21. Ділове листування.

Cлужбове листування - важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі. Тямуще ділове листування здатне збільшити обороти фірми, підприємства, поліпшити взаємозв'язки різних служб, встановити міцні зв'язки із споживачами.

*Перше, що відрізняє ділове листування від інших стилів листування - це офіційно-діловий стиль.

Інформація в д. с. має бути:

• Офіційною по своєму характеру.

• Адресною( управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачеві)

• Актуальною(документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент)

• Об'єктивною і достовірною.

• Переконливою, аргументованою.

• Повною і достатньою для прийняття управлінського рішення.

*Другою особливістю ділового листування є широке вживання мовних формул - стійких оборотів, використовуваних в незмінному вигляді.

Використовуюсть обороти «Повідомляємо, що в період з... по....»,«Повідомляємо, що за станом на....»,«Направляємо Вам узгоджений....» і т.д. Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, які використовуються в ситуаціях, що повторюються.

До таких формул відносяться терміни. Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне або спеціальне поняття

*До особливостей ділового листа відносять також і застосування скорочень. Розрізняють два основні види скорочення слів:

Лексичні (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв з частин слів: СНД, ТОВ, МНС, АЕС, ГОСТ, ГУМ, головбух, зав., заст., спецназ.

Графічні - вживані на листі скорочені позначення слів: гр-н, тчк, ж-д, кв. м і ін. (АЛЕ тільки офіційно прийняті скорочення,терміни).

*Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому або орудному відмінку - ще одна особливість ділового листа:

«Пропонуємо Вам варіанти рішень (чого?) реконструкції систем опалювання..»

«Повністю розділяємо необхідність (чого?) подальшого обговорення конкретних питань можливої співпраці...»

«Згідно штатному розкладу...»

Лист доцільно готувати по одному питанню. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно з декількох різнорідних питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них.

У тексті одного листа можна виражати прохання або інші питання, якщо вони на виконання будуть передані одній особі.

Структура текста ділового листа(вступ, основна частина,висновок). За змістом і призначенням листи можуть бути:

Інструктивними,Супровідними,Гарантійними,Інформаційними,Подячними,Вітальними,Рекламними.

18. Особливості вживання іменників – назв професій, звання, постійних занять.

Написання іменників на означення статусу, професії, поса­ди, звання (у більшості випадків) у чоловічому роді, наприклад: неправильно Викладачка хімії, Касирка (касирша), Працівниця фірми, правильно Викладач хімії, касир, Працівник фірми.

Слова (прикметник, дієслово), залежні від найменування посади чи звання, узгоджуються із цим найменуванням лише в чоловічому роді, наприклад: бухгалтер фірми виявив, старший інспектор комісії записав, висококваліфікований кухар ресторану переміг.Форми жіночого роду набувають лише залежні займенни­ки та дієслова, узгоджуючись із прізвищем, посадою, фахом тощо, наприклад: завідувач кафедри української мови доцент Креч Тетяна Василівна зазначила, що...Слід звертати увагу на контекст уживання професії чи ста­тусу, наприклад: До кабінету було запрошено секретарку ди­ректора Полякову Л. О. і До кабінету було запрошено секре­таря комісії Полякову Л. О.

У конкурсі перемогла відмінниця 8-А класу Гур'єва Л, Г. й У конкурсі перемогла відмінник народної освіти викладач СШ № 8 Гур'єва Л. Г.

Зарахувати на посаду друкаря офсетного друку Козоріну Р. Ю. й Зарахувати на посаду друкарки-референта Козоріну Р. Ю.

Жіночий рід мають слова: авторка, аспірантка, вихованка, дипломантка, дисертантка, кравчиха, поетеса, студентка, уче­ниця та ін.

Примітки 1. Лише жіночий рід мають такі слова: друкарка, по­коївка, праля, швачка (на відміну від шевця, який шиє лише взуття).2. Рахівниця — прилад для лічби (не фах).3. Збірні іменники, що позначають:а) сукупність однакових або подібних понять, істот, тва­рин, предметів тощо заміняти іменниками у формі множини, наприклад: неправильно: студентство, професура, піхота, правильно студенти; професори, піхотинці.б) сукупні поняття професійної діяльності, назви осіб за фахом і місцем роботи, проживання та національною приналежністю треба передавати за допомогою додат­кових слів, що пояснюють узагальнення, наприклад: неправильно: друкарство; поштарі; городяни; правильно: Виготовлення друкарської продукції, Працівники пошти, Мешканці міста

4. Уживати форму Кл. відмінка тільки у звертанні до осіб, називаючи:

статус — знавцю, колего, товаришу, посаду — директоре, завідувачу, голово

звання — професоре, капітане, академіку, професію — лаборанте, перекладачу, секретарю, родича — батьку, мати, сестре, тітко, ім'я — Ігоре (Ігорю), Олеже, Миколо, Юрію Маріє, Ольго, Наталю, Любове , ім'я по батькові — Іллічу, Анатолійовичу, Євгеновичу, Іллівно, Анатоліївно, Євгенівно , прізвище — Сороко, Каркачу, Багалію, Бондаре .Наприклад: Шановний пане полковнику!Вельмишановна панно Ївго!Дорога пані Валеріє! Колего Дмитре!Друже Ілле Васильовичу!Увага! Прізвища у звертаннях іноді можуть мати також форму Н. відмінка.

5. Надавати перевагу не дієсловам, а віддієслівним імен­никам, які забезпечують однозначність і водночас узагальненість змісту, наприклад:

неправильно; допомагати; доручити; переговорити;

правильно; надати допомогу; дати доручення;вести переговори

Хоча в наказах, розпорядженнях та інших документах при­пускається форма наказового способу дієслова (.доручити, огля­нути та под.).

6. Іменник (додаток) після дієслів повідомляти, сповіщати ставити в 3. відмінку, а не в Д., наприклад: неправильно: повідомити студентові; висловити свої погляди; не варто починати оранку. Правильно: повідомити студента, висловити своїх поглядів, не варто починати оранки

7. Іменники з дієсловами відмовлятися, ухилятися слід уживати в Р. відмінку з прийменником, наприклад: ухилятися навчання (ухилятися від навчання); відмовлятися подорожі (відмовлятися від подорожі).