки и Списки, снабжены полезными мастерами. Как только такой элемент помещается на форму, запускается мастер, чтобы помочь вам настроить элемент. Обычно мастера включены. Но профессионалы, точно знающие чего хотят, могут решить, что мастера лишь мешают работать.

Когда кнопка Использовать мастера (находящаяся в крайнем правом ряду группы ленты

Инструменты конструктора форм | Конструктор → Элементы управления) не подсвечена, мастера элементов управления оставляют вас без поддержки.

3.Щелкните кнопкой мыши пиктограмму нужного элемента управления.

На большинстве экранов мониторов программа Access не может уместить на ленте название кнопки элемента управления. (Владельцы 33-дюймовых мониторов могут поздравить себя и пропустить этот абзац.) Проведите указателем мыши по кнопке, и программа отобразит название элемента управления в поле всплывающей подсказки.

После щелчка пиктограммы кнопкой мыши она остается выделенной. Указатель мыши изменяется на крестик с маленьким присоединенным рисунком элемента управления. Это изменение — сигнал того, что элемент управления готов к использованию и ждет установки на форму.

Подсказка

Если вы впервые экспериментируете с элементами управления, почему не испробовать Подпись — с ней легко справиться и она действительно полезна.

4.Для того чтобы поместить элемент управления на форму, нарисуйте его контур на форме мышью с нажатой кнопкой.

Если с первого раза вы неудачно его расположили, всегда можно перетащить элемент управления на новое место или переместить его края для изменения размера элемента.

Если вы передумали вставлять выбранный элемент управления, просто щелкните мышью кнопку Выбрать (Select) (в крайнем правом ряду группы Инструменты конструктора форм | Конструктор → Элементы управления). Она выглядит как указатель мыши. Когда вы щелкните кнопку Выбрать, указатель мыши примет обычный вид. Теперь можно щелкнуть кнопкой мыши на форме для выделения имеющегося элемента управления. Новый элемент управления при этом не создается.

Подсказка

Еще более быстрый вариант — просто нажать клавишу <Esc> для отказа от создания элемента управления, после того как вы выбрали его на ленте.

430