1. Планирование завершения проекта

После принятия решения о закрытии проекта Менеджер проекта уточняет перечень документов, требуемых для закрытия проекта, сроки предоставления документов и ответственные за их подготовку или получение. На основании этой информации уточняется План-график завершения проекта рассылается исполнителям по электронной почте с подтверждением о получении письма.

2. Закрытие проекта

Менеджер проекта контролирует сроки подготовки или получения документов. Проводит план-фактный анализ и в случае необходимости принимает решения по корректирующим воздействиям. Перечень документов, которые должны быть подготовлены на этапе завершения проекта, должен уточняться для каждого проекта. Примерный перечень документов зависит от вида проекта и приведён в Приложении ХХ.

На основании накопленной в ходе реализации проекта информации Менеджер проекта готовит Отчёт-анализ о завершении проекта (Шаблон – приложение № ХХ). Этот отчёт должен содержать: достигнутые результаты , что удалось сделать лучше всего, что было реализовано не удачно, причины, предложения о внесении изменений в регламент, в шаблоны документов. Подготовленный отчёт рассматривается директором по развитию на предмет полноты и уровня детализации информации. В дальнейшем отчёт используется при подготовке и проведении ежегодного совещания «Лучшие практики реализации проектов». Как это описано в пункте 1.5.

Менеджер проекта оценивает вклад каждого участника проектной группы в результаты проекта и принимает решение о величине вознаграждения для каждого участника согласно утверждённому на этапе планирования мотивационному фонду проекта. На основании оценки эффективности команды менеджер проекта готовит приказ о выплате премии.

После получения всех документов по проекту Менеджер проекта готовит проект Приказа о завершении проекта. Согласование Приказа о завершении проекта зависит от вида проекта и приведено в Приложении № ХХ

После издания приказа о завершении проекта Менеджер проекта оформляет архив документов по проекту, и размещает его в на портале КБЕ. Информация из архива доступна для ознакомления… В базе данных проекту присваивается статус «закрыт».

5. Постинвестиционный контроль

По факту завершения проекта с заявленным экономическим эффектом проводится ежегодная оценка фактически достигнутого эффекта. Оценка производится вплоть до достижения срока окупаемости. Проведение оценки выполняются Инвестиционным отделом. Информация по фактическим затратам предоставляется Планово-экономическим отделом по запросу в течение 2 рабочих дней.

Реестр проектов с описанием результатов постинвестиционных оценок размещается на портале КБЕ.

2. Процедуры управления проектом по областям знаний

   1. Процедура управления содержанием и сроками проекта

      1. Управление содержанием и сроками при инициации проекта

Основные идеи содержания проекта (ожидаемый результат, технология его достижения), а также рамочные сроки реализации проекта излагаются Инициатором идеи в разделе «Суть предложения» Листа инициации (Шаблон – приложение № 1).

Принятие решения по инициации проекта в части содержания и сроков производится в ходе рассмотрения идей проектов на совещании в КБЕ (см. п. 4.1.1.1)

При подготовке Плана-графика проекта (фазы инициации) Ответственный за разработку инвестиционной заявки планирует работы, результатом которых будет:

• Полное и точное описание содержания результатов проекта и выбранной технологии выполнения работ (п.2 Инвестиционной заявки – «Проектные решения»).

• График реализации проекта (форма 5.1 Приложения 5 к Инвестиционному регламенту корпоративного центра).

В ходе разработки Инвестиционной заявки Ответственный за подготовку инвестиционной заявки обеспечивает доведение до исполнителей назначенных им в соответствии с Планом-графиком проекта (фазы инициации) задач, удостоверяется, что состав задач, их содержание и сроки исполнения полно и точно поняты исполнителями и приняты к исполнению.

При разработке Инвестиционной заявки Ответственный за подготовку инвестиционной заявки контролирует (при необходимости, привлекая к контролю технических экспертов) полноту описания в п.2 Инвестиционной заявки содержания проекта в части ожидаемых результатов и выбранной технологии и соответствие выбранной технологии ожидаемым результатам, а также соответствие между выбранными проектными решениями и графиком реализации проекта.

Ответственный за подготовку инвестиционной заявки поддерживает соответствие между содержанием и графиком реализации проекта в ходе корректировок заявки при её согласовании.