Глава 7.

Рассмотрим подробнее эти стили поведения.

Уклонение (избегание, уход). Данная форма поведения выбирается тогда, когда индивид не хочет отстаивать свои права, сотрудничать для выработки решения, воздерживается от высказывания своей позиции, уклоняется от спора. Этот стиль предполагает тенденцию ухода от ответственности за решения. Такое поведение возможно, если исход конфликта для индивида не особенно важен, либо, если ситуация слишком сложна и разрешение конфликта потребует много сил у его участников, либо у индивида не хватает власти для решения конфликта в свою пользу.

Противоборство, конкуренция характеризуется активной борьбой индивида за свои интересы, применением всех доступных ему средств для достижения поставленных целей: применением власти, принуждения, других средств давления на оппонентов, использованием зависимости других участников от него. Ситуация воспринимается индивидом как крайне значимая для него, как вопрос победы или поражения, что предполагает жесткую позицию по отношению к оппонентам и непримиримый антагонизм к другим участникам конфликта в случае их сопротивления.

Уступчивость, приспособление. Действия индивида направлены на сохранение или восстановление благоприятных отношений с оппонентом путем сглаживания разногласий за счет собственных интересов. Данный подход возможен, когда вклад индивида не слишком велик или когда предмет разногласия более существен для оппонента, чем для индивида. Такое поведение в конфликте используется, если ситуация не особенно значима, если важнее сохранить хорошие отношения с оппонентом, чем отстаивать свои собственные интересы, если у индивида мало шансов на победу, мало власти.

Сотрудничество означает, что индивид активно участвует в поиске решения, удовлетворяющего всех участников взаимодействия, но не забывая при этом и свои интересы. Предполагается открытый обмен мнениями, заинтересованность всех участников конфликта в выработке общего решения. Данная форма требует продолжительной работы и участия всех сторон. Если у оппонентов есть время, а решение проблемы имеет для всех важное значение, то при таком подходе возможно всестороннее обсуждение вопроса, возникших разногласий и выработка общего решения с соблюдением интересов всех участников.

При компромиссе действия участников направлены на поиски решения за счет взаимных уступок, на выработку промежуточного решения, устраивающего обе стороны, при котором особо никто не выигрывает, но и не теряет. Такой стиль поведения применим при условии, что оппоненты обладают одинаковой властью, имеют взаимоисключающие интересы, у них нет большого резерва времени на поиск лучшего решения, их устраивает промежуточное решение на определенный период времени.

Стили избегания и уступчивости не предполагают активного использования конфронтации при решении конфликта. При противоборстве и сотрудничестве конфронтация является необходимым условием выработки решения. Учитывая, что решение конфликта предполагает устранение причин, его породивших, можно сделать вывод, что только стиль сотрудничества реализует данную задачу полностью. При избегании и уступчивости решение конфликта откладывается, а сам конфликт переводится в скрытую форму. Компромисс может принести лишь частичное разрешение конфликтного взаимодействия, так как остается достаточно большая зона взаимных уступок, а полностью причины не устранены.

В некоторых случаях считается, что конфронтация в разумных, контролируемых пределах более продуктивна с точки зрения решения конфликта, чем сглаживание, избегание и даже компромисс, хотя данного утверждения придерживаются не все специалисты. Вместе с тем встает вопрос о цене победы и что представляет собой поражение для другой стороны. Это крайне сложные вопросы при управлении конфликтами, так как важно, чтобы поражение не явилось базой формирования новых конфликтов и не привело бы к расширению зоны конфликтного взаимодействия.

Переговоры представляют широкий аспект общения, охватывающий многие сферы деятельности индивида. Как метод решения конфликтов переговоры представляют собой набор тактических приемов, направленных на поиск взаимоприемлемых решений для конфликтующих сторон.

Для того чтобы переговоры стали возможными, необходимо выполнение определенных условий:

* существование взаимозависимости сторон, участвующих в конфликте;

* отсутствие значительного различия в возможностях (силе) субъектов конфликта;

* соответствие стадии развития конфликта возможностям переговоров;

* участие в переговорах сторон, которые реально могут принимать решения в сложившейся ситуации.

Каждый конфликт в своем развитии проходит несколько этапов (см. табл. 7.8). На некоторых из них переговоры могут быть не приняты, так как еще рано, а на других будет уже поздно их начинать и тогда возможны только ответные агрессивные действия.

Считается, что переговоры целесообразно вести только с теми силами, которые имеют власть в сложившейся ситуации и могут повлиять на исход события. Можно выделить несколько групп, чьи интересы затрагиваются в конфликте:

первичные группы - затронуты их личные интересы, они сами участвуют в конфликте, но не всегда от этих групп зависит возможность успешного ведения переговоров,

вторичные группы - затронуты их интересы, но эти силы не стремятся к открытому проявлению своей заинтересованности, их действия скрыты до определенного времени. Могут существовать еще и третьи силы, также заинтересованные в конфликте, но еще более скрытые. Примером существования множества сил за внешним проявлением одного конфликта является "югославский кризис".

Таблица 7.8 Возможность переговоров в зависимости от этапа развития конфликта

Этапы развития конфликта

Возможности переговоров

напряженность

несогласие

переговоры проводить рано, еще не все составляющие конфликта определились

соперничество, враждебность

переговоры рациональны

агрессивность

переговоры с участием третьей стороны

насилие

военные действия

переговоры невозможны, целесообразны ответные агрессивные действия

Правильно организованные переговоры проходят последовательно несколько стадий:

* подготовка к началу переговоров (до открытия переговоров);

* предварительный выбор позиции (первоначальные заявления участников об их позиции в данных переговорах);

* поиск взаимоприемлемого решения (психологическая борьба, установление реальной позиции оппонентов);

* завершение (выход из возникшего кризиса или переговорного тупика).

Подготовка к началу переговоров. Перед началом любых переговоров крайне важно хорошо к ним подготовиться: провести диагностику состояния дел, определить сильные и слабые стороны участников конфликта, спрогнозировать расстановку сил, выяснить, кто будет вести переговоры и интересы какой из групп они представляют.

Кроме сбора информации, на этой стадии необходимо четко сформулировать свою цель участия в переговорах. В этой связи следует ответить на такие вопросы:

• в чем состоит основная цель проведения переговоров (см. табл. 7.9)?

• какие есть в распоряжении альтернативы? Реально переговоры проводятся ради достижения результатов, которые были бы наиболее желательными и допустимыми;

• если соглашение не будет достигнуто, как это отразится на интересах обеих сторон?

• в чем состоит взаимозависимость оппонентов и как это выражается внешне?

Также прорабатываются процедурные вопросы: где лучше проводить переговоры? какая атмосфера ожидается на переговорах? важны ли в будущем хорошие отношения с оппонентом?

Опытные переговорники считают, что отданной стадии, если она правильно организована, на 50% зависит успех всей дальнейшей деятельности.

