Розділ III ведення судової документації

3.1. Оформлення документів

Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів і розпоряджень голови суду, що складають його документообіг. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу про адміністративні правопорушення України, інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також Інструкції з діловодства загального місцевого суду.

Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп’ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

Документ має юридичну силу за наявності обов’язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її місцезнаходження, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки, реєстраційного номера. У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України. Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

Найменування суду вказується в документі відповідно до Указів Президента України від 20.08.2001 № 641 “Про Мережу та кількісний склад суддів місцевих судів” (із змінами). Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), що документується. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим особам, а також громадянам.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи – у давальному. Наприклад:

Державна судова адміністрація України

Управління планово-фінансової діяльності головному спеціалістові

Василенку В.В.

вул. Чорнобильська, 34/67,

м. Київ, 01021.

У разі адресування документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

Голові Державної податкової

адміністрації України

У листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким ці справи зареєстровано в міськрайонному суді; у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер повинен відповідати номеру, за яким документи зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

“на № _______ від ____________”,

що є обов’язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов’язковим.

Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні. Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

Додаток: на 7 арк. у 3 прим.

Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

Додаток: 1. Копія вироку на 4 арк.

2. Копія заяви на 2 арк.

3. Лист на 1 арк.

На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад: