4.2 Робота з довідниками

У програмі «1С:Предприятие»довідникислужать для збереження умовно-постійної інформації. Також довідники звичайно використовуються для формування списків можливих значень субконто, тобто для організації аналітичного обліку.

Якщо для поточного довідника в меню «Действия» встановлений показ у вигляді ієрархічного списку, то в крайній лівій графі таблиці довідника виводяться умовні знаки, що позначають тип рядка:

–рядок є елементом довідника;

–рядок відповідає групі елементів;

–рядок містить назву групи, відкритої для перегляду.

Крім того, у довіднику можуть бути присутні «закреслені» умовні знаки ,,, що позначають позначені на видалення елементи і групи довідника.

Якщо довідник відображається не у виді ієрархічного списку, а «лінійно», заголовки груп і елементи довідника в таблиці видаються «упереміш» і відрізняються тільки кольором знака в крайній лівій графі: для заголовків груп знак має жовтий колір, для звичайних елементів – блакитний.

Якщо це не заборонено, довідник може бути відредагований у процесі роботи: можуть уводитися нові записи, редагуватися чи видалятися існуючі.

Якщо для багаторівневого довідника відключений показ у вигляді ієрархічного списку (пункт «Иерархический список»меню«Действия»головного меню програми), введення нового елемента в довідник заборонено.

Копіювання елемента довідника

Новий елемент чи групи можуть бути введені в довідник шляхом копіювання вже існуючого елемента чи групи. Для цього помістіть курсор на рядок з елементом чи групою, що будуть використовуватися як зразок, і виконайте одну з таких дій:

• натисніть клавішу F9 ;

• натисніть мишею кнопку на панелі інструментів вікна довідника;

• виберіть пункт «Копировать» у меню «Действия»головного меню програми.

Пошук у довіднику

Для пошуку потрібної інформації в довіднику існує кілька способів, що будуть описані нижче.

Для швидкого переходу до потрібного рядка довідника можна використовувати режим швидкого пошуку.

Для виконання швидкого пошуку необхідно клавішами чи мишею помістити курсор у ту графу довідника, у якій необхідно знайти яке-небудь значення, і просто набирати на клавіатурі шукане значення.

У випадку виявлення першого введеного символу він відображається в рамці в нижній частині графи, а курсор встановлюється в той осередок довідника, перші символи значення якого збігаються із введеними. Останній уведений символ можна видалити з рядка пошуку, натиснувши клавішу Backspace.

Найбільш широкими можливостями володіє режим довільного пошуку. Довільний пошук призначений для пошуку в списку конкретного значення одного з існуючих у системі типів даних.

Щоб почати пошук:

• натисніть клавіші Ctrl+F3;

• виберіть пункт «Поиск»  «Искать»меню «Действия»головного меню програми;

• скористайтеся кнопкою панелі інструментів.

На екран буде виданий діалог для установки параметрів пошуку.

У даному вікні для пошуку інформації потрібно вказати:

• шукану інформацію;

• якого типу інформацію необхідно знайти. При натисканні на кнопку буде відкритий список типів значень.

• напрямок пошуку – «Уперед – Назад – З початку».

• кількість стовпчиків, по яких потрібно зробити пошук («По одной колонке» чи по всіх колонках ).

• чи потрібно розрізняти прописні і малі літери («Различать регистры»).

Якщо значення, зазначене в полі шаблона пошуку, знайдено в списку, курсор буде встановлений в осередок зі знайденим значенням. Якщо значення не знайдене – буде видане відповідне повідомлення. Якщо значень, зазначених як шаблон пошуку, у списку декілька, то курсор установлюється на першому, що зустрілося (відповідно до напрямку пошуку) значенні.

Також для пошуку вперед та назад можна використовувати кнопки іпанелі інструментів.

Короткий огляд довідників

«Фирмы». Назва, а також основні дані про організацію, від імені якої ведеться облік у конфігурації, зберігається в довіднику «Фирмы». Якщо в конфігурації увімкнений режим ведення обліку від імені декількох фірм, то в цьому довіднику буде зберігатися список таких фірм і всі необхідні для обліку дані.

«Номенклатура». Даний довідник призначений для збереження списку ТМЦ (товарів, продукції, матеріалів і ін.), послуг, що виконуються і одержуються. Він використовується як для заповнення документів, так і для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках 20, 22, 26, 28 і ін.

Для зручності пошуку інформації довідник реалізований трьохрівневим, тобто ТМЦ у ньому можна поєднувати в довільні групи і підгрупи. У нижній частині вікна довідника виводяться ціни з і без ПДВ для обраного елемента.

З допомогою кнопки «Открыть партии»можна переглянути список усіх партій ТМЦ, на яких в даний момент установлений курсор.

«Контрагенты». Довідник «Контрагенты» містить інформацію про всіх контрагентів підприємства – постачальників, покупців, тобто про всіх юридичних і фізичних осіб, з якими організація вступає в різного роду відносини. Довідник використовується як при виписці первинних документів, так і для ведення аналітичного обліку на рахунках 36, 37, 63 і ін.

Довідник має трьохрівневу структуру.

«Необоротные активы». Довідник призначений для збереження списку об’єктів основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів, інших необоротних активів і використовується як при редагуванні документів, так і для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках.

Довідник має трьохрівневу структуру. Рекомендується створити групу об’єктів основних засобіві інших необоротних матеріальних активів, групу об’єктів нематеріальних активів і групу об’єктів інших активів.