Таблица 7.9 Возможные цепи и результаты участия в переговорах

Формулировка целей

Возможные результаты

отражают в максимальной степени наши интересы

наиболее желательные для нас результаты

учитывают наши интересы

допустимые результаты

практически не учитывают наши интересы

неприемлемые результаты

ущемляют наши интересы

совершенно неприемлемые

Вторая стадия переговоров - первоначальный выбор позиции (официальные заявления участников переговоров). Эта стадия позволяет реализовать две цели участников переговорного процесса: показать оппонентам, что их интересы вам известны и вы их учитываете; определить поле для маневра и попытаться оставить в нем как можно больше места для себя.

Обычно переговоры начинаются с заявления обеих сторон об их желания и интересах. При помощи фактов и принципиальной аргументации (например, "задачи компании", "общий интерес") стороны пытаются укрепить свои позиции.

Если переговоры проходят с участием посредника (ведущего, переговорника), то он должен каждой стороне дать возможность высказаться и сделать все от него зависящее, чтобы оппоненты не перебивали друг друга.

Кроме того, ведущий определяет факторы сдерживания сторон и управляет ими: допустимое время на обсуждаемые вопросы, последствия от невозможности прийти к компромиссу. Предлагает способы принятия решений: простое большинство, консенсус. Определяет процедурные вопросы.

Третий этап переговоров состоит в поиске взаимоприемлемого решения, психологической борьбе.

На этом этапе стороны проверяют возможности друг друга, насколько реальны требования каждой из сторон и как их выполнение может отразиться на интересах другого участника. Оппоненты представляют факты, выгодные только им, заявляют о наличии у них всевозможных альтернатив. Здесь же возможны различные манипуляции и психологическое давление на противоположную сторону, попытка оказать давление на ведущего, захватить инициативы всеми возможными способами. Цель каждого из участников - добиться равновесия или небольшого доминирования.

Задача посредника на данном этапе - увидеть и привести в действие возможные комбинации интересов участников, способствовать внесению большого количества вариантов решений, направить переговоры в русло поиска конкретных предложений. В случае, если переговоры начинают приобретать резкий характер, задевающий одну из сторон, ведущий должен найти выход из создавшегося положения.

Четвертый этап - завершение переговоров или выход из тупика.

К этому этапу уже существует значительное количество различных предложений и вариантов, но соглашение по ним еще не достигнуто. Время начинает поджимать, увеличивается напряженность, требуется принятие какого-то решения. Несколько последних уступок, сделанных обеими сторонами, могут спасти дело. Но здесь важно для конфликтующих сторон четко помнить, какие уступки не влияют на достижение их основной цели (см. табл. 7.9), а какие сводят на нет всю предыдущую работу.

Председательствующий, используя данную ему власть, регулирует последние разногласия и приводит стороны к компромиссу.

Общие рекомендации по решению конфликтной ситуации могут быть сведены к следующему.

1. Признать существование конфликта, т.е. признать наличие противоположных целей, методов у оппонентов, определить самих этих участников. Практически эти вопросы не так просто решить, бывает достаточно сложно сознаться и заявить вслух, что ты находишься в состоянии конфликта с сотрудником по какому-то вопросу. Иногда конфликт существует уже давно, люди страдают, а открытого признания его нет, каждый выбирает свою форму поведения и воздействия на другого, однако совместного обсуждения и выхода из создавшейся ситуации не происходит.

2. Определить возможность переговоров. После признания наличия конфликта и невозможности его решить "с ходу" целесообразно договориться о возможности проведения переговоров и уточнить, каких именно переговоров: с посредником или без него и кто может быть посредником, равно устраивающим обе стороны.

3. Согласовать процедуру переговоров. Определить, где, когда и как начнутся переговоры, т.е. оговорить сроки, место, процедуру ведения переговоров, время начала совместной деятельности.

4. Выявить круг вопросов, составляющих предмет конфликта. Основная проблема состоит в том, чтобы определить в совместно используемых терминах, что является предметом конфликта, а что нет. Уже на этом этапе вырабатываются совместные подходы к проблеме, выявляются позиции сторон, определяются точки наибольшего разногласия и точки возможного сближения позиций.

5. Разработать варианты решений. Стороны при совместной работе предлагают несколько вариантов решений с расчетом затрат по каждому из них, с учетом возможных последствий.

6. Принять согласованное решение. После рассмотрения ряда возможных вариантов, при взаимном обсуждении и при условии, что стороны приходят к соглашению, целесообразно это общее решение представить в письменном виде: коммюнике, резолюции, договоре о сотрудничестве и др. В особо сложных или ответственных случаях письменные документы составляются после каждого этапа переговоров.

7. Реализовать принятое решение на практике. Если процесс совместных действий заканчивается только принятием проработанного и согласованного решения, а дальше ничего не происходит и не меняется, то такое положение может явиться детонатором других, более сильных и продолжительных конфликтов. Причины, вызвавшие первый конфликт, не исчезли, а только усилились невыполненными обещаниями. Повторные переговоры проводить будет намного сложнее.

7.7.2. Управление стрессами

Множество конфликтов, сопровождающих нашу жизнь, приводит достаточно часто к дополнительным нервным нагрузкам на человека, к стрессовым ситуациям, к необходимости управлять стрессами.

Понятие "стресс" было заимствовано из области техники, где оно означает способность различных тел и конструкций противостоять нагрузке. Любая конструкция имеет предел прочности, превышение которого ведет к ее разрушению.

Перенесенное в область социальной психологии понятие "стресс" включает в себя целый спектр состояний личности, вызванных множеством событий: от поражений или побед до творческих переживаний и сомнений. Некоторые специалисты считают, что стресс - это то давление в мире, которое приводит к состоянию эмоционального дискомфорта. Другие полагают, что эмоциональный дискомфорт- это стресс, вызванный давлением или условиями, именуемыми стрессорами.

В целом стресс - явление, часто встречающееся. Незначительные стрессы неизбежны и безвредны, но чрезмерный стресс создает проблемы как для личности, так и для организаций, сложности в выполнении поставленных задач. Под стрессом мы будем понимать комплекс физических, химических и психологических реакций человека на стимулы или стрессоры в окружающей обстановке. При этом силы окружающей среды выводят из равновесия физиологические и психологические функции человека.

Состояние стресса может быть вызвано совокупностью физических, психологических факторов, т.е. стрессорами. Например, физические факторы: слишком высокая или слишком низкая температура в рабочем помещении, сильные запахи, недостаточная освещенность, повышенный уровень шума и пр.

Примерами психологических факторов, ведущих к возникновению стрессовых ситуаций, являются:

• недостаточная нагрузка сотрудника, при которой работнику не представляется возможность продемонстрировать свою квалификацию в полной мере. Ситуация, достаточно часто встречаемая в отечественных организациях, перешедших на сокращенный режим работы или вынужденных сокращать объемы работ из-за неплатежей заказчиков;

• недостаточно ясное понимание работником своих роли и места в производственном процессе, коллективе. Такая ситуация обычно бывает вызвана отсутствием четко установленных прав и обязанностей специалиста, неясностью задания, отсутствием перспектив роста;

• необходимость одновременного выполнения разнородных заданий, не связанных между собой и одинаково срочных. Данная причина характерна для руководителей среднего звена в организации при отсутствии разграничения функций между подразделениями и уровнями управления;

• неучастие работников в управлении фирмой, принятии решений по дальнейшему развитию деятельности организации в период резкого изменения направлений ее активности. Такое положение характерно для значительного количества крупных отечественных организаций, где не налажена система управления персоналом и рядовые сотрудники оторваны от процесса выработки решений. На многих западных фирмах существуют целые программы вовлечения персонала вдела фирмы и разработки стратегических решений, особенно при необходимости увеличения объема производства или улучшения качества выпускаемых изделий.

