Организационный аудит

Технология проведения организационного аудита

Процесс управления любым видом деятельности состоит из четырех этапов: выработки цели (Ц), оценка ситуации (С), определение проблемы (П), принятие решения (Р). В зависимости от сложности и трудоемкости этапы могут представляться в виде иерархии процессов.

Процесс аудита отражает количественные и качественные изменения как явления во времени. С точки зрения системного подхода процесс аудита составляет часть общего процесса управления организацией.

Ц		НС		УФ		ВО		ОО	УД	АЗ
									НЕУД
								АЗ

Рис. 7. Схема этапов процесса аудита.

Ц – цель аудита;

НС – формирование набора рабочих стандартов;

УФ – выбор и заполнение учетных форм;

ВО – выявление отклонений;

ОО – оценка отклонений;

АЗ – аудиторское заключение;

1, 2, 3, 4 варианты решений:

1 – решение направлено на корректировку учетных форм;

2 – решение направлено на формирование нового или совершенствование старого набора стандартов;

3 – решение направлено на изменение цели аудита;

4 – процесс закончен аудиторским заключением.

Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие. Каждая процедура состоит из следующего набора операций: определение, формулировка, расчет вариантов и средств реализации, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка. Варианты решений имеют следующие приоритеты:

1. В случае неудовлетворительных оценок результатов аудита принимать решение по варианту № 1.

2. Если состав и содержание учетных форм соответствуют элементам контроля – принимать решения по варианту № 2.

3. Если состав и содержание набора правил, норм и стандартов соответствует требуемому состоянию элементов системы управления – принимать решение по варианту № 3. Этот вариант требует отказа от проведения аудита в дальнейшем и ликвидации данного элемента системы управления или системы в целом. Например, ликвидация компании и создание новой или подбор нового управленческого персонала или технологии управления.

Содержание этапа « цели аудита». Аудит призван определить, решена ли основная задача системы управления – сформирована ли профессиональная управленческая деятельность.

Аудитор должен собрать достаточно свидетельств о деятельности организации для проведения аналитической работы с рабочими стандартами о системе управления. Общая цель аудита элементов систем управления слагается из ряда составляющих ее частных целей, отражающих глубину и широту проведения аудита. Широта проведения аудита отражается в договоре на его проведение.

Содержание этапа «формирование набора рабочих стандартов». Международные стандарты учета для аудита элементов систем управления пока не разработаны.

Содержание этапа «выбор набора форм и их заполнение». Существует набор форм учета и отчетности о состоянии ключевых элементов системы управления. Информация в таких формах является предметом аудита. Разработка и совершенствование форм – составляющая данного этапа.

Содержание этапа «выявление отклонений». Сравнение данных, представленных в рабочих стандартах, с реально полученными аудиторами или синтезированные на основе косвенных данных, формируют отклонения. Сравниваемые значения проверяемых параметров с рабочими стандартами заносят в таблицу, которая составляет неотъемлемую часть аудиторского заключения.

Содержание этапа «оценка результатов аудита». Величина отклонений в таблице является основанием для оценки результатов аудита. Оценка отражает уровень функционирования системы управления: стабильно профессиональный, преимущественно профессиональный, непрофессиональный.

Содержание этапа «принятие решения о дальнейших действиях» дано на рис. 7.

Содержание этапа «аудиторское заключение». Структура аудиторского заключения независимо от полученных результатов должна включать восемь основных частей: 1) полное наименование аудиторской фирмы, 2) наименование заключения, 3) адресат, 4) вводная часть, 5) сфера аудита, 6) мнение аудитора, 7) краткое наименование аудиторской фирмы, реквизиты, подписи и печать, 8) дата аудиторского заключения.

Независимый контроль управленческой деятельности существенно повышает ее эффективность.

Процессорная сторона организационного аудита базируется на пяти принципах:

1. Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.

2. При формировании стандартов и норм необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

3. Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

4. Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

5. Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т. д.).

Знания по теории организации – это хороший капитал, а затраты на изучение теории организации – хорошее вложение капитала. Возможны два пути для человека стать хорошим руководителем организации:

• сначала практическая работа менеджером в небольшой фирме, а затем изучение комплекса управленческих наук, в том числе и теории организации;

• изучение комплекса управленческих наук, проведение аудиторных тренингов с последующим накоплением опыта.

В любом случае только теория и только практика не дает возможности руководителю чувствовать себя комфортно в организации. Изучение теории организации – увлекательное занятие, т.к. каждый из нас всегда может использовать во благо себе даже часть изученного материала и получить быстрый положительный эффект: использовать материалы по закону синергии. Объектов для применения теории организации много – семья, коллектив друзей, производственный коллектив, работа в чрезвычайных ситуациях и др.