«Состав продукции». Довідник підлеглий довіднику «Номенклатура». Для кожного ТМЦ із установленим видом«Продукция»довідник «Состав продукции» містить список матеріалів і інших витрат, що звичайно йдуть на виробництво зазначеного ТМЦ. Крім стандартного меню, довідник може бути відкритий за допомогою кнопки«Состав продукции»при редагуванні ТМЦ виду«Продукция».

«Партии». Довідник підлеглий довіднику «Номенклатура». У ньому зберігається список партій ТМЦ. У випадку використання методу обліку«По партиям»записи в довіднику створюються автоматично – при проведенні прибуткових документів таких, як«Приходная накладная»чи«Калькуляция». У випадку виду обліку ТМЦ за середньозваженою ціною в довіднику існує тільки одна партія«Партия по умолчанию», по якій і ведеться весь облік.

«Единицы измерения». Для збереження одиниць виміру ТМЦ у типовій конфігурації використовується довідник«Единицы измерения», підлеглий довіднику «Номенклатура». Для редагування довідника спочатку варто відкрити довідник «Номенклатура», і вибрати ТМЦ, одиниці виміру якого потрібно редагувати, а потім відкрити довідник «Единицы измерения».

«Валюты». Довідник призначений для збереження списку валют і їхніх курсів, а також використовується при формуванні бухгалтерських проводок по рахунках, для яких встановлена ознака ведення валютного обліку.

«Денежные счета». Довідник підлеглий довіднику «Контрагенты» і призначений для збереження списку рахунків контрагента для здійснення їм розрахунків у безготівковому порядку.

«Места хранения». Для ведення списку місць збереження матеріально-виробничих запасів (основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів) організації в Типовій конфігурації передбачений довідник «Места хранения».

Даний довідник використовується як при виписці первинних документів, так і для ведення аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 12, 20, 26, 28 і ін.

Кожен елемент довідника характеризується типом місця збереження - є це склад, чи матеріально-відповідальна особа, за яким значиться конкретний об’єкт обліку, а також власне найменуванням місця збереження.

«Счета нашей фирмы». Довідник «Счета нашей фирмы» призначений для збереження списку всіх місць, де можуть зберігатися готівкові і безготівкові кошти, тобто містить інформацію про всі розрахункові рахунки організації, валютні рахунки і каси (тобто наявні рахунки).

Довідник використовується як для редагування документів, так і для ведення аналітичного обліку по таких рахунках бухгалтерського обліку: 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках», «ВЛ»«Балансова вартість валюти (податковий облік)».

Довідник реалізований як дворівневий. У довіднику рекомендується створити три групи: для розрахункових рахунків у гривнях, для розрахункових рахунків у валюті і для наявних рахунків (кас).

«Сотрудники». Довідник призначений для збереження інформації про співробітників, що працюють в організації. Він використовується як при виписці первинних документів, так і для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках: 37.2 «Розрахунки з підзвітними особами», 37.7.3 «Розрахунки з робітниками та службовцями по інших операціях» і 66 «Розрахунки по оплаті праці».

«Валовые доходы/расходы». Довідник використовується для ведення аналітичного обліку по забалансових рахунках «ВР» «Валові витрати» і «ВД» «Валові доходи».

Довідник має 3 рівні підлеглості. На верхньому рівні знаходяться групи«Валовые расходы»,«Валовые доходы»і елемент«НеДоход НеИздержка». Довідник організований відповідно до структури Декларації про прибуток. У дужках після найменування елемента зазначений розділ (стаття) декларації. Якщо в кожній проводці по рахунках ВР, ВД у кожнім документі Ви правильно вказуєте статтю з цього довідника, то декларація про прибуток сформується автоматично.

«Виды затрат». Довідник містить список видів витрат.Використовується як при редагуванні документів, так і для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках: 23, 39, 80, 81, 82, 83, 84,85, 91, 92, 93, 94.1, 94.4, 94.5, 94.6, 94.7, 94.8, 94.9, 95, 96, 97.4, 97.5, 97.6, 97.7, 97.8, 97.9, 98, 99.

Довідник має трьохрівневу структуру. Для кожного елемента довідника варто ввести найменування і вказати бухгалтерський рахунок, на який наприкінці місяця будуть списуватися суми витрат по даній статті, як об’єкта аналітики рахунків класу 8. Ця інформація буде використовуватися при проведенні документа «Финансовые результаты»у режимі«Закрытие элементов затрат». Як такий рахунок може бути обраний один з перелічених нижче рахунків: 23, 91, 92, 93, 94. Якщо підприємство не використовує рахунка класу 9, значення даного реквізиту може бути не заповнено.

«Виды деятельности». Дана програма дозволяє вести облік усіх доходів і витрат організації в розрізі декількох видів діяльності. Усі види діяльності організації перелічуються в довіднику «Виды деятельности».

Для роздільного обліку витрат по видах продукції, що випускається, на рахунку 23 «Производство» у конфігурації ведеться аналітичний облік по субконто «Виды деятельности». Аналогічно організоване ведення аналітичного обліку на рахунках обліку матеріальних витрат організації, витрат і доходів від операційної, інвестиційної, фінансової діяльності і фінансових результатів.

«Налоги и отчисления». Довідник містить список податків, відрахувань, зборів у різні державні цільові фонди, а також додаткову інформацію про кожен вид відрахувань і податків: ставку, межу, організацію-одержувача, її розрахунковий рахунок, типовий зміст платежу, рахунок обліку розрахунків і ін. Довідник використовується для автоматичного розрахунку сум податків і відрахувань, при редагуванні документів, а також для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках 17, 54, 64, 65.

Кожен елемент довідника характеризується унікальним текстовим кодом і набором реквізитів.