На рис. 7.17 приведены факторы, влияющие на возникновение стрессов личности в организации.

Поскольку стрессы в нашей жизни неизбежны, то необходимо уметь управлять ими, снижать неизбежный вред, который они приносят. Существует несколько способов адаптации человека к стрессам. Первый - на уровне организации, в результате изменения в политике, структуре производства, выработке четких требований к сотрудникам, оценке их деятельности. Такие изменения устраняют источник стрессовых ситуаций. Второй - на уровне отдельной личности. Этот способ состоит в том, чтобы уметь справляться со стрессами индивидуально, используя специальные программы по нейтрализации стрессов. Такие программы включают медитацию, тренинг, упражнения, диету и иногда даже молитву. Они помогают человеку чувствовать себя лучше, расслабиться, восстановить свои силы. Некоторые из таких программ кратко приведены в табл. 7.10. Подобные программы существуют и применяются на уровне всей организации, особенно много их разработано в последние годы на предприятиях стран Западной Европы и США.

Например, в Швеции Закон 1991 г. "О производственной среде" поощряет трудящихся менять свою рабочую обстановку, приспосабливать ее под себя, а администрации предлагается во всем им помогать. В этих странах профессиональный стресс рассматривается в контексте общей обстановки на фирме и в обществе. Во многих программах во главу угла ставится задача уменьшения стресса за счет лучшей организации труда, изменения характера труда, установления реальных плановых заданий, улучшения личных взаимоотношений в организациях, создания небольших рабочих групп. Американские компании все чаще сталкиваются с требованиями о выплате компенсаций за "профессиональный" стресс и достаточно часто платят. Если в 1983 г. из всех судебных исков, предъявленных фирмам, 15% касались платы за профессиональный риск, то в 1993 г. эта величина составила уже 40%, а удовлетворяются эти иски в два раза чаще, чем иски по физическому ущербу здоровью.

Рис. 7.17. Факторы, влияющие на развитие стрессов

В 1994 г. Управление профилактики болезней и охраны здоровья США сообщило, что 61% предприятий со штатом более 750 служащих проводят внедрение программ борьбы со стрессами. Специалисты фирм могут использовать знания о стрессах и здоровье работников для построения и применения на уровне организации специальных семинаров. Например, "Леви Страус" проводила программу, в которой на ежедневных семинарах участвовало 1500 сотрудников. Преподавались техники расслабления, самомотивационные процедуры, проводилось обучение способам изменения поведения.

Таблица 7.10 Примеры методов нейтрализации стрессов

наименование метода

краткая характеристика метода

планирование

со многими проблемами в личной или профессиональной жизни можно справиться с помощью планирования. Уделите некоторое время уяснению ваших личных или служебных задач. На работе установите определенные часы для планирования деятельности на следующий день. Определите, как эта деятельность соотносится с вашими личными целями и целями всей компании.

физические упражнения

регулярные упражнения очень полезны для здоровья человека, они являются хорошим выходом для отрицательной энергии, благотворно влияют на общее 'физическое состояние.

диета

продолжительный стресс может привести к образованию недостатка витаминов, ослаблению организма, создать условия для слишком сильной восприимчивости к болезням. Кроме того, во время стресса нормальный режим питания нарушается, поэтому важным является выдерживание правильной диеты

психотерапия

широкое разнообразие техник, обычно используемых при интенсивной работе со специалистами-профессионалами

психоанализ

форма психотерапии, при которой исследуются подсознательные основания ненормального поведения

медитация и расслабление

многочисленные, пришедшие с Дальнего Востока техники, включающие медитацию, йогу, дзен-буддизм и др.

7.8. Управление безопасностью

В современных экономических и политических условиях развития нашей страны, характеризующихся появлением различных форм собственности, все большую значимость приобретает понятие "безопасность". Рядом с привычными для каждого предприятия службами техники безопасности и охраны здоровья персонала появляются коммерческие службы, обеспечивающие экономическую безопасность предпринимательства. Новое содержание приобретают процессы охраны результатов творческой научной, инженерной и художественно-конструкторской деятельности. Сегодняшний подход к раскрытию понятия управление безопасностью - это прежде всего основанное на признанных во всем мире принципах законодательное регулирование отношений всех видов собственности.

7.8.1. Техника безопасности в организации

Безопасность на рабочем месте - не только вопрос техники или организации производства, но прежде всего моральная обязанность каждого руководителя. Несчастные случаи, происшедшие по причине технических и организационных недостатков, постепенно уходят в прошлое, в то время как большая часть травм и материального ущерба происходит по причине неправильного поведения людей.

Основная мысль, которую нам хотелось бы пронести через весь раздел, заключается в том, что несчастные случаи просто так не происходят. Обычно они являются результатом комбинации факторов, которые делают их, если не неизбежными, то весьма вероятными. Главные из этих факторов: плохое обучение, непродуманная политика в области техники безопасности и ее реализация на местах. Кроме того, проблемы могут возникнуть из-за пагубного и достаточно распространенного убеждения персонала, что несчастный случай может произойти с кем угодно, только не с ним.

Осознание этих факторов всегда должно находиться в поле зрения законодательных органов. Правовая защита от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также профилактические мероприятия по охране здоровья находят свое отражение в трудовом законодательстве, в Положении о государственном страховании, в системе стандартов безопасности труда. Ответственность за состояние техники безопасности лежит на руководстве организации.

Какие имеются возможности для предотвращения несчастных случаев на производстве? Достаточно ли только соблюдать инструкции по технике безопасности и инструктировать сотрудников?

Тщательный анализ условий, порождающих несчастные случаи, вновь и вновь подтверждает: сами по себе технические факторы редко являются причиной. Кроме того, всегда легче исследовать и понять противоречащее безопасности состояние производственного объекта, чем выяснить точные обстоятельства несчастного случая, так как чаще всего ни менеджер, ни сотрудник не хотят нести персональную ответственность и скрывают действительные причины. Для определения состояний, при которых возникают нарушения правил техники безопасности, лучше всего выделить опасные объекты. По каждому объекту нужно установить соответствие требуемым стандартам безопасности. Таким образом, если анализировать несчастные случаи по унифицированному каталогу условий, способствующих возникновению несчастных случаев, то руководитель сможет быстро установить причину нарушения правил безопасности труда.

