2. Структура і властивості економічної інформації.

Обробка інформації на ЕОМ потребує структуризації та формалізованого опису окремих її сукупностей. Розглядаючи структуру економічної інформації, виділяють її окремі елементи – прості й складні інформаційні одиниці. Логічний підхід до структуризації дає змогу встановити структурні елементи залежно від функціонального призначення інформації та її особливостей: реквізит, показник, інформаційне повідомлення, інформаційний масив, інформаційний потік, інформаційну підсистему (рис. 2).

Економічна інформація має певну структуру незалежно від технічних засобів, що застосовуються для її обробки.

Структура розкриває побудову економічної інформації, відіграючи в ній ту саму роль, що і синтаксис у розмовній мові. з елементів інформації – одиниць нижчого рангу – утворюються складові сукупності – одиниці вищого рангу – утворюються складові сукупності – одиниці вищого рангу. одиницями нижчого рангу є реквізити, а одиницею вищого рангу – ІС.

Реквізит – це логічно неподільний елемент. такі елементи бувають двох видів: реквізити-основи та реквізити ознаки. реквізити основи кількісно характеризують конкретні об’єкти управління, а реквізити-ознаки – якісно. реквізити основи можуть бути –кількісними, трудовими, грошовими (вартісними), абсолютними, відносними, а реквізити-ознаки – довідковими, групувальними, спеціальними.

Реквізит має певну самостійність й особливі риси. Так, він може входити до найрізноманітніших складових одиниць інформації, що належать до різних сутностей і мають різну складність (як слово може входити до складу різних речень). Ця властивість реквізиту знаходить своє відображення у формі, що всебічно характеризує реквізит незалежно від його наявності в певній складовій одиниці інформації. Форма реквізиту включає найменування, структуру (формат), значення (сукупність значень). Найменування (ім'я) служить для звернення до нього і, як правило, подається словом або групою слів. Наприклад, «табельний номер робітника». Це може бути також назва графи документа. У алгоритмізації та програмуванні використовують скорочені імена — ідентифікатори, що мають обмежену довжину. Доцільно, щоб ідентифікатор реквізиту був закріплений за ним незалежно від того, чи використовується цей реквізит у тій або іншій складовій одиниці інформації, у тій або іншій підсистемі. Це особливо важливо під час створення БД і для сумісності різних ІС.

Структура реквізиту – це спосіб подання його значень. У структурі розрізняють довжину і тип. Довжина – кількість символів, що утворюють значення реквізиту. Вона може бути сталою або змінною. Наприклад: «Код цеху» має два знаки, «Кількість зданих на склад деталей» може займати від однієї до семи позицій, «Найменування і характеристика матеріалу» – до 120 позицій.

Типи реквізитів залежать від видів значень. Найпоширенішими є чисельний, текстовий, логічний типи.

Значеннями реквізитів є послідовність символів (літер, цифр, різних знаків і спеціальних позначень).

Під час обробки інформації над реквізитами-основами виконують арифметичні операції, а за допомогою реквізитів-ознак здійснюють пошук інформації, її сортування, вибірку, порівняння (логічні операції).

Однорідні за формою реквізити-ознаки, які мають різні значення, об'єднують у номенклатури. Наприклад, номенклатура виробів (продукції) – це набір значень кодових позначень або найменувань виробів.

Із реквізитів утворюється показник – структурна одиниця, що характеризує конкретний об'єкт управління з кількісного та якісного боків як суму реквізиту-основи і певної кількості реквізитів-ознак.

Показник – це мінімальна сукупність інформації, що має залишковий економічний зміст. Він характеризує певне економічне явище. На основі показників складають документи. У документі може бути кілька показників. У конкретній системі показників відбивається вся господарська діяльність об'єкта і на їх основі здійснюється управління цією діяльністю. Економічна інформація будь-якого об'єкта складається з інформаційних сукупностей – повного набору інформації, якої досить для всебічної характеристики об'єкта за певний проміжок часу.

Сукупність інформації, достатньої для того, щоб виробити судження про конкретний процес (явище, факт), називається повідомленням.

Вхідні дані надходять для обробки сформованими у вигляді інформаційних повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на матеріальному носії відповідно до правил, які існують, і що має юридичну силу, називається документом. Документ має самостійне змістове значення і характеризується повним набором реквізитів та показників.

Реквізити і показники можуть розглядатися в поширених сполученнях, що дає змогу виділяти інформаційну одиницю вищого рівня – інформаційний масив, який практично інтерпретує номенклатуру, об'єднує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційні повідомлення.

