Тема 13 Документационное и информационно аналитическое обеспечение

13.1 Общие понятия о документационном и информационно - аналитическом обеспечение

13.1.1 Значения правильного понимания терминов

13.1.2. Общая характеристика терминосистемы документоведения

13.1.3 Организация работы с документами

13.1.4. Нормирование терминосистемы документационного обеспечения управления

13.2Общие правила оформления документов

13.2.1 Общий вид и состав реквизитов документа

13.2.2 Классификация документов и общие требования к их оформлению

Тема 13 Документационное и информационно аналитическое обеспечение

13.1 Общие понятия о документационном и информационно - аналитическом обеспечение

13.1.1 Значения правильного понимания терминов

13.1.2. Общая характеристика терминосистемы документоведения

13.1.3 Организация работы с документами

13.1.4. Нормирование терминосистемы документационного обеспечения управления

13.2Общие правила оформления документов

13.2.1 Общий вид и состав реквизитов документа

13.2.2 Классификация документов и общие требования к их оформлению

13.2.3 Порядок утверждения, согласования и заверения документов

13.3 Документооборот: организация и ведение

Порядок утверждения, согласования и заверения документов

Документооборот: организация и ведение

13.4 Совершенствование состава и форм документов организации

Основу любой научной дисциплины составляют понятия - пред­ставления об общем, наиболее существенном, особенном в изучае­мых явлениях и предметах. Формирование понятий - результат по­знания, исследования предметной области, изучения закономернос­тей и тенденций ее развития. Всякое понятие представляет собой абстракцию — мысленное отвлечение от ряда свойств изучаемых предметов и явлений, выступающих как маловажные, и вычленение наиболее значимых, существенных их сторон, раскрывающих сущ­ность предметов и явлений. Понятия не статичны, они постоянно изменяются. По мере углубления представлений о предметной обла­сти понятия совершенствуются, старые понятия уточняются, возни­кают новые, часть понятий перестает адекватно отражать содержа­ние реалий и переходит в разряд малоупотребительных. Таким обра­зом, с развитием науки происходит приближение понятий к дейст­вительности.

Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают по­нятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова. Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним.

Научные понятия обозначаются специальными словами — тер­минами. Термины составляют основу научного языка. Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано опреде­ленное научное или специальное понятие. Термин не называет по­нятие, как обычное слово, а понятие приписывается термину, прида­ется ему.

Термины обладают рядом особенностей, к числу которых отно­сятся:

-системность термина — термин всегда связан с другими тер­минами данной предметной области;

-большинство терминов имеет дефиницию - определение;

-моносемичность — однозначность термина в пределах одной предметной области, одной -научной дисциплины или сферы про­фессиональной деятельности;

-отсутствие экспрессии;

-стилистическая нейтральность.

В отличие от общелитературного, язык профессионального об­щения требует однозначности толкования основных ключевых по­нятий, выраженных в терминах. Для такой области деятельности, как документационное обеспечение управления, это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Термины конкретной области знания или деятельности состав­ляют отдельную терминосистему (или терминологию).

Терминология документоведения включает термины документа-ционного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, система­тизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

13.1.2. Общая характеристика терминосистемы документоведения

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой доку­ментов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник, поданным словарей русского языка, во второй по­ловине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фикси­руют его употребление, следовательно, в речевой практике он по­явился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь решить органу управления. Возникновении термин «дело­производство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документироиание и организацию работы с официальными документами. Наряду С термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-Вгсхнической основы делопроизводства и методологических подхо-к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу работы с документами средств вычисли­тельной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь-ювания информации в управлении. Таким образом, термин «доку­ментационное обеспечение управления» как бы подчеркивает инфор­мационно-технологическую составляющую в современной органи­зации делопроизводства.

Результатом документирования является документ - зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, , звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобра-; з'ованном виде. Носитель - это всегда результат технических дости­жений эпохи. В древности в качестве материального носителя для Создания документов использовали различные материалы. Например, Месопотамии из глины делали таблички, наносили острой палоч­кой знаки письма и затем обжигали, что позволяло зафиксировать описанное и сохранять в течение длительного времени; в Египте материалом для письма служил папирус - бумага, приготовленная многолетнего травянистого растения с тем же названием; в стра­да Малой Азии, а затем в Европе, в том числе и на Руси, для изго­товления документов использовался пергамент - особым образом выделанная кожа животных; в Древнем Новгороде, как известно, применялась береста.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распрост->аненным носителем документной информации является бумага.