Ошибки, основанные на поведении людей, установить труднее. Если инженер по технике безопасности, да и любой руководитель, спросит, не эксплуатируется ли оборудование с нарушением правил техники безопасности, то чаще всего он получит необъективный ответ. Кто же сознается, что несчастный случай объясняется его собственными недостатками? Какой руководитель признается, что случай связан с неудовлетворительным обучением или пренебрежительным отношением к инструктажу или потому, что к работе был допущен неподготовленный работник? Однако именно эти ошибки лежат в основе большинства несчастных случаев. По данным статистики, примерно половина всех несчастных случаев происходит из-за невнимательности, чрезмерного усердия, равнодушия ответственных за проведение работ.

Очень легко найти человека, на которого можно переложить всю вину и думать, что проблема решена. Вероятно, порой это и есть один из вариантов решения вопроса, но важнее задаться вопросом: "Как получилось, что организация позволила человеку действовать таким образом?" Если и найдется человек, на которого можно возложить всю вину, это не освободит руководителя и организацию от повторения подобной ситуации. Необходимо выяснить основную причину происшедшего.

Как руководитель, Вы можете ссылаться на то, что будете точно следовать предписаниям и тем самым выполнять свои обязанности по обеспечению безопасности труда. Но и это неполное понимание задач руководителя, поскольку ответственность за безопасность своих сотрудников нельзя переложить на предписания или, например, на отдел техники безопасности в лице его начальника или инженера этой службы. К сожалению, такая неверная установка встречается часто.

Поэтому необходимо пробудить и укрепить сознание ответственности за безопасность труда у руководителей и сотрудников. Руководитель должен разъяснить сотрудникам и довести до их сведения все, что от них требуется, и предпринять необходимые шаги, чтобы это успешно реализовать. Правила техники безопасности должны быть четко сформулированы и любое нарушение этих правил должно повлечь за собой принятие дисциплинарных мер.

В системах управления безопасностью труда в организациях часто применяют разделение всех сотрудников, с которыми могут произойти несчастные случаи, на три типичные группы:

• сотрудники, которые не придерживаются правил по технике безопасности по незнанию. Зачастую это новички в организации, неопытные и недостаточно проинструктированные в процессе введения в должность;

• сотрудники, хотя и знающие, как надо действовать, но не выполняющие правила, поскольку отвлекаются по разным причинам, бывают перегружены, нервничают. Иногда из-за усталости, личных неприятностей или болезни, сильного возбуждения они становятся не способны выполнять определенную деятельность;

• сотрудники, которые хотя и знают, как правильно работать, и умеют это делать, но не придают значения соблюдению правил по технике безопасности. Обычно причина этого заключается в чрезмерном усердии, спешке, ложном героизме. Такие сотрудники не считают свои рискованные методы работы опасными и не осознают того, что они могут привести к несчастному случаю. Большая доля нарушений правил техники безопасности имеет своим началом подобное неправильное отношение сотрудников к вопросам безопасности.

Управление персоналом обязательно включает в себя специальное обучение сотрудников необходимым им правилам техники безопасности. И это обязанность, которой не удастся избежать любому руководителю. Обучение правилам техники безопасности и охраны здоровья - единственная форма обучения, которая является обязательной по закону.

Хотя, несомненно, существуют определенные специфические потребности, зависящие от конкретной отрасли промышленности или конкретной работы, но список различных категорий сотрудников, нуждающихся в обучении, очевидно, будет одинаков. Это - новые сотрудники, проходящие введение в должность, менеджеры и руководители низшего звена, ответственные (штатные и общественные) за технику безопасности, представители профсоюзов и постоянный персонал организации. Одной из серьезных проблем среди лиц, работающих длительное время в организации, является их "привыкание" копаемым ситуациям. Очень трудно изменить укоренившееся у них отношение к тем или иным явлениям. Поэтому необходимо, чтобы штатные сотрудники постоянно проходили обучение по технике безопасности. Частично данный вопрос можно решить путем настойчивого внедрения этих правил в жизнь, но чаще всего следует принимать какие-то другие меры. Например, можно предложить новую схему техники безопасности, которая может повысить интерес сотрудников к данным вопросам и побудить их обращать больше внимания на возможные опасные ситуации. Необходимо внимательно рассмотреть каждую такую ситуацию на собрании сотрудников. С этой целью хорошо использовать видеофильм или фильмы, предназначенные для создания у персонала представления о необходимой технике безопасности и для того, чтобы сотрудники взглянули на эти вопросы с другой стороны.

Один из наиболее полезных методов обучения ответственных по технике безопасности, а также и всех сотрудников - тренинг, ориентированный на выявление конкретных ситуаций, представляющих опасность на их конкретных рабочих местах в обычной рабочей обстановке. Табл. 7.11 содержит примеры таких опасных ситуаций.

Таблица 7.11 Примеры опасных ситуаций

№

Характеристика опасных ситуаций

Примеры опасных ситуаций

1.

Все, что может вызвать падение

Вода или жир на полу;

Прокладывание провода;

Осколки (обломки) на полу;

Испорченное половое покрытие, плохо положенное ковровое покрытие; Оставленные, брошенные по полу предметы;

Повреждения лестницы и ступенек и т.п.

2.

Падающие предметы

Кирпичи, трубы, инструмент и т.д.

3.

Риск пожара, взрыва

Электрическая проводка, химические вещества, воспламеняющиеся материалы и т.д.

4.

Выступы, выдающиеся части

Все опасно выступающие углы или предметы, которые могут вызвать повреждения.

5.

Ситуации, способные перерасти в опасные (многие из которых требуют защитной одежды)

Высотные работы, вспышки, радиация, шум, повышенная или пониженная температура и т.д.

Если вышеперечисленные ситуации сочетаются, то они могут представлять собой особенно серьезную опасность.

В любой системе управления существенное значение отводится контролю. Для того чтобы быть уверенным, что правила по технике безопасности выполняются, любому руководителю необходимо вести контроль за их соблюдением. Мы остановим внимание на двух очень полезных подходах контроля за соблюдением правил техники безопасности, способствующих предупреждению несчастных случаев.

Первый подход- метод "регулярных проб". Он предполагает наличие обученных наблюдателей, которые обходят организацию (отдел) по предписанному маршруту и выявляют недостатки в сфере техники безопасности. Такую задачу можно возложить и на сотрудника отдела ТБ. Главное здесь то, что контрольный уровень возможных нарушений должен быть задан, и задача контролирующего - не допустить его превышения. Метод позволяет выявить опасные ситуации до их перерастания в несчастные случаи и инциденты.

Второй - метод "критических случаев". Он предполагает опрос сотрудников для выявления причин ситуаций, близких к опасным. И этот подход ориентирован на предотвращение несчастных случаев.

Все вышесказанное предполагает, что руководитель хорошо знаком с "желаемыми стандартами", может оценить, насколько эти задачи выполняются, какие шаги необходимо предпринять, чтобы улучшить положение дел. Он осуществляет регулярную проверку соблюдения техники безопасности, чтобы гарантировать соответствие поведения работников установленным стандартам в течение продолжительного периода времени.

Если организация хочет поставить дело так, как требуется законодательством и стандартами, необходимо обращать внимание на все случаи нарушений техники безопасности и фиксировать их. Только тогда специалисты по персоналу и по технике безопасности смогут помочь руководителю, предоставляя необходимые статистические данные и анализ несчастных случаев, а также выводы, сделанные на основе их изучения.

