4.3. Операции со списками документов
4.3.1. Представление списка документов
Результатом поиска является список документов. Список формируется после воздействия на кнопкуПросмотр формы запроса.
В АРМ «Юрист» список документов появляется в специальном окне, где представлена информация о документах: сокращенное название вида документа, сокращенное название органа, принявшего документ, дата принятия, номер и название документа. Вид окна списка изображен на рис. 4.11.
Расшифровку сокращенного названия вида акта можно получить, если совместить указатель мыши с сокращением, а затем нажать и удерживать левую кнопку мыши. В заголовке окна содержатся: имя списка, количество документов в списке и номер выделенного элемента в этом списке.
Текст выделенного в списке документа выдаётся на экран в отдельном окне после двойного щелчка.
По умолчанию найденный список документов выдаётся на экран в режиме просмотра «Список». Как уже упоминалось ранее (в разделе Структура АРМ «Юрист»), информация о каждом документе хранится в специальной картотеке АРМ «Юрист» в виде информационных карточекдокументов. На карточке представлена в кратком виде информация о документе. Переключиться в режим просмотра карточки документа можно из окна списка. Полоса прокрутки в правой части карточки позволяет осуществить просмотр карточек документа всего списка. Вид карточки представлен нарис. 4.10. В левой части карточки расположены поля (сверху вниз), в которых в сокращенном виде представлены следующие данные о документе :
база документов; номер раздела по классификатору АРМ «Юрист»;
вид документа; дата принятия;
принявший орган;
номер документа;
источник публикации;
срок действия
Реквизиты, дополнительные характеристики и атрибуты связей документов указаны на карточке в сокращенном виде. Расшифровку сокращения можно получить, если выбрать соответствующее поле в карточке указателем мыши, а затем нажать и удерживать левую кнопку мыши.
Возможно наличие кнопки Пдля вызова примечания к документу и кнопкиО для вызова присоединённого графического изображения. Заметим, что сравнительно немного документов из всех баз снабжены рисунком или примечаниями, поэтому на большинстве карточек эти кнопки отсутствуют.
Рис. 4. 10
Кнопка Текст предназначена для доступа к тексту документа. Если такая кнопка отсутствует на карточке, значит, документ содержится в базе без текста. Цифра над кнопкойТекстуказывает на порядковый номер документа в списке.
На карточке имеется доступ к раскрывающемуся списку ассоциативных слов, характеризующих документ в целом.. Списки ассоциативных слов для каждого документа создаются сотрудниками АгенстваIntralex в процессе юридической обработки и могут быть использованы в качестве слов для поиска.
Кроме того, на карточке могут присутствовать также кнопки Корр.иРесп. (или одна из них) для доступа к спискам документов, логически связанным с данным документом.. Если для документа не выявлены логические связи, то такие кнопки на карточке отсутствуют.
Документ является корреспондентом, если он изменяет другие документы, например, отменяет или дополняет. Документ являетсяреспондентом, если он сам выпущен или изменен на основании других, например, принят на основании или во исполнение другого документа. Следующий пример поясняет способ установления связей и содержание списков связанных документов.
Пример. Найдем в базе документов «Нормативные правовые акты РФ» Постановление Правительства РФ №190 от 29.03.2002 «О лицензировании аудиторской деятельности». Обратимся к карточке документа. Здесь имеются кнопки Корр.иРесп., под каждой из кнопок на карточке указано количество документов в соответствующем списке (рис. 4.10). Задействовав кнопкуРеспмы получим доступ к списку документов, для которых наш документ является респондентом. В нашем случае в списке находится только один документ, это Федеральный закон №158-ФЗ от 25.09.98 «О лицензировании отдельных видов деятельности». Внизу окна присоединенного списка красным шрифтом указан тип связи для выделенного маркером документа списка. То есть документ Постановление Правительства РФ №190 от 29.03.2002 «О лицензировании аудиторской деятельности» принятв соответствиис Федеральным законом №158-ФЗ от 25.09.98 «О лицензировании отдельных видов деятельности» и по отношению к последнему являетсяреспондентом. Задействовав кнопкуКорр., мы получим список документов,для которых наш первоначальный документ является корреспондентом. Это список из трёх документов, один из которых – Постановление Правительства РФ №472 от 27.04.99 «О лицензировании отдельных видов аудиторской деятельности в Российской Федерации»утрачивает силу, другой – Письмо Министерства финансов РФ от 11.04.02 № 28-05-01/781/СШ – принят на основании рассматриваемого, третий – Постановление Правительства РФ №678 от 14.09.00 «О размерах платы, взимаемой при лицензировании банковского аудита» – на основании нами найденногоутрачивает силу.