Масив як структурна одиниця інформації набув провідного значення за автоматизованої обробки інформації. Сукупність масивів, що стосуються однієї ділянки управлінської роботи, називається інформаційним потоком, а сукупність інформаційних потоків, які характеризують управлінську роботу, пов'язану з виконанням певної функції, – інформаційною підсистемою.

Сукупність інформаційних підсистем, що характеризують управління об'єктом загалом, утворює ІС. Вона є структурною одиницею вищого рівня і цілком охоплює всю інформацію об'єкта (цеху, підприємства, установи, організації, галузі).

Під час проектування ІС необхідно враховувати такі властивості економічної інформації:

– вхідна інформація в основному фіксується в первинних документах, які не підходять для автоматичного введення в ЕОМ, що зумовлює необхідність перезапису даних на машинні носії;

– такі ж вхідні дані використовуються багаторазово для отримання показників у різних економічних розрізах для всіх служб і видів господарської діяльності;

– основна частина економічної інформації підлягає періодичній, регулярній обробці;

– здобута похідна інформація часто використовується як вхідна в наступних розрахунках;

– економічна інформація характеризується тривалістю збереження.

Економічна інформація має задовольняти такі вимоги:

– точність – забезпечувати її однозначне сприйняття всіма споживачами;

– вірогідність – визначати допустимий рівень спотворення як вхідної, так і результативної інформації, на якому зберігається ефективність функціонування системи;

– оперативність – відображати старіння інформації з часом і втратою актуальності (цінності). Несвоєчасність надходження інформації зумовлює запізнення в прийнятті рішень.

3. Інформаційні ресурси управління.

Ключовою ланкою в ринковій економіці є поінформованість керівного й адміністративно-управлінського апарату, створення інформаційного сервісу для осіб, які приймають рішення, збільшення інтелектуального продукту, виробленого суспільством. Інформація є продуктом творчих сил людства. Вміле використання її сприяє науково-технічному прогресу.

Інформаційна сфера діяльності людини давно стала визначальним чинником розвитку економіки, техніки, науки. За даними ЮНЕСКО, більше половини зайнятого населення розвинених країн бере особисту участь у процесах виробництва і поширення інформації (у США – 56% загальної кількості працюючих), до половини національного продукту цих країн пов'язано з інформаційною діяльністю суспільства.

Кількість службовців, які займаються інформаційною діяльністю, є одним із показників рівня інформатизації суспільства. Це виробники, оброблювачі, розповсюджувачі інформації, персонал, який обслуговує ЕОМ. Інформатизація суспільства стає однією з визначальних сторін сучасного господарського життя. Інформація перетворилася на найважливіший ресурс суспільства, стала невід'ємною складовою господарської діяльності на всіх рівнях. Це такий самий принциповий фактор розвитку, як сировина й енергія.

На рис. 3. показано перетворення вхідних ресурсів на товари, продукцію, послуги.

Праця, матеріали,

енергія, капітал, інформація

Вхідні ресурси

Виробництво (господарська діяльність)

Товари, продукція, послуги

Рис. 3. Перетворення вхідних ресурсів на товари, продукцію, послуги

У процесі господарської діяльності (виробництва) ресурси перетворюються на продукцію (послуги). Капітал використовується для закупівлі матеріалів, енергії, будівництва складальних ліній. Матеріали, енергія, праця використовуються в процесі виробництва продукції.

Ресурси інформації використовуються безупинно для зв'язку і координації кожної фази процесу перетворення.

Наявність великої кількості видів інформації, різноманітність її джерел потребують застосування нових інформаційних технологій (ІТ). ІТ, що поєднують у собі технічні можливості обчислювальної техніки, засобів зв'язку, інформатики, спрямовуються на збирання, накопичення, обробку, аналіз, доставку інформації споживачам – вченим, інженерам, менеджерам, керівникам нижчої ланки управління. За допомогою ІТ здійснюють автоматизацію рутинних операцій управління, підготовку аналітичної інформації для прийняття управлінських рішень, а також забезпечують нові види інформаційного обслуговування.

Із переходом від ручних засобів збирання, реєстрації, обробки, передачі інформації до автоматизованих принципово змінилося ставлення управлінського персоналу до неї.

Необмежені можливості в оперуванні інформацією за допомогою ЕОМ дали змогу перетворити її на ресурс, від стану якого залежить розвиток економіки будь-якого об'єкта і країни загалом. Поряд з енерго- та фондоозброєністю потрібна інформаційна озброєність, що визначає ступінь застосування прогресивних технологій.