Наряду с бумагой сейчас широко используются и новые носители — магнитные — лента, диски, позволяющие использовать для докумен­тирования технические, в том числе автоматизированные, средства.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «докумен­тирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи инфор­мации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридиче­скую силу. Документирование всегда осуществляется по определен­ным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Создание документов или документирование может осуществ­ляться на естественном языке или на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей информации. При документирова­нии на естественном языке создаются текстовые документы — доку­менты, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый доку­мент, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются до­кументы на машинных носителях — документы, созданные с исполь­зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной

Важное значение при документировании имеют средства доку­ментирования — орудия, используемые человеком для создания до­кументов. Это могут быть:

простые орудия (ручки, карандаши и др.);

механические и электромеханические (пишущие машины, маг­нитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

средства автоматизации — компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирова­ние) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация кото­рых зафиксирована любым типом письма), изобразительные доку­менты (документы, содержащие информацию, выраженную посред­ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта полу­чено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы; при использовании звуко­записывающей техники — фоно- (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники — письменные документы на бу-лажном или электронном носителе, а также документы на машин-шх носителях.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа доку-лентов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу созда­ваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа. Юридическая сила документа обеспечивается установленным ия каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование ав­тора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф ут­верждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документа­ции зафиксированы в государственном стандарте Государственным стандартом установлен не только со­став реквизитов, но и зоны и последовательность их эазмещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

1. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположе­ния на документе. Наличие формуляра, установленного государст­венным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной инфор­мации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих перерабо­танную, вторичную информацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и

13.1.3 Организация работы с документами

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документаов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю организации;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывется по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации должны передаваться исплнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Состав и оформление документации системы управления персоналом

Состав документации, используемой в управлении персоналом

В системе управления персоналом организации, предприятия используются следующие виды документации:

- организационно-кадровая документация: 1) устав организации; 2) структура и штатная численность персонала; 3) правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале); 4) штатное расписание; 5) положения о подразделениях; 6) должностные инструкции;

- организационно–распорядительская документация: приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.

- информационно-справочная документация: письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т.п.;

- плановая документация: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

- отчетно-статистическая документация: по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождении работников и т.п.;

- документация по личному составу: заявления, анкеты, автобиографии, рекомендации, личные карточки, удостоверения, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;

- документация по социальному обеспечению: по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.д.

В структурных подразделениях организации разрабатывается, используется и хранится ряд документов, связанных с управлением персонала. Это проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), планы и отчеты по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, графики отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников и ряд других.

В настоящее время документы оформляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами вычислительной техники и с использованием персональных компьютеров.

Основная часть перечисленных выше видов документации носит внутренний характер, порядок ее оформления и прохождение регулируется правилами и положениями организации или базируется на государственных стандартах и нормативных документах действующего законодательства.

Контроль за исполнением документов по управлению персоналом осуществляет руководитель системы управления персоналом, его секретарь-референт либо начальник отдела управления персоналом (отдела кадров).

пространстве, ее многократное использование, возможность обра­щаться к информации спустя много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во времени, позволяет разли­чать документы — носители оперативной информации и докумен­ты — носители ретроспективной информации.

В социальном плане любой официальный документ полифунк­ционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа;

социальная: документ является социально значимым объек­том, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

культурная: документ - средство закрепления и передачи куль­турных традиций, что лучше всего прослеживается на больших ком­плексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития обще­ства;

К специфическим функциям документа относятся:

управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие докумен­ты (плановые документы, отчетные, организационно-распорядитель­ные и др.), специально создаваемые для реализации целей управле­ния;

правовая: документ является средством закрепления и изме­нения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначаль­но создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (на­пример, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

/ функция исторического источника: документ выступает в ка­честве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе доку­ментов (примерно 12—14%) и только после того, как документы вы­полнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую сис­тему документации в качестве ее элемента. Под системой докумен-щии понимается совокупность документов, взаимосвязанных по 1ризнакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка со-гавляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности докумен­тов составляют систему документации. До настоящего времени в цокументоведении не существует непротиворечивой научной клас­сификации систем документации, видов и разновидностей докумен­тов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с эазделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включа­ет личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес­кие, научные, технические (конструкторские), технологические, про­изводственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управля­емость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

-организационно-правовая документация;

-плановая документация;

-распорядительная документация;

-информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

-отчетная документация;

-документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

-финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

-документация по материально-техническому обеспечению;

-договорная документация;

-документация по документационному и информационному обес­печению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии — это производственная документация, в лечебном уч­реждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т.д.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают доку­ментирование той или иной управленческой функции или вида дея­тельности. Так, документы, составляющие систему плановой доку­ментации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование дея­тельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимо­связанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях.

Обеспечение документирования — это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая — это организация ра­боты с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использо­вание в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреж­дения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечиваю­щих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распре­деляются по документопотокам; например, регистрируемые и нере­гистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние доку­менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком пони­мается совокупность документов, выполняющих определенное целе­вое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, по­ступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важ­ный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, орга­низации информационно-поисковой системы по документам учреж­дения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистстрацией — записью учетных данных о документе по установленной фор-ле, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получе-аия. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации до­кументов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, фор­мируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в опреде­ленной последовательности с указанием сроков их хранения; под де­лом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (де­лопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопро­изводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др. — обозначают основные, базовые понятия на­учной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические сторо­ны изучаемой предметной области.