7.8.2 Управление системой охраны здоровья персонала

Рассматривая в данном разделе вопросы соблюдения правил техники безопасности с целью обеспечения необходимых условий труда своим сотрудникам, руководитель не может себе позволить игнорировать состояние здоровья подчиненных (и своего тоже!). Все больше и больше организаций считают, что сотрудники являются самым важным и главным фактором нормального функционирования организации, и предпринимают активные шаги для того, чтобы создать наилучшие условия для работы своего персонала: обеспечивают сотрудников всеми необходимыми средствами для поддержания здоровья (начиная с гимнастического зала и кончая профилакториями), используют обучающие программы по снятию стресса, профессиональное консультирование и т.д.

С другой стороны, сегодня многие люди ни по-настоящему больны, ни по-настоящему здоровы. Они жертвы нового образа жизни, в котором не ориентируются. Для нашей страны это резкий переход к рыночным отношениям. Для высокоразвитых стран - прогрессирующее развитие техники. Но и то и другое ставит перед людьми задачи, которые им не всегда по плечу. Они порой не понимают, как придать своей жизни смысл и использовать свои способности и возможности. Многие врачи придерживаются мнения, что человек, который перед собой больше не видит цели, бывшей для него до сих пор стимулом и поддержкой, лишается сил. Поэтому большинство людей сегодня попали в ситуацию, в которой ослабевает их психическое и физическое сопротивление болезням.

Все это должно побуждать руководителей организаций более глубоко подходить к анализу причин отсутствия сотрудника на работе.

Сегодня определенные категори работников испытывают страх перед работой, перед коллегами, перед руководителем, особенно причиняющий вред вегетативной нервной системе. Страх вредит больше, чем чрезмерные требования к работающему. Поэтому большое влияние на предрасположенность к заболеванию оказывает установка к работе и степень удовлетворения работающего, получаемая им от своей деятельности. В таких случаях как перегрузка на работе, так и недогрузка приводят к одному результату - отсутствию на рабочем месте. Многими исследованиями доказано, что с ростом ответственности за результаты работы и удовлетворенности от своей деятельности время отсутствия на работе сокращается.

Сегодня становится общепризнанным, что несчастные случаи и отсутствие на рабочем месте очень часто бывают вызваны стрессовыми ситуациями, злоупотреблением алкоголем или применением наркотиков все три причины взаимосвязаны. В табл. 7.12 перечислены некоторые симптомы стресса физического, эмоционального и поведенческого характера.

Таблица 7.12 Характер и симптомы стресса

№

Характер симптомов

Симптомы стресса

1.

Физические симптомы

Сильное сердцебиение, пульсация - ощущение, что сердце бьется сильно, нерегулярно или очень быстро;

Боль и тяжесть в груди;

Нестерпимая брюшная боль и понос;

Частое мочеиспускание;

Покалывание в конечностях;

Мышечное напряжение и часто боль в шее или ниже по позвоночнику;

Нарушение менструального цикла у женщин; Постоянная головная боль; мигрени; Высыпания на коже;

Раздвоенность восприятия, трудности в фокусировании зрения.

2.

Эмоциональные симптомы

Частые и быстрые изменения настроения; Неоправданное беспокойство по поводу незначительных событий;

Неспособность сопереживать;

Отрешенность и повышенная мечтательность; Чувство усталости и неспособность сконцентрироваться;

Повышенная раздражительность и обеспокоенность.

3.

Поведенческие симптомы

Нерешительность и необоснованные жалобы; Возросшее количество прогулов и замедленное восстановление после несчастных случаев и болезни;

Создание опасных ситуаций;

Плохая работа, отговорки, увиливание; Повышенное употребление табака и алкоголя, медицинских препаратов;

Переедание или (реже встречающееся) отсутствие аппетита;

Нарушение сна; Ухудшение показателей на работе.

Нет необходимости доказывать, что люди, находящиеся в состоянии стресса, нуждаются в помощи для разрешения своих проблем. Такую помощь они могут получить от семьи или друзей, но это не единственный источник поддержки. Поскольку работа часто является основным источником проблем, то руководители предприятия также несут ответственность за предотвращение и устранение стресса. В этом смысле очень полезно знать факторы или возможные источники стресса на работе. Главными из них могут быть:

* перегрузка (длительная работа) или недогрузка (скука);

* отсутствие системы поддержки (обратной связи) от руководителя и/или коллег внутри организации;

* неправильное определение объема работы: несоответствие между способностью /навыками сотрудника и потребностями работы;

* отсутствие навыков/умений, необходимых для выполнения работы;

* неясность или неопределенность поставленных задач: несоответствие между обязанностями и правами;

* неразумная организационная политика в передвижении кадров: вынужденные перемещения по службе;

* плохие условия работы: шум, грязь, отсутствие помещений;

* неблагоприятное социальное окружение: работа в одиночестве, постоянное давление со стороны окружающих, неспособность работать в группах;

* неспособность сотрудника справляться с напряжением на работе, с конфликтами, которые обычно возникают при выполнении определенных видов работ.

Зная и понимая как руководитель собственную, а также реакцию других людей на стресс и то, как он проявляется в наблюдаемом поведении, Вы можете распознать его симптомы значительно быстрее. Это первый шаг в определении причин стресса и выявлении того, чем он обусловлен: организационными факторами или напряжением на работе. При подобных причинах стресса руководитель может модифицировать работу или смягчить воздействие неблагоприятных факторов, или каким-то образом изменить окружающую обстановку.

Нужно уметь правильно использовать сотрудников на работе. Они довольны, если требования, которые перед ними ставят, не слишком высоки, но и не слишком низки. Они предпочитают, чтобы требования соответствовали их опыту, чтобы работали они в небольшой группе, а не в коллективе большой численности. С высокой заболеваемостью дело обстоит так же, как и с большой текучестью сотрудников: причину явления часто следует искать в уровне руководства персоналом.

Потери рабочего времени из-за отсутствия сотрудников на работе решающим образом зависят от удовлетворенности и отношения сотрудников друг к другу. Своим поведением руководитель способен значительно влиять на потери времени. Очень важным фактором при этом является стиль руководства, рациональное использование сотрудника на работе и хорошие условия труда.

7.8.3. Экономическая безопасность организации

С проводимыми в России реформами тесно связана предпринимательская деятельность всех без исключения организаций. То, что раньше входило в понятие "экономическая безопасность" и ограничивалось только лишь защитой секретов, в наше время приобретает более широкое толкование в связи с возникновением института предпринимательства. Поэтому в дальнейшем было бы точнее говорить об экономической безопасности предпринимательства.

Политика безопасности начинается с реализации Конституции страны и охраны конституционной законности. Конституционными основаниями политики безопасности предпринимательства можно назвать: верховность права; признание норм международного права; гарантии свободы экономической деятельности, равенство и гарантии всех форм собственности; гарантии прав и свобод человека и гражданина, их государственная защита; гарантии судебной защиты прав и получения квалифицированной юридической помощи.

