6. Методика анализу

Делопроизводственные источники — это океан документов, которые нас окружают на работе, в быту, на отдыхе. Однако столкнуться с ними как исследователь человек может только в архиве.

1. Наибольшей эффективности изучение делопроизводственных документов достигается при знакомстве со всем комплексом материалов по тому или иному вопросу. А такая возможность предоставляется лишь исключительно при исследовании архивных фондов, отложившихся в результате деятельности какого-либо учреждения.

Такая методика, безусловно, трудоемка, но зато она исключает или сводит практически на нет случайность либо упущения.

2. При работе с делопроизводственными документами необходимым условием успешного их анализа является знание структуры того или иного учреждения, а также постановки в нем делопроизводства, за якими принципами формувалися справи.

Поиск возможных документов облегчается, если знать, где искать. При хорошо налаженном делопроизводстве (и, разумеется, при последующей хорошей сохранности документов в архиве) вероятность нахождения высока. Надо помнить о структурных изменениях учреждения — явлении довольно частом. И здесь на помощь приходят исторические справки, составленные архивистами к фонду. Толково составленная справка — надежная нить поиска.

3. Враховувати відмінності в постановці діловодства в різні періоди: в 20-ті роки - діловодство велося недбайливо, не все необхідне зберігалося, але справи не так вихолощені, як пізніше, коли документи відбиралися суто за номенклатурою.

4. Информация делопроизводственных документов какого-либо учреждения может дополняться и даже корректироваться материалами другого ведомства в случае проработки какого-нибудь важного вопроса.

Для цього треба знати історію державних установ, діловодства, архівної справи.

4. Документы наркоматов, а затем и министерств в принципе носят в большинстве случаев однотипный характер. В какой-то мере это, видимо, типично вообще для всех государственных учреждений. Но это не исключает специфики для отдельных органов власти и управления.

5. Бажано знати історію фонду, його формування, змін, якщо вони були.

6. Треба враховувати обставини виникнення документів, цілі, для яких вони створювалися (історичний підхід).

7. З’ясувати повноту, надійність, доступність, ступінь збереженості документів, їх репрезентативність.

У комплексах діловодної документації можуть бути пробіли, зумовлені різними причинами – втрати за років війни, обставини надходження документів на зберігання, неповна або неправильна вибірка документів. Складності доступу можуть виникнути з особистими документами, вони гірше зберігаються. Офіційні – доступніші.

8. Офіційне походження не забезпечує повної об’єктивності, достовірності – залежить також від задумки, спрямованості, завдань документу, часу, місця створення, автора, замовника, відомостей, стилю та ін.

9. Проблема репрезентативної вибірки документів, адже комплекси діловодної документації можуть бути величезні. Залежить від цілей і завдань дослідження, характеру вивчаємих ознак і показників.

10. Треба враховувати, що відомості, що містяться в документах призначалися не для дослідників, а для потреб керівництва та управління. Історик заново, з певних теоретичних позицій систематизує відомості документів. У даному випадку треба знати особливості відображення дійсності в окремих різновидах документів.

11. Комплекси діловодної документації містять багато однойменних матеріалів, до які можна аналізувати як масові джерела. Труднощі: відкладалися протягом багатьох років, змінювалися ознаки, характер процесів, що їх відображають ці документи (ціни, методи підрахунків випуску продукції та ін.). Найбільш придатні документи, що мають типові форми, особливо статистичні. Також анкети, документи особистого обліку.

12. Застосування контент-аналізу для індивідуальних текстових матеріалів. Таким чином аналізуються зміни в змісті документів за тривалий проміжок часу, виявляються моменти, які-б не привернули увагу при звичайному прочитанні, прихований контекст (листи).

13. Відомості діловодних джерел треба додавати даними з інших видів джерел. Майже не містять мотивації, суб’єктивних нюансів діяльності.