17. Самостоятельно оформите приказ о приеме на работу нового сотрудника, где выставите дату приема на работу: 15.10.2009.

18. В Кадровом планировании убедитесь, что в вашей организации нет вакантных должностей, и самостоятельно закройте вакансию на должность Менеджера.

19. C помощью инструмента Кадровое планирование заполните Штатное расписание по текущей расстановке работников.

Тема 10. Обучение персонала

Цель: приобретение навыков по ведению информации обучения сотрудников в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.

Описание работы

Система обучения персонала программы Зарплата и Управление Персоналом позволяет создавать планы обучения работников предприятия и регистрировать прохождение курсов обучения работниками.

В программе могут быть описаны самые разнообразные курсы обучения. Если по результатам обучения выдается какой-либо документ, то в справочнике Курсы обучения можно указать конкретный вид документа из справочника Виды документов об образовании.

При разработке курса обучения можно подробно описать его состав в виде набора занятий. Такая возможность будет полезна при разработке внутренних курсов обучения. Занятия, из которых составляются курсы обучения, описываются в отдельном справочнике Занятие курсов обучения, что позволяет создавать разнообразные курсы, направленные на изучение одной и той же дисциплины, но с различной глубиной изучения. Например, один курс может состоять из нескольких занятий, а другой - более углубленный, в дополнение к этим занятиям содержать еще несколько.

Каждое занятие характеризуется формой обучения. В справочнике Формы обучения содержатся наиболее распространенные формы занятий, в дополнение к ним можно описать «свои» формы обучения.

Для каждого занятия и курса обучения можно указать список компетенций, на развитие которых направлено обучение.

Для планирования обучения предназначены два документа: Планирование обучения и Заявка на обучение. Необходимость в двух документах обусловлена тем, что обучение персонала для целей планирования можно рассматривать в двух аспектах:

• регулярное обучение в соответствии с долгосрочной программой повышения квалификации персонала;

• разовое (ситуативное) обучение как реакция на единичные или внеплановые изменения организационных процессов на предприятии (например, всех работников предприятия нужно научить пользоваться новой пропускной системой; отдельных работников кадровых и бухгалтерских служб нужно научить работать с конфигурацией Зарплата и Управление Персоналом),

Для планирования первого вида обучения предназначен документ Планирование обучения, в котором регистрируется плановое количество работников, которые должны пройти определенный курс к заданной дате. Для планирования обучения конкретных работников используется документ Заявка на обучение, в котором указывается курс обучения и список работников, запланированных к обучению.

При проведении документов сведения о количестве работников, обучение которых запланировано, записываются в регистр накопления Потребности в обучении по виду движения Приход. На основании данных этого регистра формируется отчет Учебный план.

Для организации обучения и регистрации прохождения курса обучения работниками предназначен документ Прохождения курса обучения. Документ может быть введен на основании документа Заявка на обучение. При проведении документа данные о количестве работников, прошедших, обучение, записываются в регистр накопления Потребности в обучении по виду движения Расход. Список работников, прошедших обучение и реквизиты полученных ими документов об образовании (если курс предусматривает получение таких документов) фиксируются в регистре сведений Пройденные учебные курсы, на основании данных которого формируются отчеты Пройденные курсы обучения и Развитие компетенций.

Для работы с обучением персонала будет удобно использовать Полный интерфейс. Заходим в меню Сервис – Переключение интерфейса ­– Полный интерфейс.

Курсы обучения

Курсы обучения условно можно разделить на внутренние - проводимые силами компании, и внешние - курсы и семинары, предлагаемые сторонними организациями. Соответственно отличаются и задачи, решаемые с помощью конфигурации: в случае внутреннего обучения обычно требуется разработать учебный курс, а в случае внешнего обучения - ввести в программу готовый курс обучения.

Для разработки учебного курса сначала описывается список занятий, из которых впоследствии формируется курс обучения. При описании готового курса обучения его обычно не разбивают на отдельные занятия,

1. Элементы справочника Курсы обучения являются основной аналитикой подсистемы обучения персонала: планирование и регистрация прохождения обучения ведется в разрезе конкретных курсов обучения. Составим курс для повышения квалификации менеджеров. Для этого зайдем в справочник Курс обучения (Персонал – Обучение и Аттестации – Учебные курсы).

2. Справочник является иерархическим, что позволяет группировать курсы обучения произвольным образом. Создадим новый учебный курс в справочнике Курс обучения, для этого нажмем кнопку Ins.

3. Для каждого курса обучения указывается его наименование (в нашем случае укажем Тренинг по продажам), дополнительно может быть задано произвольное текстовое описание курса (укажем Тренинг позволяет: развить квалификацию менеджеров по продажам, которые уже имеют опыт работы и обучения, повысить результативность работы менеджеров по продажам, дает возможность научиться самостоятельно привлекать клиентов). Также можно группировать учебные курсы по различным группам, для этого через поле Группа можно создать и выбрать конкретную группу курсов (создадим и выберем новую группу Обучение менеджеров). В табличной части на закладке Состав курса может быть указан список занятий, составляющих курс обучения. Состав курса – заполняется с помощью справочника Занятие курсов. Зайдем в этот справочник.