13.1.4. Нормирование терминосистемы документационного обеспечения управления

В практике терминоупотребления нередки случаи, когда термин получает новое значение при сохранении старого. Если это отражает более углубленный взгляд на предмет, открывает в нем новые сторо­ны или грани, такая многозначность (полисемия) термина допусти­ма; если же, напротив, она вызвана не развитием представлений о предмете, а связана с незнанием значения употребляемого термина и непониманием сути понятия, такая полисемия воспринимается как крайне нежелательная, так как приводит к размыванию понятия и искажению значения обозначающего его термина. Наряду с много­значностью термина может возникать и синонимия терминов — обо­значение одного и того же понятия несколькими терминами. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно-ориентирующих, — противоречащих сущности обозначаемых ими понятий. Все эти недостатки обычно приводят к тому, что одни и те же термины специалисты понимают по-разному. В результате иска­жается сущность понятий, создаются ложные представления, возни­кают сложности в обмене знаниями, навыками, опытом и — в конеч­ном счете - практические ошибки. Вот почему для любой области знаний и профессиональной деятельности одна из важнейших за­дач — стабильность терминоупотребления.

Эта важная функция нормализации терминологии на практике решается с помощью терминологических словарей и стандартов, ус­танавливающих строго однозначную систему понятий и терминов и способствующих упорядочению терминологии, обеспечению ее ста­бильности.

Нормирование терминосистемы направлено на достижение единства терминоупотребления в каждой конкретной области. При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту.

В сфере документационного обеспечения управления разработан и действует ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Тер­мины и определения». Новая редакция этого стандарта, подготовлен­ная для утверждения Госстандартом России, содержит около 150 тер­минов из области делопроизводства и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми орга­низациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

Представленные в стандарте термины в соответствии со специ­фикой терминосистемы распределены по нескольким разделам, пер­вым из них является раздел «Общие понятия», затем следуют разде­лы «Делопроизводство» и «Архивное дело», внутри которых термины распределены по подразделам, соответствующим отдельным направ­лениям деятельности документационного обеспечения управления и архивного дела.

Общие правила оформления документов

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, назва­ние вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схе­му построения документа. Он устанавливает форматы, размеры по­лей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Документ является основой любого учета, который ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предпри­ятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной орга­низации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприя­тия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

Целью данной книги является оказание помощи работникам, непосредственно занятым делопроизводством, руководителям и специалистам, которые по роду своей деятельности заняты составлением и обработкой документов.

Технологическое сходство делопроизводственных процессов позволяет сформулировать единые требования к документам и организации документооборота на предприятии. В связи с этим рекомендации, изложенные в данной книге, могут быть приме­нены практически на любом предприятии или в организации.

13.2 Основы организации документооборота на предприятии

13.2.1 Характеристика процесса документооборота

В процессе осуществления хозяйственной деятельности пред­приятию приходится иметь дело с множеством различных доку­ментов. Порядок их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив, как правило, регламентируется положениями графика документооборота, ут­вержденного приказом (распоряжением) руководителя предпри­ятия. График документооборота обязательно должен быть увязан с учетной политикой, принятой предприятием.

Основные правила составления графика документооборота, а также общие нормы и правила оформления документов изложе­ны r Положении о документальном обеспечении записей в бух­галтерском учете, утвержденном приказом Министерства финан-гон Украины от 24.05.95 г. № 88 .

График документооборота может быть оформлен в виде схемы млн перечня работ по созданию, проверке и обработке докумен­тов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а так­же всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков вы­полнения работ.

Документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до заверша­ющего исполнения или отправки;

регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизве­денной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

В документационном обеспечении предприятия можно выде­лить три группы документов:

- внутренние;

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих доку-

ментов и включает те же операции, за исключением отправки адресату.

Регистрация может производиться для 'всех групп докумен­тов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение -исходящие. Со стадии формирования дел все группы докумен­тов проходят одни и те же операции, кроме входящих докумен­тов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Процесс движения документов от момента их создания (полу­мения) до момента передачи в архив (уничтожения) можно пред­ставить в виде схем, приведенных ниже.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все кон­верты, кроме личной корреспонденции.

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех слу­чаев, когда только по конверту можно определить адрес отправи-теля, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» вхо­дящих документов', направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы непос­редственно заместителю руководителя предприятия, в структур­ные подразделения или сразу исполнителям.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после их регистрации.

Руководитель предприятия, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

С резолюцией руководителя документ передается ответствен­ному исполнителю и находится у него в работе до окончательно­го решения вопроса.

Текущее хранение документа на предприятии

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа дается на под­пись руководителю предприятия. Вместе с ним могут быть пред­ставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контрак­ты, акты и т. п.).

Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подпи­ты наемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После регистрации и присвоения номера исходящему доку­менту необходимо зафиксировать этот номер на всех копиях документа. Затем исходящие документы в тот же день вкладыва­нием в конверты и отправляются. При вложении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте. При отправке письма с прозрачным окошком документ складыва-м.1 таким образом, чтобы адрес получателя был хорошо виден.

13.2.2 Классификация документов и общие требования к их оформлению

Все документы, применяемые в настоящее время предприятиями в их хозяйственной деятельности, можно классифицировать по сле­дующим основным признакам:

по способу фиксации информации: письменные, графические, фотодокументы, видеодокументы, акустические документы;

по содержанию: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, бухгалтерского учета, учета лич­ного состава;

по применению: приказы, положения, протоколы, правила, уста­вы, отчеты, заявления, акты и т. д.;

по видам: типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные;

по степени сложности: простые и сложные;

по месту составления: внешние и внутренние;

по срокам исполнения: срочные и несрочные;

по происхождению: служебные, официально-личные;

по степени гласности: обычные, секретные, для служебного пользо­вания;

по юридической силе: подлинные и подложные;

по назначению: подлинники (оригиналы), копии, выписки, дуб­ликаты;

по сроку хранения: постоянного срока хранения, до 10 лет, свы­ше 10 лет;

по роду деятельности: плановые, стандарты и технические усло­вия, первичного учета, по ценообразованию, отчетно-статистические, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторские, технологические и т. д.

Существуют виды документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия независимо от формы его деятельности, а именно:

внутренняя организационно-распорядительная документация:

- устав предприятия;

- приказы и распоряжения;

- протоколы;

документы, связанные с оформлением трудовых отношений:

- трудовые книжки сотрудников;

- приказы о приеме и увольнении;

- приказы об оформлении отпусков, поощрении, взысканиях и пр.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Обязательными реквизитами документа являются:

- наименование предприятия (организации);

- дата документа и его номер;

- место составления;

- данные адресата;

- название вида документа и его текст;

- подпись;

- печать.

Текст документа печатают через полтора межстрочных интер­нала. Для стандартного формата листа бумаги (210 х 294 см) принято оставлять следующие поля:

- левое — 20 мм;

- верхнее — не менее 10 мм;

- правое и нижнее — не менее 8 мм.

Если документ состоит из нескольких листов, то все листы документа печатают на бумаге одного качества и формата.

Тексты документов со сроком хранения менее 10 лет допуска-|'|гя печатать с двух сторон листа.

Наименование предприятия (организации) должно полнос-п.ю совпадать с наименованием, указанным в его учредительных документах.

Ксли документ печатается не на бланке предприятия (органи­зации), то наименование располагают в левом верхнем углу до­кумента.

Датой документа является дата его подписания или дата со-оытия, которое зафиксировано в документе (протокол, акт).

И документах финансового характера название месяца це-пссообразно указывать прописью, во всех остальных случа-vi x дату записывают тремя парами арабских чисел (день ме-< ица, месяц, год). Если цифра одна, то перед ней ставится ноль.

Регистрационный номер. Для идентификации документа ему присваивают регистрационный номер. Для внутренних докумен-idii обычно используются их порядковые номера начиная с 1 нннаря. На документах, составленных несколькими организаци- 16 Документооборот: организация и ведение

Документооборот: организация и ведение 17

ями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания организаций на документе.

Место составления указывается после даты и номера доку­мента. В названиях городов буква «г» не ставится.

Данные адресата включают в себя наименование и адрес по­лучателя. При отправке документа в правом верхнем углу перво­го листа могут быть указаны почтовый адрес организации, наи­менование должности и фамилия руководителя, которые пишут­ся в дательном падеже.

Название документа должно соответствовать его содержа­нию. Оно состоит из наименования вида документа (на письмах не указывается) и заголовка к тексту документа, кратко излагаю­щего его содержание.

Наименование вида документа печатают прописными буква­ми, а заголовок — строчными. Заголовок должен отвечать на вопросы «о чем?» или «чего?» и сочетаться в падеже с наимено­ванием документа.

Текст документа. Для ускорения документооборота (рассмот­рения, исполнения, контроля и т. п.) документы целесообразно составлять по одному вопросу.

Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, мотивов, предложений, просьб, ссылок (в случае необходимости) на действующие законы и дру­гие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительны­ми словами литературного языка, простым порядком слов в пред­ложениях.

Если документ имеет приложения, то отметку об их наличии размещают после текста документа перед подписью. В отметке следует указать названия приложений, количество листов в каж­дом приложении и количество экземпляров.

Подпись. Документы подписываются руководителем органи­зации или его заместителями в рамках их полномочий. Подписы­вается, как правило, первый экземпляр документа.

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей занимаемой должности. Расстояния между строчками составляют два — четыре интервала.

