Создание записи в области Почта

Создать запись о контакте можно при работе с сообщениями электронной почты в области Почта, не переходя непосредственно в область Контакты. Для того чтобы добавить запись, щелкните правой кнопкой мыши по отправителю сообщения электронной почты и выберите команду контекстного меню Добавить в контакты Outlook (рис. 32.7).

Рис. 32.7.  Добавление записи в адресную книгу

После этого появится окно Контакт (рис. 32.8), в котором уже указан адрес электронной почты и имя. Для сохранения записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть. При желании перед закрытием можно ввести дополнительную информацию.

Рис. 32.8.  Создание новой записи в адресной книге

Редактирование контактов

Редактирование записи о контакте обычно производится в области Контакты (рис. 32.1, рис. 32.2). Для внесения изменений в запись дважды щелкните по ней мышью, после чего появится окно соответствующего контакта (см. рис. 32.6). Измените внесенную информацию и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Удаление контактов

Для удаления записи о контакте выделите эту запись в области Контакты (рис. 32.1, рис. 32.2) и нажмите клавишу клавиатуры Delete. Можно также щелкнуть по записи правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Удалить.

Удаленная запись помещается в специальную папку Удаленные Outlook. Для восстановления записи перейдите в папку Удаленные (рис. 32.9).

Рис. 32.9.  Папка "Удаленные" Microsoft Outlook

Перетащите запись на значок Контакты в области переходов Microsoft Outlook. Можно также щелкнуть по записи правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Переместить в папку (рис. 32.10).

Рис. 32.10.  Восстановление удаленной записи о контакте

В диалоговом окне Перемещение элементов (рис. 32.11) для восстановления записи выберите папку Контакты.

Рис. 32.11.  Перемещение записи в папку "Контакты"

33. Лекция: Планирование в Microsoft Outlook

В лекции рассмотрено использование Microsoft Outlook при планировании деятельности. Дано представление о задачах Microsoft Outlook, их создании и обновлении. Подробно описаны процедуры планирования встреч и событий. Показаны способы работы и настройки календаря Microsoft Outlook. Рассмотрены возможности использования заметок Microsoft Outlook.

Планирование задач

О задачах

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Создание задачи

Для планирования задач необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Задачи (рис. 33.1).

Рис. 33.1.  Окно Microsoft Outlook, область "Задачи"

Название (тему) задачи можно ввести непосредственно в списке задач (там, где написано Щелчок добавит элемент), но лучше нажать кнопку Создать панели инструментов и ввести название задачи, а также настроить ее параметры в специальном окне задачи (рис. 33.2).

Рис. 33.2.  Окно задачи

Во вкладке Задача в поле Тема следует ввести название задачи, которое потом будет отображаться в списке задач.

В полях Срок и Дата начала необходимо ввести или выбрать дату планового окончания задачи и дату начала работ соответственно.

В поле Состояние можно выбрать состояние выполнения задачи (Не началась, Выполняется, Отложена и т.д.). В счетчике Готово можно указать процент готовности задачи на момент начала ее выполнения.

В основном поле окна задачи можно ввести с клавиатуры дополнительный поясняющий текст. Этот текст не будет отображаться непосредственно в списке задач. Туда же можно добавить файлы, которые могут понадобиться при выполнении задачи. Для добавления файла к задаче нажмите кнопку Добавить файл панели инструментов или выполните команду Вставка/Файл. В окне Вставка файла (рис. 33.3) перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните мышью по значку вставляемого файла.

Рис. 33.3.  Добавление файла к задаче

По окончании настройки параметров задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов (рис. 33.4).

Рис. 33.4.  Окно настройки параметров задачи. Настройка закончена

После сохранения задача будет отображена в списке задач (рис. 33.5). Для просмотра и редактирования задачи следует дважды по ней щелкнуть мышью.

Рис. 33.5.  Список задач