4. Создадим новое занятие, для этого в справочнике Занятие курсов нажмем кнопку Ins. В справочнике Занятие курсов обучения описываются отдельные занятия, из которых впоследствии могут формироваться курсы обучения. Для каждого занятия обязательно указывается его наименование (укажем наименование Структура исходящего звонка), а также могут быть указаны: текстовое описания занятия (заполните его самостоятельно), длительность занятия в часах (в нашем случае 2 часа), форма проведения занятия (первое занятие у нас будет проведено в форме Лекции) и список компетенций, на развитие которых направлено занятие (заполните его самостоятельно). Для каждой компетенции указывается ее вес в составе занятия, в качестве веса может выступать, например, процент времени от общей длительности занятия, посвященного развитию конкретной компетенции (для указанных компетенций самостоятельно распределите веса). Рекомендуется, чтобы сумма весов всех компетенций, изучаемых на занятии, составляла 100 %. Для выполнения этой рекомендации предназначен режим коррекции весов компетенций. При использовании этого режима в случае редактирования веса одной из компетенций, веса остальных автоматически корректируются программой для достижения общей суммы 100 %. Режим включается или отключается по кнопке Коррекция весов. Аналогичным образом добавьте следующие занятия, укажите к ним описания и изучаемые компетенции:

• Создание диалогов (1 час, Семинар).

• Как обойти обычные отговорки? (1 час, Решение кейсов).

• Практика телефонного звонка: «Назначение встречи» (1 час, Тренинг).

• Этапы и ключевые моменты переговорного процесса (1 час, Лекции).

• Практика переговорного процесса (1 час, Лекции).

• Работа над ошибками (1 час, Семинар).

• Коммуникативные технологии (отработка способов влияния) (1 час, Тренинг).

5. При заполнении курса обучения в случае внутреннего обучения имеется возможность рассчитать объем курса в часах и заполнить список компетенций, на развитие которых направлен курс, на основании данных из справочника Занятия курсов обучения. Для этого предназначена кнопка Составить по занятиям нижней командной панели формы (при ее нажатии происходит автоматическое заполнение реквизитов формы, отмеченных, так же как и надпись на кнопке, «звездочкой»). Список весов компетенций рассчитывается автоматически на основании весов компетенций отдельных занятий, входящих в курс обучения. Нажмем кнопку Составить по занятиям и убедимся что эти поля заполнены корректно.

6. Также могут быть указаны: затраты на одного обучающегося, валюта затрат (укажем 20 000 руб.) и документ, который выдается по окончанию курса.

7. Для заполнения поля При прохождении курсов может быть выдан документ необходимо зайти в специальный справочник Документы об образовании (Персонал – Обучение и Аттестации – Документы об образовании) и занести необходимые документы об образовании (занесем новый документ Сертификат и выберем его в нашем курсе обучения).

8. На этом формирование курса обучения закончено. Для того чтобы сохранить все внесенные данные и закрыть документ нажмем кнопку ОК. Также можно закрыть справочник Курсы обучения.

Планирование обучения

1. Документ Планирование обучения предназначен для регистрации потребности предприятия в обучении работников в соответствии с долгосрочной программой повышения квалификации персонала. Создадим новый документ, для этого зайдем в справочник Персонал – Обучение и Аттестации – Планирование обучения и нажмем кнопку Ins.

2. В табличной части документа формируется план обучения. Каждая строка плана отражает курс обучения, количество работников, которые должны пройти этот курс, и дату, к которой обучение должно быть завершено. С помощью кнопки Распределить на период можно вызвать специального помощника формирования равномерного во времени плана обучения. Нажмем на эту кнопку.

3. В форме помощника выбирается курс обучения (выберем вновь добавленный Тренинг по продажам), вводится количество работников, которых планируется обучить (поскольку в нашей организации работает два менеджера, укажем 2), и указывается период времени, по месяцам которого необходимо распределить обучение (укажем 2 месяца, ноябрь и декабрь 2009 года). При нажатии кнопки Распределить в табличную часть документа будут добавлены строки с равномерно распределенными в течение заданного периода времени потребностями в обучении. При проведении документа формируются записи в регистре накопления Потребности в обучении, данные из которого используются для построения отчета Учебный план.

4. Документ Заявка на обучение (Персонал – Обучение и Аттестации – Заявка на обучение) предназначен для планирования потребностей в обучении конкретных работников предприятия. Необходимо отметить, что если обучение по курсу запланировано с помощью документа Планирование обучения, то дополнительной регистрации заявок на обучение не требуется. Предполагается, что потребности в конкретном обучении планируются либо сводно по работникам с помощью документа Планирование обучения, либо по конкретным работникам с использованием документа Заявка на обучение. Самостоятельно сформируйте заявку на обучение для директора организации на декабрь 2009 года.