Списки документов-корреспондентов и документов-респондентов очень помогают при работе с правовыми нормами, в которые законодателем многократно вносились поправки. Тексты документов, связанных с данным, являются источником слов, обычно употребляемых законодателем в связи с исследуемым правовым аспектом. Эти слова могут быть использованы в качестве условий для нового поиска. Кроме того, анализ корреспондентских связей позволяет проследить всю цепочку изменений, выявить изменение подходов законодателей к той или иной правовой проблеме.
4.3.2. Анализ списков
Для работы со списками и анализа содержимого полученного списка в АРМ «Юрист» предусмотрены операции: Сортировка, Удалить, Удалить из списка по значениям, Поиск в списке, Сравнить с другим списком, Копировать в другой список, Сохранить список в части папки, Печать. Все эти операции доступны через контекстное меню (вызываемое правой кнопкой мыши) или черезГлавное меню, пунктСписок.
Рис. 4. 1
По умолчанию список выдается отсортированным по дате. Для дальнейшего анализа списка есть возможность отсортировать его по другим параметрам: по органу, по номеру, по источнику, по видудокументов. Далее, если будут выявлены ненужные документы, их можно исключить. Для этого есть две операции –Удалить, Удалить из списка по значениям. В тех случаях, когда нужно исключить из списка целую группу документов по какому-то признаку, прибегают к операцииУдалить из списка по значениям. Если же нужно исключить какой-то конкретный документ или группу документов, их выделяют в списке и задействуют операциюУдалить.
Пример.В Базе Российская Федерация. Нормативные правовые акты – сделаем поиск по в режиме «Эксперт», используя слова –регистрация товарных знаков, сосредоточенные в предложении. Получим список документов.
Далее предпримем действия по отсечению ненужных документов из списка. Произведём сортировку по принявшему органу. Документы, которые не отражают вопрос в целом, а касающиеся частных, ведомственных применений юридических норм, мы из списка исключим. Выделим в списке документы, помечаемые следующими аббревиатурами: изданные ФАСР (Федеральной авиационной службой России), ФГПН (Федеральным горным и промышленным надзором России), СМС (Советом министров СССР), МТЭ (Министерства топлива и энергетики РФ), МПР(Министерства природных ресурсов РФ), Министерства образования РФ, Госкомстата РФ – затем используем операцию Удалитьконтекстного меню. В результате список уменьшился на 11 документов. Чтобы удалить документы, принятые Президентом РФ, в которых утверждается годовой бюджет государства, воспользуемся операциейУдалить из списка по значениюконтекстного меню. На экран будет выданаформа такого же вида, как и длявыборки документов из базы, но с заголовком Выбор значений, по которым документы будут исключены из списка.В этой форме нужно указатьте значения, по которым следует исключить документы из списка, а именно: в полеОрганвыберем –Президент РФ, в полеНазвание– словобюджет. В окне сразу появится число исключаемых документов, в нашем случае – 4. После нажатия кнопкиПросмотрна экран будет выдан результирующий список документов.
4.3.3. Поиск в списке
В полученном списке документов можно сделать уточняющий поиск. Для этого используется пунктПоиск в спискеконтекстного меню, либо пунктПоискГлавного меню, далее – пунктВ списке. На экран будет выдана форма запроса, в которую нужно ввести условия уточняющего поиска. В результате будет получен новый список, который является частью исходного.
Пример.Произведём уточняющий поиск в списке, полученном в предыдущем примере. Из всех документов по вопросу регистрации товарных знаков выберем только те, в которых говоритсяо правилах составления заявки на регистрацию товарных знаков. Для этого, имея на экране окно с исходным списком документов, обратимся к контекстному меню, выбрав в нём пунктПоиск в списке. Затем на экран будет выдана форма для поиска, где в качестве исходного поля для поиска указано то количество документов, которое имеется в исходном списке. Далее необходимо обратиться к режиму «Эксперт» и ввести слова:правило,составление, заявка, регистрация, товарный, знак, полеСочетание слов в– предложении. Система выдает на экран результат отбора – 11 документов. Задействовав кнопкуПросмотр, получим на экране окно результирующего списка.
4.3.3. Сохранение списков
Зафиксировать результаты деятельности пользователя по отбору документов из базы в АРМ «Юрист» можно несколькими способами. – сохранив список найденных документов, сохранив выборочные документы из списка во временном списке – «Портфеле», сохранив условия запроса списка для дальнейшего использования.