Для осуществления этих принципов чрезвычайно важным является создание правовой инфраструктуры предпринимательства через укрепление институтов частной собственности и гражданского права.

Главной правовой базой, на которой можно решать юридические проблемы безопасности предпринимательства, является Гражданский кодекс РФ. Совершенно правильно его называют экономической конституцией новой российской общественной системы.

Проблемы регулирования собственности, финансовой системы и информации являются определяющими для любого бизнеса. Поэтому очень важно, что именно права собственности и гражданские правоотношения являются тем объектом, который требует охраны и защиты со стороны государства и организации борьбы с посягательствами на это право.

Прежде чем рассматривать дальше особенности обеспечения экономической безопасности в системе складывающихся рыночных отношений, остановимся на одной из ключевых сфер человеческой деятельности - интеллектуальной, относящейся к главнейшим ресурсам государства, его научно-техническому потенциалу, который в конечном итоге и определит судьбу и результаты экономических преобразований. Речь идет о так называемой интеллектуальной собственности. Кроме того, это одно из главных направлений обеспечения экономической безопасности. Правовая защита интеллектуальной собственности практически полностью лежит на плечах государства.

Интеллектуальная собственность включает:

• промышленную собственность, под которой понимаются права на изобретения, товарные знаки, промышленные образцы и наименования мест происхождения товаров;

• авторское право, под которым понимаются права на литературные, музыкальные, художественные, фотографические, аудиовизуальные произведения, а также технологии интегральных схем и компьютерных программ и баз данных.

Все перечисленные результаты интеллектуальной деятельности человека имеют нематериальный характер. Поэтому следует подчеркнуть, что интеллектуальная собственность по существу устанавливает правовой режим охраны нематериальных объектов, а именно, выполняет в отношении нематериальных объектов ту же функцию, что и право собственника в отношении материальных объектов устанавливает абсолютное право, дающее возможность обладателю права вводить объект в хозяйственный оборот.

Законодательства всех стран четко оговаривают условия и нормы, соблюдение которых необходимо для получения правовой охраны интеллектуальной собственности. Это прежде всего оформление и подача заявок в правительственные органы (в России - НИИ Государственной патентной экспертизы). При положительном результате экспертизы от имени государства осуществляется выдача патентов (на изобретения и промышленные образцы) или свидетельства (на товарные знаки). Охрана патента ограничена во времени. Правовая охрана товарного знака не ограничена сроком при условии периодического продления регистрации.

К объектам охраны авторского права в России и большинстве стран мира отнесены оригиналы творений в области науки, литературы, искусства. Охрана авторских прав, как правило, означает, что некоторые виды использования произведений считаются законными только тогда, когда на них дано разрешение владельца авторского права.

Специфика перечисленных объектов охраны интеллектуальной собственности такова, что их охрана государством начинается с момента создания произведения и определяется не содержанием объекта, как это имеет место при охране объектов промышленной собственности, а формой самого произведения.

Организационная защита - следующее направление экономической безопасности. В рыночных условиях стабильная работа любой фирмы невозможна без надежной защиты от неправомерных посягательств на ее права, собственность и персонал от различного рода внутренних и внешних угроз. Следует заметить, что сегодня экономическая безопасность - это не только прерогатива государства и не только деятельность государственных служб по охране собственности, но это также право самих организаций бизнеса на обеспечение безопасности предпринимательской деятельности.

При выработке концепций защиты следует в первую очередь исходить из того, что конечной целью применения любых мер противодействия угрозам является защита персонала, материальных и финансовых средств и информационных ресурсов от нанесения им материального и морального ущерба в результате случайных или преднамеренных действий.

По целям защитные мероприятия в общем планы должны обеспечивать:

предупреждение появления угроз;

выявление возможных направлений и степень нарастания опасности;

обнаружение реальных действий, приносящих ущерб предпринимательству;

пресечение разглашения и утечки информации и несанкционированного доступа к ней;

ликвидацию последствий неправомерного получения информации и ее использования злоумышленниками.

Защитные меры, обеспечивающие экономическую безопасность предпринимательства, можно рассматривать как объектовые, групповые или индивидуальные, а по характеру активности - активные или пассивные средства и мероприятия. В таком общем виде можно рассматривать классификацию способов обеспечения экономической безопасности предпринимательства (рис. 7.18).

Анализ состояния дел в области экономической безопасности предпринимательства показывает, что:

обеспечение безопасности не может быть одноразовым актом. Это непрерывный процесс, заключающийся в обосновании и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей создания, совершенствования и развития системы безопасности, непрерывном управлении ею, контроле, выявлении ее узких и слабых мест и потенциально возможных угроз бизнесу;

безопасность может быть обеспечена лишь при комплексном использовании всего арсенала средств защиты во всех структурных элементах производственной системы и на всех этапах технологического цикла предпринимательской деятельности;

требуемый уровень безопасности не может быть обеспечен без надлежащей подготовки персонала предприятия и пользователей и соблюдения ими всех установленных правил, направленных на обеспечение безопасности.

Рис. 7.18. Общая классификация способов обеспечения экономической безопасности

С позиций системного подхода безопасность должна быть:

Непрерывной. Это требование проистекает из того, что злоумышленники всегда ищут возможность обойти защиту для достижения своих противоправных целей.

Плановой. Планирование осуществляется путем разработки планов действий по обеспечению защищенности организации всеми компонентами его структуры.

Централизованной. В рамках определенной предпринимательской структуры должна гарантироваться организационно-функциональная самостоятельность процесса обеспечения безопасности.

Конкретной. Защите подлежат конкретные объекты.

Активной. Защитные меры претворяются в жизнь с достаточной степенью настойчивости.

Надежной. Надежность методов, средств и форм защиты с одновременным дублированием средств и мер безопасности.

Универсальной. Меры безопасности независимы от места их возможного воздействия.

Комплексной. Для обеспечения безопасности во всем многообразии структурных элементов, угроз и каналов несанкционированного доступа должны применяться все виды и формы защиты в полном объеме.

Однако главным в безопасности предпринимательства являются экономические рычаги по возмещению ущерба и предотвращению негативных последствий для организации бизнеса. В этом заключается основной смысл обеспечения экономической безопасности предпринимательства от противоправных действий.

А если так, то поддержание правопорядка в экономической сфере заключается в развитии судебной системы с ведущей ролью арбитражных судов. Только арбитражные суды, а не административные и другие внеэкономические меры (как было ранее) могут воссоздать нормальный правопорядок в экономике и сделать предпринимательство цивилизованным.

Вопросы безопасности тесно связаны с риском. И связаны таким образом, что должен прежде всего предупреждаться и возмещаться ущерб, нанесенный законным интересам организаций. Поэтому без страховых компаний, без нормальной страховой деятельности в сфере безопасности, направленной на снижение предпринимательских рисков, обойтись невозможно.

Страхование коммерческих рисков - это сфера, где государство может поучаствовать и капиталами и нормативными механизмами.

