4.8.4. Библиотека графических объектов

В Word 2000 появились более развитые средства поиска и управления графическими файлами. Набор картинок ClipArt в Office 2000 предлагает такие усовершенствования как: функции поиска, поддержку операций drag-and-drop (перетащи и оставь) и множество новых рисунков. Это приложение представляет собой библиотеку готовых графических образов, которые обычно используются для оформления текста или создания логотипов.

Вставить готовый рисунок в документ можно командой Вставка►Рисунок►Картинки. В открывшемся окне на вкладке Рисунок, выбрать необходимый рисунок, активизировав его и щелкнув по нему левой кнопкой мыши. В появившемся графическом меню  нажать кнопку [Вставить клип] (рис. 4.12).

4.8.5. Создание рисунков средствамиWord

Процесс создания рисунков реализуется активизацией панели инструментов Рисование. После этого на экране появляется пиктографического меню, которое содержит группы пиктограмм, выполняющие разнообразные функции:

        рисуют простейшие графические элементы: линии, прямоугольники, эллипсы, дуги (сектора) и фигуры произвольной формы;

        создают блоки, внутри которых можно записывать текст;

        устанавливают цвета заполнения и линий, устанавливая стили линий;

        помещают графический объект или текст на передний/задний план относительно других графических объектов;

        выделяют и выполняют группировку/разгруппировку выделенных объектов;

        производят вертикальное и горизонтальное отражение объектов, вращение;

        привязывают объекты к сетке, выравнивает графические объекты и др.

Создать рисунок в документе Word можно с помощью панели Рисование, открываемую командой Вид►Панели инструментов►Рисование или кнопкой Рисование .

Используя инструменты панели Рисование, можно создавать рисунки, схемы, блок-схемы алгоритмов, выноски и т. п.

Для объединения элементов в группу используется кнопка [Группировать], обратные операции выполняет кнопка [Разгруппировать] и [Перегруппировать].

4. 9. Дополнительные средства автоматизации

4.9.1. Создание сносок

В документ можно поместить обычные и концевые сноски. Текст обычной сноски помещается в конце текущей страницы, а текст концевой сноски – в конце документа или раздела.

Создание сноски осуществляется командой Вставка►Сноска.

Чтобы просмотреть и отредактировать текст сноски, следует выполнить команду Вид ►Сноска, или выполнить двойной щелчок мышью на ее знаке.

Чтобы переместить или скопировать сноску, нужно переместить или скопировать ее знак любым из приемов редактирования. При копировании знака сноски также копируется и ее текст. При необходимости автоматически перенумеровать знаки сносок следует включить режим Авто.

Чтобы удалить сноску, достаточно выделить ее знак и нажать клавишу [Delete].

Тема 5. Табличный процессор microsoft excel

Вопрос 1. Функциональные возможности табличных процессоров

Множество задач, стоящих перед фирмами и компаниями, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, всевозможных финансовых отчетов и статистических таблиц. При этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Такие работы относятся к разряду рутинных и для их выполнения целесообразно использовать ПК.

Именно для проведения расчетов данных, представленных в табличной форме, были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название табличный процессор.

Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:

        числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;

        числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;

        предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

Первая такая программа, реализующая концепцию электронных таблиц, VisiCalk была разработана Д. Бриклиным и Б. Фрестоном в 1979 г. По этой концепции основной формат электронной таблицы – это экран дисплея с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные соответственно буквами латинского алфавита и цифрами.

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое ячеек электронной таблицы). Пользователь может переносить и копировать содержимое ячеек из одного места таблицы в другое, использовать всевозможные шрифты (различного типа, начертания и размера), печатать на принтере необходимое количество экземпляров подготовленного табличного документа. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и, при необходимости, к их редактированию.

Табличные процессоры относятся к диалоговым системам, построенным по принципу меню: из списка возможных действий пользователь выбирает то, что ему необходимо. Табличные процессоры обеспечивают:

        ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

        автоматическое обновление результатов вычислений при изменении исходных данных;

        дружественный интерфейс;

        наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране.

В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:

1) для формул при вычислениях:

      математические, тригонометрические, включая функции суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;

      логические функции типа IF (если);

      статистические функции средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток;

2) текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;

3) финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;

4) функции даты и времени;

5) функции сгруппированных данных, например, сортировка данных по различным критериям.

На основе табличных данных средствами табличного процессора можно проводить графический анализ данных с использованием разнообразных графиков и диаграмм.

Возможности табличных процессоров определяются, с одной стороны, характеристиками собственно пакета прикладных программ, а с другой – техническими характеристиками ПК: объемом таблицы (допустимым количеством строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом дисковой памяти.

Первые версии электронных таблиц работали с операционной системой MS DOC. Это–SuperCalc,Lotus1-2-3,QutroPro.

Затем были созданы интегрированные пакеты Framework, Мастер и др. Эти пакеты совмещали в себе табличные процессоры, базы данных и текстовые редакторы.

Впоследствии появляются прикладные пакеты, работающие под Windows, такие как Excel, Works, Lotus 1-2-3 (5) и др. На сегодняшний день по статистике лидером среди программного обеспечения данного типа является табличный процессор Excel фирмы Microsoft (его используют более 80% пользователей во всем мире). Excel способен обрабатывать таблицы размером 65536 строк на 256 столбцов.