Чтобы не утратить найденный список документов и сохранить его для дальнейшего использования, необходимо прибегнуть к сохранению списка. Для каждого нового списка в АРМ «Юрист» создаётся вложенная часть папки в Рабочей папке.
Для рассмотренного выше примера произведем сохранение списка в части папки.
Пример.
Поскольку для нас рабочей папкой является папка «Примеры» и все найденные материалы мы будем сохранять в ней, то дальнейшие действия будут такими.
Через контекстное меню вызываем операцию Сохранить список в части папки. На экран будет выдано окно, приведённое на рис. 4.12. В полеНазваниечасти необходимо ввести имя части папки. Для удобства в дальнейшей работе лучше давать осмысленные имена. Мы введем имя –Регистрация товарных знаков. После ввода имени станет активной кнопкаСоздать. После щелчка мышью по этой кнопке станет видно, что часть папки с выбранным именем уже создана. Теперь пользователю остаётся решить выполнить действие по сохранению списка документов в части папки. Для этого нужно задействовать кнопкуСохранитьв нижней части окна. Заметим, что можно сохранить не все найденные документы в списке, а выборочно – заранее отмеченные, использовав флажокТолько выделенные элементы.
В примере, приведённом выше, показано, как произвести сохранение списка в части папки. Это необходимо сделать в тем случае, если со списком предстоит дальнейшая работа. Обращаясь в последующие сеансы к рабочей папке, пользователь найдет там сохранённые ранее списки в частях папки. В ходе работы над разными аспектами правовой проблемы пользователь может формировать структуру рабочей папки в соответствие со своим планом работ, создавая вложенные части папки для вновь найденных списков документов. Такое структурированное хранение материалов и результатов работы позволяет после окончания этапа анализа документов легко перейти к созданию итогового документа.
Рис. 4. 12
Следует отметить, что при сохранении списка в части папки автоматически сохраняются также условия запроса, по которым получен данный список.
Сохраненные условия запроса можно неоднократно использовать вновь для поиска в обновлённой базе документов. Это позволяет выявить новые документы в базе по исследуемому вопросу.
Возможен вариант, когда в части папки сохраняют только условия запроса, списка документов там не будет. Для этого , имея в рабочем окне открытый список документов, необходимо обратиться к пункту СпискиГлавного меню и задействовать операциюСохранить условия запроса, далее – создать новую часть папки и сохранить.
Не всегда есть необходимость сохранять весь список. Случается, что документы по отдельному аспекту правовой проблемы отбираются в несколько этапов из разных списков. В АРМ «Юрист» имеется средство для накопления и формирования списков – Портфель.Он формируется с помощью командкопированияиперемещенияиз других списков. После того, как текущий список в портфеле примет окончательный вид, его можносохранить в части папки, аПортфель– очистить.
Реализовать такой вариант работы можно следующим образом.
Пример.В результате поиска получен список документов, из которого для дальнейшей работы пригодятся только несколько, но пользователь хочет испробовать еще несколько вариантов отбора информации из базы документов. Нужные документы выделяются в списке (напомним, что для выборочного выделения документов в списке при помощи мыши необходимо удерживать нажатой клавишуCtrl). Затем вызываем правой кнопкой мыши контекстное меню и задействуем операциюКопировать в другой список. В ответ на эти действия пользователя система выдает на экран окноВыбор необходимого списка, в котором видно название спискаПортфель, доступного из данной рабочей папки. Теперь достаточно задействовать кнопкуВыбор. Чтобы обратиться к содержимому списка «Портфель», достаточно обратить свой взор в нижний левый угол рабочего окна АРМ «Юрист». По умолчанию именно там находится свернутое окно списка «Портфель».
4.3.4. Сравнение списков
Проведя несколько сеансов поиска с различающимися условиями, получают в результате несколько списков документов. АРМ «Юрист» позволяет сравнить любую пару открытых списков и автоматически выделить различающиеся элементыв сравниваемых списках.
Пример.В предыдущем примере был получен список по теме «регистрация товарных знаков». Попробуем получить другой список по той же тематике, а затем сравним два списка.
Второй поиск сделаем, добавив к предыдущим условиям поиска раздел классификатора – 030.130.000 «Интеллектуальная собственность(исключительные права). тем условиям для поиска. В результате получим более узкий список (49 документов).
