3.11. Деловые бумаги
3.11.1. Информационное наполнение и назначение системы
Система включает в себя образцы документов, используемые на практике предприятиями с различными организационно-правовыми формами и направлениями деятельности. Это формы типовых договоров, контракты, учредительные, организационные, внутренние документы, формы отчетности предприятий, страховых и банковских учреждений.
В системе присутствуют документы, утвержденные конкретными нормативными правовыми актами – это официально утверждённые формы документов (формы бухгалтерской и статистической отчётности, банковские документы и прочие). При помощи гипертекстовых ссылок возможен переход в системе к документу, утвердившему данную форму. Наряду с ними в системе присутствуют документы, вид которых исторически сложился или документы, разработанные частными фирмами по заказам.
Документы представлены в виде незаполненных форм (шаблоны) и в виде заполненных форм (образцы)
3.11.2. Карточка реквизитов и особенности поиска в системе
Карточка реквизитов для системы «Деловые бумаги» имеет ряд особенностей. Общий вид карточки представлен на рис.3.15.
Поле Тематика заполняется в соответствии со специально разработанным рубрикатором. Иерархический рубрикатор носит смешанный характер: в нем представлены как виды деятельности (бухгалтерский учёт, аренда, страхование, нотариат), так и виды документов (документационное обеспечение деятельности предприятий, деловая переписка).
Поле Разработчик содержит названия государственных органов власти, разработавших ту или иную официально утверждённую форму отчётности и названия частных фирм, предоставивших документы по договору.
Поле Источник чаще всего заполняется для официально утверждённых типовых форм документов. Документ-источник – это нормативный правовой акт с конкретными реквизитами, как правило утвержденная в нем типовая форма является приложением к такому документу.
Поле Номер типовой формы заполняется только для официально утверждённых типовых форм, которым присваивается номер. По заданному конкретному номеру типовой формы система быстро выдаёт единственный документ.
Поле Дата последнего изменения имеет смысл для тех форм отчётности вид которых меняется законодательно, например, для документов бухгалтерской отчётности.
Приведём примеры заполнения карточки реквизитов для поиска документов в базе «Деловые бумаги».
Пример.Найдем типовую форму, утверждённую Инструкцией Госкомзема РФ от 01.03.2000.
Поскольку в задании указано, что искомая форма утверждена официальным документом, то этот документ будет выступать в качестве источника. Поэтому в карточке реквизитов нужно заполнить поле Источник, выбрав из словаря позициюИнструкция Госкомзема РФ от 01.03.2000.
В результате буден получен один документ: «Сведения о земельном участке, закреплённым за государственным унитарным предприятием или государственным учреждением федеральной формы собственности». Если вызвать на экран текст документа и обратиться к ярлычку Справка, то обнаружится, что в полеДата последнего измененияуказана не дата принятия Инструкции Госкомзема, а другая, более поздняя. Это свидетельствует о том, что в данный документ вносились поправки, и система «Деловые бумаги» их отслеживает.
Пример.Найдем документ по номеру типовой формы: 070/У.
Для этого воспользуемся полем Номер типовой формы. Выберем из Словаря этого поля искомое значение –070/Уи в карточке реквизитов появится сообщение: «Запросу соответствует один документ». В результате будет получен один документ: «Справка для получения путёвки. Форма №070/У. Обратившись к справке документа, можно получить информацию о разработчике этого документа и о документе-источнике, утвердившем данный документ. Это Приказ Минздрава РФ от 14.06.2001 №215.
Пример.Найдем образец записей в трудовую книжку, связанных с вопросами перевода на другую работу.
Для этого в поле Тип документа выберем значение образец. Система отреагирует сообщением внизу карточки реквизитов: «Запросу соответствует 118 документов». Это слишком большой список для просмотра, поэтому необходимо конкретизировать информацию об искомом документе. Обратимся к полю Название документа. В полеВыбраны:сформируем запрос по условиюИсо словами:труд*, книжк*, перевод*. В результате будет найден искомый документ. Текст документа содержит примерные образцы заполнения трудовой книжки для разных вариантов ситуации перевода. Обратившись к ярлычкуСправка, можно получить информацию о документе – о фирме-разработчике и дате последнего изменения.
Рис.3. 1
Задания для самостоятельной работы
Найти документ «Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них». Ответить на следующие вопросы:
Является ли этот документ официально утверждённой формой?
Кем разработан этот документ?
Найти формы документов, утвержденных Госстроем РФ, для оформления пакета документов по выполнению работ для муниципальных нужд.
Найти пример письма иностранному партнёру и скопировать MS WORD.
Найти документ «Заявка на признание сертификата». Ответить на вопросы:
Является ли этот документ официально утверждённой формой?
Кем разработан этот документ?
Найти шаблон договора на строительно-отделочные работы. Ответить на вопросы:
Является ли этот документ официально утверждённой формой?
Кем разработан этот документ?
Можно ли внести изменения в представленный текст этого документа?
Найти документ – форму №3, утверждённую Госстроем РФ, представляющий собой смету на строительство объекта и скопировать её в MS WORD. Перейти по гиперссылке в документ, «Методические указания по определению стоимости строительной продукции». Найти в нём главу о соответствующей смете на строительство объекта и скопировать её в MS WORD. Сохранить.
Найти документ, представляющий собой допуск для производства строительно-монтажных работ на территории организации. Сохранить его во внутренней папке. Ответить на вопрос:
«Каким документом он утвержден?»
Как к нему обратиться?
Найти документы: «Доверенность на право управления транспортным средством» и сохранить шаблон этого документа. Ответить на вопрос:
В каких случаях требуется нотариальное заверение?
Найти документ, представляющий собой шаблон заявления на регистрацию автомобиля по доверенности. Сохранить во внешней папке в формате rtf.
Найти и сохранить во внутренней папке «Договор о международном лизинге оборудования».
Найти и сохранить во внешней папке в формате rtf “Контракт на куплю-продажу товаров” на английском языке. Ответить на вопрос:
Кто является разработчиком этого документа?
Найти и сохранить во внутренней папке список документов, утверждённый Инструкцией ГТК РФ от 13.10.1999.
Найти документы, разработанные юридической фирмой «Паритет».