Інформаційні ресурси є продуктом інтелектуальної діяльності найбільш кваліфікованої і творчо активної частини працездатного населення. Надійність, своєчасність й ефективність інформації відіграють особливе значення. Інформаційне неуцтво призводить до банкрутства.

Перехід до безпаперової технології в управлінні дасть змогу на основі обробки науково-технічних, патентних, кон'юнктурних, економічних відомостей одержати інформацію, яка може стати основою для вироблення розумної та ефективної стратегії управління.

З упровадженням ІТ виникла інформаційна індустрія, а паралельно з нею почала розвиватися інформаційна економіка (бізнес), яка пов'язана з продажем інформації, програмним забезпеченням (ПЗ), наданням обчислювальних послуг, передачею її.

Можливості освоєння інформаційних ресурсів, більш повного їх використання в інтересах управління залежать від застосування засобів інформатики, проникнення НІТ в усі сфери та рівні управління.

Особливе значення має здатність інформації перетворитися в процесі обробки на нові знання, які можуть бути використані для прийняття управлінських рішень і поповнення знань управлінського персоналу.

Інформацію неможливо відокремити від використання, вона прагматична за своєю природою. Тому для того, щоб вона стала реальним засобом прискорення економічного розвитку, необхідно виходити не з виробництва, а зі споживання інформації. Можливості ефективного використання її значно підсилюють автоматизоване обробки, збереження, пошук даних.

Управління господарською діяльністю потребує такої інформації:

– прогнозування ринкових процесів;

– відхилення від планових показників для прийняття оперативних рішень;

– нових наукових знань, відомостей про винаходи, технічні новинки своєї фірми та фірм-конкурентів.

Процес управління в будь-якій організації полягає в реалізації функцій, які взаємодіють між собою та формують єдиний процес, тобто безупинний ланцюг взаємозалежних дій.

Обсяг управлінської роботи має бути розподіленим. Розподіл за горизонталлю передбачає розміщення конкретних керівників на окремих посадах (на чолі окремих підрозділів). Наприклад, начальник фінансового відділу, начальник виробничого відділу, начальник служб маркетингу. Горизонтально розподілена управлінська робота має бути скоординована за вертикаллю – за рівнями управління: низовий (операційних керуючих – майстри); керівник середньої ланки (начальник відділу, директор філії); керівників вищої ланки (президент, віце-президент, голова ради).

Кожному рівню управління необхідна інформація, яка здобувається і розповсюджується в процесі комунікацій (зв'язку), переміщується всередині організації з рівня на рівень: за спадною, тобто з вищих на нижчі рівні; за висхідною (від нижчого до вищого). Крім того, організація потребує горизонтальних комунікацій для координації завдань і дій.

У керівника кожного рівня існують свої потреби в інформації. Він повинен також уміти оцінити якісний та кількісний аспекти своїх потреб, знати інформаційні потреби своїх начальників, колег і підлеглих. Інформаційні потреби залежать під цілей керівника, прийнятих ним рішень, показників оцінки результатів своєї роботи (його відділу, підлеглих). У процесі інформаційного обміну він повинен визначити такі поняття; як «занадто багато» і «занадто мало» (збільшення кількості інформації не обов'язково підвищує якість рішень).

Вхідні дані треба «фільтрувати», відкидати непридатну для справи і залишати тільки придатну (релевантну) інформацію – дані, що стосуються конкретних проблем, людини, мети та періоду часу, «просіяні» для конкретних моделей, цілей, проблем і ситуацій, періоду часу.

Розвиток товарно-грошових відносин в інформаційній діяльності в Україні передбачений законодавчо. У законі України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 р. закріплено право громадян на інформацію, сформовано правові засади інформаційної діяльності. Відповідно до нього вона є об'єктом права власності громадян, організацій та держави.

Основою інформаційного суверенітету України є національні інформаційні ресурси – вся інформація незалежно від змісту, форм, часу і місця створення. Головними напрямами та способами державної інформаційної політики є:

– створення національних систем і мереж інформації;

– забезпечення ефективного використання інформації;

– сприяння постійному відновленню, збагаченню та збереженню національних інформаційних ресурсів;

– міжнародне співробітництво у сфері інформації.

Закон України «Про захист інформації в автоматизованих системах» встановлює основи регулювання правових відносин щодо захисту інформації в автоматизованих системах за умови дотримання права власності громадян та юридичних осіб на інформацію і права доступу до неї, права власника інформації на її захист й обмеження доступу до неї.