Государство всегда имело и будет иметь монополию на борьбу с преступными элементами. Но точно так же государство не может отказывать организациям бизнеса в праве на обеспечение безопасности, на приобретение ими тех средств и услуг, которые гарантируют защиту и реализацию их прав как хозяйствующего субъекта.

В 1992 г. в России принят Закон "О частной детективной и охранной деятельности". Он открыл новую для страны сферу оказания услуг: негосударственного обеспечения безопасности предпринимательства. Сегодня на территории Российской Федерации на законных основаниях уже действуют около 5000 частных охранно-сыскных организаций, не считая собственных служб безопасности банков и других крупных коммерческих структур. Лицензии получили более 40 тысяч охранников (для сравнения: в США подобные структуры в два раза превосходят по численности полицию). Это еще раз подтверждает тезис, что безопасность в сфере бизнеса становится товаром и обеспечивается она по законам рынка.

Появление частных охранных предприятий в сегодняшней России - не случайное явление, оно не зависит от воли или желания какого-либо лица или государственного института. Это объективный процесс. По мере формирования и развития рыночных отношений в стране стихийно складывалась новая система обеспечения экономической безопасности, действующая на двух уровнях: государственном и негосударственном.

В настоящее время государственные правоохранительные органы заняты прежде всего обеспечением безопасности государственных интересов и государственной собственности и не в состоянии оперативно реагировать на изменение конъюнктуры в сфере частного бизнеса. Как показывает мировой опыт, данную миссию могут с успехом выполнять частные охранные организации и службы безопасности.

Задача государства заключается не в том, чтобы подмять под себя охранную и детективную деятельность негосударственных служб безопасности, а, наоборот, привести государственный механизм ее регулирования в соответствие с мировой практикой. Для этого каждое государство обладает механизмами лицензирования деятельности, сертификацией специальной техники, контролем информационного и оперативного взаимодействия.

Действующие в настоящее время и разрабатываемые законодательные и иные нормативные акты предусматривают право каждого коммерческого предприятия на выработку собственной концепции системы безопасности и создание соответствующей службы, реализующей эту концепцию на практике.

Служба безопасности коммерческой организации взаимодействует с подразделениями МВД РФ по обеспечению ее безопасности.

Исходя из задач, принципов организации и функционирования системы безопасности, основных угроз безопасности коммерческой организации, целесообразно выделить основные направления деятельности и задачи коммерческого предприятия по обеспечению его безопасности (табл. 7.13).

Таблица 7.13 Основные направления деятельности и задачи коммерческой организации

по обеспечению своей безопасности

№

Направления деятельности

Задачи

1

2

3

1.

Информационно-аналитические исследования и прогнозные оценки безопасности

Добывание и анализ информации о мировом и национальном рынках и прогнозирование их развития;

Организация работ по выявлению конфиденциальной информации, обоснование уровня ее конфиденциальности, документальное оформление в виде перечней сведений, подлежащих защите;

Сбор экономической и научно-технической информации для обеспечения эффективности деловых отношений с партнерами, выявление в их числе некредитоспособных и ненадежных;

Выявление и прогнозирование реальных и потенциальных угроз безопасности, разработка

Информационное обеспечение руководства организации в области безопасности

2.

Безопасность персонала

Охрана личности от любых противоправных посягательств на жизнь, материальные ценности и личную информацию

3.

Сохранность и физическая защита материальных и финансовых средств и объектов

Установление режима охраны необходимых объектов;

Осуществление допускного и пропускного режима;

Обеспечение защищенного хранения ценностей и носителей информации;

Организация физической защиты продукции в процессе ее внутриобъектовой транспортировки;

Контроль за сохранностью продукции на всех стадиях техпроцесса;

Организация личной безопасности определенной категории руководящего состава;

Налаживание взаимодействия всех структур, участвующих в обеспечении физической защиты

Продолжение таблицы 7.13

1

2

3

4.

Безопасность информационных ресурсов

Организация и осуществление разрешительной системы допуска исполнителей к работе с документами;

Организация хранения и обращения с конфиденциальными документами; Осуществление закрытой переписки и шифровальной связи;

Организация и координация работ по защите информации, обрабатываемой и передаваемой вычислительными средствами и средствами связи;

Обеспечение безопасности в процессе проведения совещаний и переговоров

Служба безопасности должна подчиняться непосредственно руководителю коммерческой организации и возглавляться руководителем службы безопасности в ранге заместителя, в функции которого входят управление подразделениями и координация всех перечисленных направлений деятельности.

Безопасность предпринимательства достигается проведением единой политики в области обеспечения безопасности, системой мер правового, организационного и технического характера, адекватных угрозам жизненно важным интересам каждой коммерческой организации. Поэтому основными направлениями обеспечения коммерческой организации выступают правовая, организационная и инженерно-техническая защита (рис. 7.19).

Рисунок наглядно иллюстрирует основные направления обеспечения безопасности предпринимательской деятельности. Основная часть этих направлений была раскрыта выше. Здесь же стоит подчеркнуть, что безопасность бизнеса немыслима без развития системы производства, оснащения, организации эксплуатации технических средств и услуг в области безопасности. Все вопросы применения спецтехники подлежат государственному регулированию, чтобы не создавать угрозы правам и интересам граждан.

При всей важности правовых средств и государственного регулирования нельзя забывать о том, что закон не может быть выше морали. Поэтому не следует забывать об этике отношений общества и предпринимательства. Только путем создания корректного предпринимательства, очищенного от криминалитета, можно построить на моральных принципах ту систему, которая легко будет поддерживаться и охраняться правом.

Рис. 7.19. Основные направления обеспечения безопасности коммерческой организации

7.9. Организация труда управленческого персонала

7.9. 1. Характеристика управленческого труда. Кадры управления

Происходящие в стране экономические преобразования сопровождаются серьезной работой по совершенствованию форм и методов управления. Это требует качественных изменений в организации и управлении производством на всех его уровнях и во всех звеньях.

Под управленческим трудом будем понимать вид трудовой деятельности по выполнению функций управления в организации, назначением которого является обеспечение целенаправленной и скоординированной деятельности трудового коллектива по решению стоящих перед ним задач.

Объектом управленческого труда является сфера его приложения - организация, структурное подразделение.

Предмет управленческого труда - информация о состоянии объекта и о необходимых изменениях в его функционировании и развитии.

Продукт управленческого труда - управленческие решения и практические действия, необходимые для обеспечения функционирования объекта в требуемом режиме. Поскольку управленческие воздействия на все сферы деятельности осуществляются через членов производственного коллектива, приоритетное значение имеет управление живым трудом, т.е. целесообразной деятельностью всех членов коллектива. Однако следует учитывать, что более полные результаты управленческих воздействий могут быть достигнуты только с учетом их распространения не только на живой, но и на овеществленный труд, так как производство соединяет эти две его стороны. Такой подход особенно актуален сегодня, когда с развитием сферы рыночной экономики возможно преобразование отдельных структурных подразделений крупных предприятий и объединений в самостоятельные предприятия, а коллектив становится хозяйствующим субъектом находящихся в его распоряжении средств производства.