Пример (подписание гарантийного письма): Генеральный директор подпись и., о., фамилия

Главный бухгалтер подпись и., о., фамилия

При подписании документа несколькими должностными ли­цами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне.

Пример (подписание внутреннего документа):

Коммерческий директор подпись и., о., фамилия

Исполнительный директор подпись и., о., фамилия

В случае подписания документа, составленного несколькими предприятиями, в наименования должностей лиц включают наи­менования предприятий. Все экземпляры таких документов, вклю-чмя приложения, должны содержать подлинные подписи долж­ностных лиц. Подписи располагают на одном уровне.

Пример (подписание договора между предприятиями):

Директор ООО «Кук» подпись П.П. Кукушкин

Директор АО «Норд» подпись А.С. Северов

При отсутствии должностного лица, подпись которого должна fii.n ь на проекте документа, документ подписывает лицо, испол­няющее его обязанности, или его заместитель. При этом указыва­ем я должность лица, подписавшего документ, и расшифровка гк> фамилии.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подпись дополняется печатью, которая должна быть ироставляена так, чтобы захватить начало подписи. 18 Документооборот: организация и ведение

Документооборот: организация и ведение 19

Порядок утверждения, согласования и заверения документов

Если документ подлежит утверждению, то соответствующий гриф располагают в правом вернем углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

подпись и., о., фамилия

дата

Если документ утверждается распорядительным документом (приказом, распоряжением, протоколом), то гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия распорядитель­ного документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ генерального директора ООО «Зодиак»

28.03.2003 г. № 12

При согласовании документа, кроме подписи, на отдельном листе излагают замечания и дополнения к проекту документа, при этом к грифу согласования добавляют пометку «Замечания прилагаются».

При небольших поправках их можно зафиксировать рядом с визой руководителя.

В реквизите «Гриф согласования» должны указываться долж­ность лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Грифы согласования размещают:

- ниже подписи;

- на левом поле документа (при отсутствии места ниже под­писи);

- на отдельном листе согласования.

Согласование существует двух видов: внутреннее (визиро­вание) и внешнее.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется сле­дующим образом:

Первым визирует проект документа исполнитель. Это под­тверждает его ответственность за содержание, полноту и каче­ство документа. Затем визирование осуществляется примерно в следующем порядке:

- руководитель исполнителя;

- заинтересованные в документе должностные лица;

- ответственные лица финансовых и экономических служб;

- главный бухгалтер (при необходимости);

- юристы.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, •Iпетом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Грифы согласования располагают ниже реквизита «Подпись» и атом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.

В грифе указывается должность лица, согласовавшего (зави­зировавшего) документ (включая наименование организации), инициалы и фамилия.

Заверение копии документа осуществляется должностным иицом, удостоверяющим полное соответствие копии оригиналу. Мри заверении ниже реквизита «Подпись» проставляют заверен­ную надпись «Верно», наименование должностного лица, заве-риишего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

13.3 Документооборот: организация и ведение

Приказы и распоряжения

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем пред­приятия для решения важнейших вопросов деятельности пред­приятия. Юридическую силу документа обеспечивают следую­щие реквизиты: наименование предприятия, дата и номер, назва­ние вида документа, текст и подпись. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос: «о чем?». Констатирующую часть приказа, если она есть, отделяют от распорядительной части словом «ПРИ­КАЗЫВАЮ», которое печатают отдельной строкой.

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый руководите­лем в целях разрешения оперативных вопросов. Оно имеет огра­ниченный срок действия и касается узкого круга лиц.

В текст приказа (распоряжения) поправки может вносить толь­ко руководитель предприятия, подписывающий приказ, с обяза­тельным удостоверением поправок своей подписью.

Все приказы (распоряжения) делятся на:

- приказы (распоряжения), касающиеся основной деятель­ности;

- приказы (распоряжения), касающиеся личного состава. Приказами (распоряжениями), касающимися основной дея­тельности, оформляются решения руководителя, связанные с орга­низацией работы, порядком деятельности предприятия или его структурных подразделений.

Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его подпи­сания, если иной срок не указан в тексте.

Основными приказами и распоряжениями, относящимися к основной деятельности, являются: приказ об учетной политике, распоряжения о направлении работников в командировки, при­казы о предоставлении работникам отпусков, выделении матери­альной помощи, предоставлении поощрений.

К приказам, касающимся личного состава, относятся: прика­зы о принятии на работу, приказы о переводе на другую работу, приказы об увольнении работников.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в суть рассматри­ваемого вопроса и призвана объяснить, чем вызвано распоряже-

ипс. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Констатирующая часть не является обязательной, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяс-ипшя.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет i'.h морядительная часть, которая излагается в повелительном Наклонении.

