Взаємозв’язок між синтетичними та аналітичними рахунками

Аналітичний облік має важливе контрольне значення. Його показники використовують, наприклад, для складання калькуляцій на виготовлення продукції. Точність показників аналітичного обліку періодично звіряють через проведення інвентаризації. Це підвищує вірогідність облікових записів.

Крім синтетичних і аналітичних рахунків, у бухгалтерському обліку використовують субрахунки, які застосовують для додаткового групування усередині синтетичного рахунку. Вони є синтетичними рахунками другого порядку. Наприклад, синтетичний рахунок 30 “Каса” має такі субрахунки: 301 “Каса в національній валюті”, 302 “Каса в іноземній валюті”.

Синтетичні рахунки називаються рахунками першого порядку, а субрахунки – рахунками другого порядку. Субрахунки показують, в якій послідовності необхідно відкривати (групувати) рахунки аналітичного обліку (третього порядку) і виступають проміжною ланкою між аналітичними і синтетичними рахунками. Таким чином, узагальнені характеристики об’єктів бухгалтерського обліку (активів, зобов’язань, капіталу) відображаються на синтетичних рахунках, а деталізована інформація – на аналітичних.

Законодавством встановлено, що підприємство самостійно приймає рішення щодо ведення аналітичного обліку та відкриття рахунків третього і нижчих порядків. Для порівняння оборотів і залишків по всіх рахунках синтетичного обліку застосовується особливий прийом узагальнення й перевірки записів по рахунках – складання оборотної відомості.

Оборотна відомість складається для перевірки залишків та оборотів по рахунках за звітний період. Оборотна відомість включає назви рахунків, початкові залишки, обороти по дебету та кредиту за звітний місяць і кінцеві залишки по всіх рахунках.

Підраховуючи всі стовпчики, одержують три пари рівних між собою підсумків:

• початкових залишків по дебету і кредиту;

• оборотів по дебету і кредиту;

• кінцевих залишків по дебету і кредиту.

Якщо подвійний запис за звітний період здійснювався правильно, то загальна сума дебетових записів буде дорівнювати загальній сумі кредитових записів. Дані оборотної відомості за синтетичними рахунками використовують для заповнення головної книги та форм фінансової звітності.

За даними аналітичних рахунків також складають оборотні відомості. Форми їх різні і залежать від того, як ведеться облік на аналітичних рахунках (у грошовому чи натуральному вимірниках) і які це рахунки (активні чи пасивні).

В оборотних відомостях за аналітичними рахунками відображають дані про залишки й обороти за звітний період по всіх рахунках аналітичного обліку, що належать до відповідного синтетичного рахунку.

Зокрема, оборотні відомості аналітичного обліку виробничих запасів містять графи для запису кількості і вартості цінностей (див. табл.). В оборотних відомостях аналітичного обліку коштів розрахунків (з підзвітними особами, з різними дебіторами і кредиторами, з оплати праці тощо) міститься інформація тільки у грошових вимірниках.

Оборотна відомість по рахунках аналітичного обліку до синтетичного субрахунку 201 “Сировина й матеріали”

Дата опера-ції	Доку-мент	Ціна, грн.	Прибуло		Вибуло		Залишок
			Кіл-сть	Сума, грн.	Кіл-сть	Сума, грн.	Кіл-сть	Сума, грн.
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В умовах ведення обліку без застосування комп’ютерних технологій виправдане складання двох форм оборотного балансу – оборотної відомості по рахунках та шахового балансу, який називається також шаховою відомістю.

Шахова відомість застосовується для перевірки правильності кореспонденції рахунків. Таку назву цей носій інформації дістав через те, що за зовнішнім виглядом він нагадує шахову дошку, по горизонталі, якої відображаються рахунки, які дебетуються, а по вертикалі – рахунки, які кредитуються. На перетині двох рахунків відображається сума господарської операції. Якщо на рахунку записано декілька сум з однаковою кореспонденцією, то у відповідну клітинку шахової відомості заноситься підсумок всіх таких сум. Інакше кажучи, в кожну клітинку шахової відомості записується тільки одна сума, що є підсумком проведень з однаковою кореспонденцією рахунків.