5. Сформируем отчет Учебный план. Для этого зайдем в формирование отчета по учебному плану (Персонал – Обучение и Аттестации – Учебный план) и нажмем кнопку Сформировать. Убедимся, что на 2009 год у нас запланировано обучение 3-х сотрудников организации. Отчет Учебный план предоставляет возможность сформировать сводный учебный план по данным планирования потребностей в обучении, введенным документами Планирование обучения и Заявка на обучение, а также сравнить запланированное к обучению количество с количеством работников, фактически прошедших обучение за заданный период времени. Отчет является настраиваемым и позволяет выводить информацию с использованием различных группировок и отборов. По умолчанию отчет настроен так, чтобы плановое и фактическое количество обучаемых работников, а также плановые затраты на обучение были отражены в разрезе курсов и месяцев обучения.

Прохождение обучения

1. Для фиксирования прохождения обучения создается новый документ Прохождение обучения (Персонал – Обучение и Аттестации – Прохождение обучения), в котором указывается курс обучения (укажем Тренинг по продажам) и список работников (укажем 2-х менеджеров и одного директора Сидоров Антон Александрович, Прокушева Елена Владимировна, Губанов Петр Нестерович), которые будут проходить этот курс.

2. С помощью документа Прохождение обучения можно сразу сформировать мероприятие и участие сотрудников организации в этом мероприятии. Программа Заплата и Управление Персоналом позволяет планировать занятость работников в различных мероприятиях. Данные о занятости работников в мероприятиях учитываются при планировании отпусков и встреч работников. Каждое новое мероприятие описывается в справочнике Мероприятия, где указывается его продолжительность и состав. Список работников, которые будут участвовать в мероприятии, регистрируется с помощью документа Участие в мероприятиях. При проведении документа план занятости работников записывается в регистр сведений Событийный план занятости физлиц (тот же регистр, в котором хранится информация об утвержденных запланированных отпусках работников). На основании данных плана занятости работников в мероприятиях формируется отчет Участие работников в мероприятиях. Отчет Планируемая занятость работников позволяет получить консолидированные данные плана занятости: по запланированным отпускам и мероприятиям, в которых участвуют работники. Для того, чтобы сформировать новое мероприятие и участие в нем необходимо сначала провести документ Прохождение обучения, для этого нажмем на кнопку ОК.

3. Снова откроем сформированный документ Прохождение обучения. Для формирования мероприятия нажмем на кнопку Организация обучения – Создать мероприятие.

4. Для каждого мероприятия задается дата его начала и окончания. В отдельном табличном поле описывается состав мероприятия. Для каждой составной части указывается дата и время ее начала и окончания. Составные части мероприятия сохраняются в программе в виде элементов подчиненного справочника Состав мероприятия. В нашем случае программа заполнит автоматически название мероприятия и состав мероприятия по учебному курсу. Укажем начало и окончание запланированного мероприятия 01.11.09 – 31.12.09, а также начало и окончание каждого занятия мероприятия, сделайте это самостоятельно. После этого проведите заполненное мероприятие, нажав на кнопку ОК.

5. Занятость в мероприятиях регистрируются с помощью документа Участие в мероприятиях. При проведении обучения этот документ можно вызвать из документа Прохождение курса обучения через кнопку Организация обучения – Запланировать занятость, откроем его. В форме документа выбирается мероприятие и указываются работники, участвующие в этом мероприятии. Для каждой составляющей мероприятия, в которой участвует работник, в табличную часть вводится отдельная строка, в которой указывается в качестве кого (слушатель, участник или ответственный) он участвует (в нашем случае программа автоматически заполнила соответствующие поля). При проведении документа производится проверка, не заняты ли работники одновременно в нескольких составляющих мероприятия или на других мероприятиях, а также, не запланированы ли отпуска по работникам на время их участия в мероприятии. При обнаружении таких ситуаций выводится сообщение об ошибке и документ не проводится. Укажем директора в качестве ответственного за все мероприятие и изменим участие Сидорова Антона Александровича с участника на ответственного во всех занятиях и проведем документ, нажав на кнопку ОК.

6. Снова проведем измененный документ Прохождение обучения, нажав на кнопку ОК.

7. После прохождения курса обучения в документе необходимо установить флажок Курс пройден, указать дату окончания курса и повторно провести документ. При этом будут сформированы записи по регистрам программы. Для курсов, по окончании которых предусмотрена выдача документа об образовании, при установке флажка Курс пройден имеется возможность указать дату выдачи и реквизиты выданного документа. При этом имеется возможность автоматического заполнения даты выдачи документа на основании даты окончания курса (по кнопке Заполнить - Заполнить даты). При проведении документа с установленным флажком Курс пройден факт прохождения курса обучения группой работников записывается в регистр накопления Потребности в обучении, сведений о прохождении курса и реквизиты выданных документов об образовании фиксируются в регистре сведений Пройденные учебные курсы. Документ Прохождение курса обучения регистрирует только факт обучения работников с целью приобретения определенных компетенций. Качество приобретенных компетенций в виде их оценок следует регистрировать с помощью документа Аттестация работника. Самостоятельно завершите курс датой 31.12.09 и впишите реквизиты выданных сертификатов.