ПРИКАЗЫ (РАСПОРЯЖЕНИЯ), КАСАЮЩИЕСЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Приказ об учетной политике предприятия

Одним из первоочередных распорядительных документов, определяющим направление учетной политики предприятия, который должен быть составлен и утвержден на предприятии, является приказ об организации бухгалтерского учета и учетной политики, условная форма которого будет приведена далее.

Определение учетной политики дано в ст. 1 Закона Украины

«О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 16.07.99 г. № 996-XIV, с изменениями и дополнениями (далее — Закон о бухгалтерском учете), и в п. 3 П(С)БУ 1 «Общие требования к финансовой отчетности», утвержденного приказом Министерства

финансов Украины от 31.03.99г. №87 (далее — П(С)БУ 1), в с иен нетствии с которыми учетная политика — это совокупность принципов, методов и процедур, используемых предприятием для составления и представления финансовой отчетности.

Элементы, являющиеся составляющими учетной политики предприятия, а именно принципы и методы, связанные с оценкой или учетом статей финансовой отчетности, выбор которых предусмотрен национальными стандартами бухгалтерского учета и

Варианты которых предприятию необходимо отразить в приказе об учетной политике. Принцип последовательности является одним из основных принципов бухгалтерского учета и финансовой отчетности со­гласно ст. 4 Закона о бухгалтерском учете, что означает постоян­ное (из года в год) применение предприятием избранной учетной политики. Изменение учетной политики возможно лишь в'случа­ях, предусмотренных национальными положениями (стандарта­ми) бухгалтерского учета, а именно на основаниях-, изложенных в п. 9 П(С)БУ 6 «Исправление ошибок и изменения в финансо­вых отчетах», утвержденного приказом Министерства финансов Украины OT.28.05.99r. № 137 (далее - П(С)БУ 6). Такими ос­нованиями являются:

- изменение уставных требований;

— изменение требований органа, утверждающего П(С)БУ;

- изменение, которое обеспечит достоверное отражение со­бытий или операций в финансовой отчетности предприятия.

В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете предприятию предоставлено право самостоятельно определять учетную политику предприятия и избирать форму бухгалтерско­го учета как определенную систему регистров учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдения основ, установленных настоящим Законом

Предлагаем вниманию читателей образец приказа об органи-• тип бухгалтерского учета и учетной политики, но сразу же упредим, что каждое предприятие при разработке этого

приказа должно учитывать специфику своей деятельности, по­этому может внести в него соответствующие дополнения или изменения.

ПРИКАЗЫ, КАСАЮЩИЕСЯ ЛИЧНОГО СОСТАВА

Приказы, касающиеся личного состава, регламентируют воп­росы принятия на работу, перевода, увольнения, предоставления отпусков и т. д.

Оформление приказов по личному составу имеет ряд особенно­стей по сравнению с оформлением приказов по основной деятель­ности предприятия (например, констатирующая часть в таких при- . казах может опускаться). В распорядительной части пункты раз­мещают в опред елейной последовательности: назначение на долж­ность, перевод, увольнение с занимаемой должности и т. п..

Наложение дисциплинарных взысканий и объявление поощ­рений оформляют, как правило, отдельными приказами.

В приказах о принятии на работу необходимо отмечать: на какую должность, в какое структурное подразделение, с какого числа производится оформление на работу; вид принятия на работу (на постоянную — с испытательным сроком, со стажиров­кой и т. д., на временную — на определенный срок, по совмести­тельству и т. п.), особые условия работы (с принятием матери­альной ответственности, с сокращенным рабочим днем и т. п.). При переводе на другую работу в тексте, указываются вид и мотивировка перевода. Во всех случаях временного перевода указывается его продолжительность.

При увольнении работников обязательно указывают дату и мо­тивы увольнения. Мотивировка^увольнения должна быть изложена четко, сжато и в соответствии с действующим законодательством.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с предприятиями и частными лицами, для сообщения чего-либо, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочис­ленных оперативных вопросов, возникающих в управленчес­кой деятельности, отсюда разнообразие видов писем: запро­сы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточ­нения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, под­тверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.

Текст служебного письма должен быть простым, т. е. осве­щать только один вопрос. Это не только упрощает технологичес­кие операции по обработке писем на предприятии-получателе, но и ускоряет исполнение документа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В пер­вой части излагаются мотивы, побудившие составить доку­мент, во второй части — основное содержание документа, ради которого он составлялся: выводы, просьбы, предложения, за­мечания и т. п.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам состо­ят из одной части, без пояснения (например: «Просим выделить 15 машин для перевозки грузов»).

Главная цель служебного письма — побудить к действию. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Тон пись­ма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выраже­ний, что достигается употреблением вводных слов и констата­цией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возмож­но и т. п.

13.4 Совершенствование состава и форм документов организации

13.4.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторя­ющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандарти­зовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в боль­шинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение мно­гообразия типов и видов изделий одинакового функционального назна­чения. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управ­ленческих документов, создаваемых в процессе осуществления од­нотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация - это форма юридического закрепления результа­тов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государ­ственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивно­го дела и на требования к составлению и оформлению управленчес­ких документов.