Имея в рабочем окне АРМ «Юрист» два открытых списка, обратимся к пункту Сравнить с другим спискомглавного меню. В окне списка «Регистрация товарных знаков» увидим выделенные документы. Так отмечены документы, которых нет во втором списке. Заметим, что наложение условий классификатора сужает полученный список, но может привести также и к тому, что какие-то документы не попадут в список, т.е. останутся вне поля деятельности пользователя. В частности, во второй список не вошёл документ, прямо относящийся к тематике запроса: «Правила составления подачи заявки на регистрацию товарного знака и знака обслуживания», изданный Комитетом по патентам и товарным знакам РФ от 29.12.92.
Кроме сравнивания двух списков, АРМ «Юрист» оснащён ещё одной операцией сравнивания.
Установить, принадлежит ли конкретный документ к какому-либо из зарегестрированных списков можно при помощи карточки документа. Вызвав на экран карточку документа, следует обратиться к пункту ДокументГлавного меню, далее – пунктПринадлежность к списку.
Рис. 4. 13
4.3.5. Ретроспектива запросов
В течение сеанса работы пользователь может произвести много запросов к базе документов. Те из них, после которых была использована кнопка Просмотр, запоминаются в Рабочей папке в видеРетроспективы запросов. Ретроспектива запросов создаётся системой автоматически в рабочей папке после обращения пользователя к списку после первого запроса.
Для доступа нужно открыть окно, отображающее структуру Рабочей папки и активизировать Ретроспективу запросовдвойным щелчком. В ответ на это действие будет выдано окно(рис. 4.13), где представлено условие последнего запроса. Используя полосу прокрутки, можно обратиться к более ранним условиям. Следует заметить, что условия запросов попоиску из спискав Ретроспективе запросов не присутствуют.
Из рис. 4.13 видно, что в окнеРетроспектива запросовимеются инструменты для использования результатов уже проведённой работы и исключения дублирования действий. Так, например:
кнопка Просмотрпозволяет обратиться к результатам произведенных запросов (если списки не были сохранены – по-другому их вызвать нельзя);
кнопка Изменитьпозволяет модифицировать условия запросов, внося новые условия в имеющиеся здесь же поля и получив тем самым новый запрос;
кнопка Сохранить в папкепредназначена для сохранения указанных в окне условий запроса в отдельной части папки.
Вопросы для самоконтроля
Можно ли в одной части папки сохранить несколько списков?
Обязательно ли создавать примечание к списку
Обязательно ли создавать новую часть папки для сохранения нового списка?
Какое средство АРМ «Юрист» используется для накопления документов, скопированных из разных списков?
Какое средство позволяет обратиться к результатам прежних запросов?
Каким образом сделать выборку документов из списка по следующим критериям: по виду документа, по дате, по принявшему органу
Каким образом удалить из списка документы, удовлетворяющие определенным критериям?
Каким образом перекомпоновать имеющиеся списки документов?
Каким образом средствами АРМ «Юрист» сравнить два списка документов?
Каким образом удалить из списка документы по какому-либо признаку?
Как получить информацию об источнике опубликования документа?
Как вызвать информационную карточку документа?
Каким образом можно получить доступ к спискам документов‑респондентов и документов‑корреспондентов?
В каких целях можно использовать присоединённые списки документов‑респондентов и документов‑корреспондентов?
Задания для самостоятельной работы
Найти документы в базе Российская Федерация по вопросу: сертификация товаров и услуги сохранить список в одноимённой папке. Произвести поиск в списке по следующим критериям:
исключить из списка документы, в названии которых есть слова: физическая культура или спорт;
исключить из списка документы, изданные Министерством юстиции РФ;
выбрать из списка документы, имеющие статус федерального закона;
выбрать из списка документы, изданные ГТК РФ;
выбрать из списка документы, изданные Государственным комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации;
выбрать из списка документы по вопросам сертификации продукции и услуг в строительстве;
выбрать из списка документы по вопросам сертификации пищевых продуктов;
выбрать из списка документы по вопросам сертификации экологической безопасности производств
Найти документы в базе Российская Федерация по вопросу: торгово‑промышленная палатаи сохранить список в одноимённой папке. Произвести поиск в списке по следующим критериям:
выбрать из списка документы, имеющие статус постановлений Правительства РФ;
выбрать из списка документы, изданные ГТК РФ;
выбрать из списка документы, изданные Торгово-промышленной палатой РФ;
выбрать из списка документы, в текстах которых имеется упоминание о Всемирной торговой организации
выбрать из списка документы, в текстах которых имеется упоминание о малом предпринимательстве
Найти документы в базе Российская Федерация по вопросу: Нотариати сохранить список в одноимённой папке. Произвести поиск в списке по следующим критериям:
прохождение стажировки в нотариальной конторе;
консульская легализация документов
федеральное законодательство о нотариате
лицензии на право нотариальной деятельности