6 Основи роботи з програмою «Парус-Предприятие»

6.1 Загальна характеристика програми.

6.2 План рахунків. Аналітичний облік.

6.3 Господарські операції. Звітність.

6.1 Загальна характеристика програми

Програма «Парус-Предприятие 7.11»є комплексною програмою автоматизації бухгалтерського обліку підприємств малого і середнього бізнесу. Після встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідно до умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити План рахунків, номенклатуру запасів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в обліку тощо.

Програма складається з функціонально відокремлених модулів: «Администратор», «Бухгалтерия», «Реализация и склад»,кожен з яких містить один або декілька додатків, тобто програм, що працюють в ОС МSWindows.

Модуль «Администратор»призначений для використання головним бухгалтером або програмістом. Даний модуль дозволяє виконувати ряд функцій:

– управління базами даних (створення баз даних, їх оновлення та перетворення, створення резервних копій, відновлення цілісності, встановлення загальнопрограмних параметрів тощо);

– контроль за діями користувачів (реєстрація користувачів програми, розподіл прав доступу користувачів до розділів інформації та функцій програми);

– виход з нештатних ситуацій, пов’язаних як зі збоями в роботі обладнання, так і з помилками персоналу.

Модуль «Реализация и склад»є самостійним програмним компонентом. Цей модуль може використовуватись і без програми бухгалтерського обліку, однак повною мірою його переваги реалізуються при роботі разом із бухгалтерським модулем на одній базі даних. Саме в цьому випадку вся необхідна інформація з модуля«Реализация й склад»одразу надходить в бухгалтерський модуль, обробляється там і повертається у вигляді готових документів. Характерна особливість модуля полягає у використанні механізму особових рахунків контрагентів, що передбачає відкриття для кожного контрагента (покупця, постачальника) особового рахунку (одного або декількох), на якому ведеться облік фінансових (вхідні і вихідні платіжні доручення, касові ордери) і товарних (відпуск, повернення, поставка товарів та послуг) взаєморозрахунків із контрагентами. Це дає можливість індивідуального підходу до кожного клієнта, миттєвого отримання інформації про взаєморозрахунки з ним, проведення взаємозаліків, зручної обробки оплати одним платіжним дорученням по декількох операціях.

Модуль «Бухгалтерия»призначений для ведення обліку господарських операцій, роботи з первинними документами та для складання бухгалтерської звітності. Водночас в програмі «Парус-Предприятие7.11» даний модуль є об’єднуючою ланкою для всіх інших функціональних модулів, що дозволяє програмі працювати злагоджено та органічно. Він дозволяє вести бухгалтерський облік, використовуючи кілька планів рахунків паралельно, вести кількісний та валютний облік, а також використовувати різні розрізи аналітики при веденні аналітичного обліку.

Кожний модуль може працювати як самостійний додаток, але в повній мірі переваги модулів реалізуються при використанні їх у якості програмного комплексу із загальною базою даних.

Робоче місце в програмі– конкретний модуль програми, встановлений на конкретному комп’ютері.

В робочому вікні програми верхній рядок відведений під заголовок програми із зазначенням модуля програми та місця знаходження інформаційної бази підприємства.

Головне меню програми (другий рядок екрану) містить перелік пунктів меню. Кожний пункт головного меню є назвою групи режимів або функцій програми. В наступному рядку зазначаються піктограми відповідних пунктів меню, призначених для швидкого виконання певних дій в програмі, – панель інструментів. В нижньому рядку програми (рядку стану) зазначається час виконання операцій та документ, з яким працює користувач.

При роботі з обліковими регістрами або словниками на екрані з’являється вікно, що містить три складові: 1) дерево каталогів; 2) «материнську» таблицю; 3) «дочірню» таблицю.

Головне вікно розділу може містити всі або лише частину із зображених на рисунку елементів. Як мінімум, воно містить таблицю зі списком записів. В головних вікнах деяких розділів є друга («дочірня») таблиця, де виводиться список записів, пов’язаних із поточним рядком першої («материнської») таблиці. Можуть бути і розділи з кількома «дочірніми» таблицями (вони розміщуються на закладках, нижче «Материнської» таблиці). Записи в головній (або єдиній) таблиці можуть бути об’єднані в каталоги, які, в свою чергу, також можуть бути об’єднані в інші каталоги. У цьому випадку головне вікно розділу містить дерево каталогів. Дерево каталогів є не у всіх розділах. Користувач має право змінювати зовнішній вигляд головного вікна розділу, співвідношення розмірів його окремих елементів, розмір і порядок розміщення стовпчиків в таблицях. В програмі використовуються два типи вікон: «список» та «форма редагування».

Вікна типу «список»використовуються в тих випадках, коли, працюючи з одним розділом програми, необхідно отримати або відобразити дані з іншого розділу. Вікна цього типу завжди мають одну або декілька таблиць і в деяких випадках – дерево каталогів.

Вікна типу «форма редагування»використовуються для відображення, введення і зміни значень різних параметрів, зокрема:

– для додання, копіювання та виправлення запису таблиці головного вікна, розділу або типу вікна «список»;

– для завдання умов відбору;

– при встановленні параметрів виконання різних функцій, операцій тощо.

В загальному випадку форми можуть включати в себе таблиці, поля, кнопки, коментарі та елементи оформлення.

Якщо декілька комп’ютерів працюють з однією базою даних, то будь-яка зміна інформації в ній буде відображена одразу на всіх комп’ютерах. В той же час, в програмі є ряд характеристик, що стосуються лише того додатку і лише того комп’ютера, на якому йде робота. Це, передусім, різноманітні налагодження відображення даних. Вони стосуються лише інтерфейсу програми; їх можна назвати налагодженнями робочого місця.

Вся інформація зберігається в різних об’єктах, зареєстрованих в програмі. Об’єктом можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари тощо. Для того, щоб почати працювати з тією чи іншою таблицею бази даних програми, достатньо ввійти до розділу програми, призначеної для виконання відповідних функціональних задач.

Розділи програми можна поділити на три види:

– облікові регістри;

– функціональні розділи;

– словники.

В облікових регістрахзберігається та обробляється інформація про об’єкти, в якості яких можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари тощо.

Функціональні розділизабезпечують виконання операцій з обробки інформації одночасно з кількох облікових регістрів. Це, наприклад, отримання різноманітних звітів, перенесення залишків по рахунках тощо.

Словник– особливий вид розділів,будь-яке сховище інформації, що не є обліковим регістром, в якому зберігаються дані не за конкретними документами, господарськими операціями, товарами, залишками або оборотами, а деякі допоміжні відомості.

В першу чергу при роботі з програмою необхідно налагодити всі словники («План счетов», «Шаблоны документов», «Контрагенты», «Наименование и курсы валют», «Номенклатор», «Образцы», «Константы»).