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элемен­ты управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой де­ятельности являются:

термины и определения, используемые при работе с управлен-сской информацией;

организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

классификаторы управленческих функций;

управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартиза­ции. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унифика­ции и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и За рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного Времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Националь­ные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторго­вых, принимают участие более десяти международных организаций, и том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др. Роль и значение унификации и стан­дартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает: унифи­кацию состава и форм документов, применяемых для документиро­вания управленческой деятельности. Унификация состава докумен­тов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленчес-! кой задач. В результате унификации состава документов исключают­ся формы документов, не вызванные действительными потребностя-', ми управления, и состав документов организации может быть значи-;;тельно сокращен. Унификация форм документов заключается в от­боре и закреплении в унифицированных формах документов инфор­мационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и (оформлению.

Результаты унификации состава документов получают свое за­крепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов — в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

13.4.2 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

Назначение Табеля форм документов

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятель­ности организации, — это перечень разрешенных к применению уни­фицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с харак­теристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохож­дения.

Табель форм документов предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм доку­ментов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации;

унификации форм документов организации;

упорядочения документальной базы организации в целях повы­шения эффективности использования компьютерных информацион­ных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документен выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для докумен­тирования собственной управленческой деятельности, и позволяю­щего осуществлять оперативный поиск необходимых форм докумен­тов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий резуль­таты проведенной унификации состава и форм документов органи­зации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

юридическую силу документов, подготавливаемых в организа­ции;

оперативность реализации управленческих функций организа­ции;

сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель. Основные задачи предпроектного обследования: определение круга управленческих функций и задач, решаемых

и деятельности учреждения;

формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специ­фики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организа­ции изучаются:

документы, составляющие правовую базу деятельности органи-•Мщии: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регла­ментирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той Или иной степени затрагивающие деятельность организации;

организационно-правовая документация организации: устав или Йюложение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове­щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, Лолжностные инструкции работников;

распорядительная документация организации: приказы, указа-Вия, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совеща-[тельных) органов по основной деятельности организации;

комплекс документов, составляющих нормативно-методическую Вазу документационного обеспечения деятельности организации и Определяющих состав и технологию обработки документов органи-Щции: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

документация организации как минимум за три последних года eft деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующие-1,Ся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

функция управления и задача (назначение документа), в про­цессе реализации которых создается документ (например, для штат­ного расписания организации: функция — организация системы, задача — регламентация численного и должностного состава);

сведения об основных этапах подготовки документа: подразде­ление-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостовере­ние документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования доку­ментации организации, представляют собой основной рабочий мас­сив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эта­лонные образцы каждой формы документа. Образцы форм докумен­тов формируются в самостоятельный массив или сопровождают со­ответствующую карту документа. В любом случае массив отобран­ных форм документов в дальнейшем используется для формирова­ния Альбома форм документов.

Табель форм документов составляется в табличной форме и со­держит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие фор­му документа по различным параметрам: наименование формы до­кумента, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если задача Табеля — оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании фор­мы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если в за­дачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены све­дениями об основных этапах оформления документа. Если разработ­ка Табеля преследует более широкие цели — регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом — документообо­рота организации, — Табель должен содержать сведения о регистра­ции и контроле документов, месте хранения подлинника или остаю­щейся в организации копии документа, а при необходимости и ука­зывать тираж документов.

Для установления последовательности расположения форм до­кументов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм до­кументов по соответствующим разделам. Структура Табеля — это своего рода классификационная схема управленческих функций и [задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных под­разделений организации или наименования управленческих функ­ций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку — в соответствии с управлен­ческими функциями и задачами — предпочтительнее, поскольку ис-ночает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формиро­вание Табеля по функциональному принципу позволяет одновремен­но с совершенствованием документационного обеспечения оптими-&ировать деятельность организации через построение классифика­ционной схемы ее управленческой деятельности.

Перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу

1. Организация системы и процессов управления

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельнос­ти организации

1.2. Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности

2.1. Прогнозирование деятельности организации

149

2.2. Планирование деятельности организации

3. Регулирование деятельности

3.1. Информационное обеспечение деятельности органи зации

3.2. Оперативное управление деятельностью организации

4. Контроль за деятельностью

4.1. Статистическая отчетность

4.2. Ведомственная отчетность

4.3. Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)

5. Финансовое обеспечение

5.1. Бухгалтерский учет

5.2. Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение помещением, материалами, оборудова­нием, транспортом

6.2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудова­ния, транспорта

6.3. Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструктор екая деятельность

7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание между­народных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор, расстановка и использование кадров

9.2. Учет личного состава

9.3. Аттестация работников

9.4. Повышение квалификации работников

9.6. Командирование сотрудников

9.7. Нормирование труда

9.8. Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1. Учет и контроль исполнения документов

10.2. Хранение и использование документов

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые •ункции управления, присущие всем органам управления, незави-Вио от конкретного содержания их основной (производственной) •ятельности. Предложенная классификационная схема при разра-ИЬтке Табеля форм документов конкретной организации должна быть •йполнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое Назначение деятельности организации. В этом случае функции уп-•вления, отражающие основное (целевое) содержание деятельнос-Н организации, встраиваются между блоком собственно управлен­ческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего ха­рактера (функции 5-10).

