Свойства запроса

Есть и другие способы, позволяющие указать, какие записи или группы надо выводить в запросе. Вы, должно быть, заметили на панели инструментов Запросы поле со значением Все (All). Это поле Набор значений (Top Values). По умолчанию Access выводит все записи, удовлетворяющие поставленным условиям. При сортировке выборки вас, тем не менее, могут интересовать не все записи, а, например, пять наиболее крупных заказов или десять наименее успевающих студентов.

Чтобы ограничить количество выводимых записей, введите нужное число в поле Набор значений или раскройте список и выберите из него одно из следующих значений:

Контролировать вывод данных можно и через свойства запроса. Чтобы увидеть свойства запроса, щелкните мышью на свободном месте в серой области окна запроса, где располагаются окна со списками полей, затем щелкните на кнопке Свойства (или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из появившегося меню команду Свойства). Вы увидите следующее окно диалога:

Рис. 5.12. Свойства запроса

Введите значение в поле Набор значений или выберите его из раскрывающегося списка.

Двумя другими весьма полезными свойствами являются Уникальные значения (Unique Values) и Уникальные записи (Unique Records). Хотя в таблице и не должно быть повторяющихся записей, сочетания используемых в запросе полей могут привести к появлению в выборке повторяющихся строк. Если значение свойства Уникальные значения – Нет (NO), Access будет выводить все записи, даже если значения полей в некоторых из них совпадают. Если выставлено Да (Yes), то повторяющихся строк в выборке не будет.

Свойство Уникальные записи похоже, но оно учитывает все поля, включая и те, которые не используются в запросе. Если в нем установлено значение Да, то дублирующиеся записи в запросе не появятся.

Мы завершили изучение свойств запросов, поэтому вы можете закрыть окно Свойства запросов (Query Properties). Если вы создали рассматривавшийся здесь запрос, то сохраните его с именем Список заказов и закройте окно запроса.

Создание перекрестных запросов

Если почти все мастера запросов достаточно последовательны и интуитивно понятны, то мастер Перекрестный запрос (Grosstab Query Wizard, Grosstab – сокращение от gross tabulation – перекрестный) требует хотя бы краткого обсуждения. Запросы этого рода предназначены для анализа информации, основанного на двух и более полях из одной или более таблиц. Например, вам хочется узнать, что предпочитают заказывать клиенты. Вас интересует, какие товары, и в каком количестве они заказывают. Значит, данные будут просматриваться и по клиентам и по товарам.

Рис. 5.13. Перекрестный запрос

К сожалению, мастер перекрестных запросов использует поля только из одной таблицы или запроса; связанные таблицы ему недоступны. Чтобы обойти это ограничение, придется сначала создать обычный запрос по нескольким таблицам. Итак, давайте создадим в конструкторе запрос с полем Код клиента из таблицы Клиенты, Количество1 из таблицы Сведения заказов и Изделие из таблицы Склад. Окно запроса будет включать также и таблицу Заказы, так как она связывает остальные таблицы. Этот простой запрос предоставит нам список товаров и их количество во всех заказах.

После того как вы создадите и сохраните этот запрос – назовите его как-нибудь так: Для перекрестного запроса, начните создание еще одного, выбрав мастер Перекрестный запрос. В первом окне мастер просит указать запрос или таблицу, по которой вы хотите построить перекрестный запрос. Если в списке перечислены таблицы, то выберите в группе Показать позицию Запросы (Queries), чтобы увидеть список запросов базы данных, и щелкните на запросе, созданном вами на первом шаге, а затем щелкните на кнопке Далее.

Во втором окне укажите поле, которое будет использоваться для заголовков строк. Если вы проводите анализ заказов клиентов, дважды щелкните на поле Код клиента и щелкните на кнопке Далее. В следующем окне мастер запрашивает поле для заголовков столбцов. В нашем примере в качестве второго измерения при анализе используется поле Изделие.

В следующем окне мастеру надо указать поле, по которому производятся вычисления, и характер вычислений. По умолчанию установлено вычисление среднего значения. Наш пример требует суммарного значения, поэтому в списке функций мы выберем Sum (сумма) и убедимся, что установлен флажок Да (Yes, include summary rows), расположенный под текстом Вычислить итоговое значение для каждой строки.

Последнее окно мастера – старое знакомое стандартное окно. В нем от вас требуется придумать запросу имя (назовем его Товары)и сообщить, желаете ли вы продолжить разработку запроса или просмотреть его результаты.

На рис. 5.14 приведен перекрестный запрос в режиме конструктора. Как вы видите, отличие перекрестного запроса от того, что мы делали чуть раньше, заключается в дополнительной строке Перекрестная таблица (Grosstab).

Раскройте в ней список и выберите способ использования данного поля в запросе. На выбор предлагаются следующие значения: Заголовки строк (Row heading), Заголовки столбцов (Columm heading), Значение (Value) и (не отображается) (Not shown). Нам необходимы, по крайней мере, одно поле заголовков строк, одно – заголовков столбцов и одно – значений. Выбор значения (не отображается) используется для тех полей, которые не включаются в выборку, но по которым производится сортировка или задаются условия отбора. Поля заголовков строк и столбцов должны участвовать в группировке, а для поля значения должен использоваться математический оператор.

Рис. 5.14. Перекрестный запрос – особый тип запроса с группировкой данных