В Табель форм документов включаются:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми Шсгами Президента Российской Федерации, Правительства Россий-•кой Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой Координации, надведомственного надзора и контроля;

применяемые в организации формы документов, включенные и ОКУД;

внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради-. В последнем случае формы документов включаются в Табель [Только после анализа целесообразности их применения и проведе-рия соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответ-гвии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего ведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располага-тся в порядке их значимости: от общего к частному или от наибо-значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова-1ие деятельности», подразделе «Информационное обеспечение дея-ельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические Вправки, докладные записки, затем справки информационного ха-актера, письма и др.

13.4.3. Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа — это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи цированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности ор ганизации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унифика цию документов организации. Унификация форм документов за ключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неис пользуемых показателей;

унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает еле дующие этапы:

формирование объекта унификации - исходного массива доку ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии Табелем форм документов);

анализ документов и обобщение результатов анализа; разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повто ряемости. Для разработки унифицированных форм документов ис пользуются образцы документов, отложившиеся в архиве организа ции, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си туации должно быть отобрано не менее 3—5 образцов документен Увеличение количества исходных образцов документов повышает на дежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и по следовательность их размещения на бланке должны соответствовап. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов ежит метод выделения постоянной и переменной информации. постоянная информация - повторяющаяся, общая для все документов унифицируемой совокупности, переменная — информация, Индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, временная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: рафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.

Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначен­ное для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объеков по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления инфорции, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной формации.

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лако ничным образом в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и услои ные обозначения: кол-во — количество, ед. изм. - единица измере ния, №, % и др.

Показатели таблицы - переменная информация, как правило заполняются цифровой информацией, но при необходимости могу: вноситься и словесные отметки, например:

Получатель	№ платежного поручения	Дата оплаты	Сумма (руб.)
1. ООО «Весна» 2. ООО «Гранат» 3. ЗАО «Теплый стан»	168 174 185	06.06.97 10.06.97 18.06.97	23 000 000 18 000 000 28 605 000

При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объек­тов описания номер по порядку проставляется непосредственно и первой графе, перед названием.

Анкета - форма представления текста, содержащая характерис­тику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наи­менования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос — ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именитель­ном падеже, например:

Фамилия Имя

Отчество________

Дата рождения _ Место рождения Пол

Образование

Все унифицированные формы документов группируются в Аль­бом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табе­лю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руково-йтелем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен >пъ представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве тонного образца хранится в Службе делопроизводства организа-ш (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в под-азделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности эганизации Табеля и Альбома форм документов. Электронная вер-1я Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом ав-зматизированном рабочем месте.

Ведение Табеля и Альбома форм документов

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его эименением осуществляется Службой документационного обеспе-гния организации, которая отвечает за поддержание

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь ут-гржденные и введенные в действие формы документов, а также рормы документов, включение которых основывается на практи-<еской целесообразности; в последнем случае структурное подраз-еление, предлагающее форму для включения в Табель, должно ать соответствующее обоснование. Сведения о формах докумен->в включаются в Табель только с разрешения руководителя орга-лзации.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обнов­ления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм жументов) наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут сообщаться аботникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.

Вопросы:

1.Охарактеризуйте документационное и информационно - аналитическое обеспечение с позиций кадрового работника?

2.В чем проявляется значимость правильного понимания терминов?

3.Дайте общую характеристику терминосистемы документоведения?

4.Как организуется работа с документами в организации?

5.Охарактеризуйте нормирование терминосистемы документационного обеспечения управления?

6.Каковы общие правила оформления документов?

7.Охарактеризуйте общий вид и состав реквизитов документа

8.Представте классификацию документов и охарактеризуйте общие требования к их оформлению?

9.Опишите порядок утверждения, согласования и заверения документо?

10.Охарактеризуйте документооборот его организацию и ведение?

11.Охарактеризуйте порядок совершенствования состава и форм документов организации?

Литература:

1. Государственная система документационного обеспечения уп-авления. Основные положения. Общие требования к документам и чужбам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Издательство стандартов, 1994.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.

3.Кавторева Я. Документооборот: организация и ведение. Харьков, 2003

4.Организация работы с докумнетами.м.: ИНФРА-М, 1998