Содержание управленческого труда применительно к конкретному объекту определяется составом функций управления. К их числу можно отнести: определение целей и планирование, организацию исполнения, координацию и стимулирование деятельности исполнителей, учет и контроль исполнения. Каждая функция отражает определенную форму и способ управленческого воздействия на управляемый объект, обусловливая соответствующие стиль и методы управления.

В зависимости от функциональной роли в процессе управления выделяют три основные категории персонала управления: руководителей, специалистов и других служащих.

Каждой из выделенных групп персонала управления присущи свои особенности с точки зрения содержания их труда, характера умственной деятельности и влияния на результаты деятельности коллектива, членами которого они являются, и производственного процесса в целом.

Руководители организаций и структурных подразделений принимают решения по всем важнейшим вопросам деятельности аппарата управления. В круг их должностных обязанностей входят подбор и расстановка кадров, координация работы исполнителей, производственных звеньев и подразделений управления. Основная их задача - обеспечить эффективный труд производственного коллектива.

Существо труда руководителя заключается в обеспечении общего руководства процессом функционирования и развития системы управления. Условно можно выделить три составляющих труда руководителя: производственную, социально-экономическую и организационно-управленческую. Специфика труда руководителя состоит в том, что производственные, экономические, технические и социальные задачи он решает преимущественно в организационном аспекте, воздействуя на работников, которые должны непосредственно решать эти задачи.

Характер труда руководителя определен тем, что он реализует важнейшую функцию управления - функцию руководства, решая при этом задачу интегрирования системы управления в единое целое путем координации ее отдельных звеньев.

Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива состоит в том, что он рассматривается как носитель инновационной организационной культуры, как основной инициатор последовательных изменений в организации. Важнейшие черты современного руководителя: профессионализм, способность вести за собой коллектив, стремление создавать и поддерживать хороший психологический климат.

Вторая группа, выделяемая в персонале управления, - специалисты, призванные выполнять функции подготовки и разработки управленческих решений. Это специализированные работники, обеспечивающие обработку и анализ информации, характеризующей состояние производственного процесса в заданный интервал или момент времени. На основе аналитических данных они обеспечивают разработку вариантов решения отдельных функциональных вопросов производственного или управленческого характера. Специалисты управления классифицируются в соответствии с функциями управления и их профессиональной подготовкой. К группе специалистов относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы и т.д.

Работники, выполняющие разнообразную работу, связанную с обеспечением деятельности руководителей и специалистов, относятся к группе "другие служащие". Они, как правило, классифицируются по отдельным операциям управления. В их состав включаются секретари, машинистки, техники, лаборанты и другие лица. Основная их задача - осуществление информационного обслуживания руководителей и специалистов при выработке и реализации управленческих решений.

В настоящее время эффективность производства во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления организации. В свою очередь эффективность деятельности персонала управления обеспечивается рациональной организацией его труда. Совершенствование организации труда персонала управления в производственном коллективе базируется на (а) изучении и анализе применяемых форм разделения труда в управлении коллективом; (б) организации рабочих мест; (в) методах выполнения работ; (г) использовании технических средств и других составляющих научной организации труда (НОТ).

Организация труда руководителя тесным образом связана с организацией всех процессов управления в аппарате, находящемся в его подчинении, и существенным образом влияет на успех управления в целом.

7.9.2. Сущность, цели и задачи организации труда управленческого персонала

Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, то можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности - эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Область знаний, изучающую организацию личного труда работника, основанную на использовании достижений науки и передового опыта, применении технических средств и позволяющую наилучшим образом установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

Научную основу персонального менеджмента составляет вся сумма знаний об организации личного труда, накопленная в практике управленческой деятельности и представленная в виде принципов, способов, методов организации трудовой деятельности персонала управления. Персональный менеджмент как наука выявляет факторы и условия эффективной работы руководителя, специалистов и других служащих. На этой базе разрабатывается теория, содержанием которой являются принципы, формы и методы рациональной деятельности людей в процессе управления.

Однако следует помнить, что труд руководителя, специалиста не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны, организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой - эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда.

Исходя из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвязанных вопросов:

организация труда в аппарате управления (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т.д.);

организация и оснащение рабочих мест;

организация использования средств вычислительной и оргтехники. Перечень представленных вопросов определяет состав задач и направлений работы в этой области.

Организация процессов труда персонала управления заключается в проектировании и внедрении рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств.

Научная организация труда персонала управления предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.

Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала управления. Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы аппарата управления.

Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени, либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий. Типовыми составляющими труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности.

Рабочее место человека, занятого умственным трудом,- это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.

Задача совершенствования рабочего места включает в себя оснащение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды.

В настоящее время 40 - 60% рабочего времени руководителей и специалистов затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов.

Работа персонала управления нуждается в совершенствовании. Оно должно заключаться в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике повседневной деятельности руководителей и специалистов средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени.

Комплексная автоматизация труда руководителей, специалистов и других служащих должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

Организация труда работников аппарата управления представляет собой сложный и многогранный процесс. Важнейшей проблемой для любого работника сегодня является рациональное использование рабочего времени. Поэтому начальным этапом научной организации управленческого труда является изучение использования рабочего времени работников аппарата управления. Изучение использования рабочего времени позволяет выявить его потери, их причины, разработать новые формы и методы выполнения работ.

7.9.3. Фактор времени. Анализ затрат рабочего времени руководителя

Дефицит времени - это одна из проблем, которые больше всего тревожат руководителей и специалистов разного ранга, так как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль. Время представляет собой ресурс, которым каждый руководитель обладает в абсолютно равных количествах. Для каждого из руководителей и специалистов в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым располагает.

Время - это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги; самый негибкий элемент нашего существования. Фактор времени - это ресурс, который тем дороже обходится руководителю, чем неэффективнее он его использует. Порой руководителю и не требуется больше профессиональных знаний и способностей, чем у него есть в данный момент, для того чтобы работать значительно эффективнее. Ему необходимо только усовершенствовать свои хорошие навыки в работе, устранив недостатки и прежде всего неэффективное использование времени, его потери.

Эффективность труда руководителя есть мера соответствия затрат и результатов его личного труда и труда работников службы (подразделения), которую он возглавляет, при условии решения поставленных перед ними задач. Практически каждый руководитель точно знает результаты работы своего подразделения. Сложнее руководителю ответить на вопрос о том, как достигнуты эти результаты, каков его вклад, каковы затраты его личного труда.

Как вы работаете? Каковы затраты вашего времени на решение поставленных задач? Это вопросы, на которые руководитель должен получить ответы, прежде чем сможет улучшить свои трудовые навыки и приемы работы.

Необходимость учета затрат рабочего времени признается практически всеми руководителями и специалистами. На практике, однако, мало кто реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде, бесплановости в работе. Основная причина того, что учет затрат рабочего времени не находит широкого применения в работе руководителей и специалистов, состоит в отсутствии навыков к этому. В специальной же литературе по этому вопросу проблема сводится к технике записи текущих дел.

Рациональная организация рабочего времени руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы. Без учета и анализа использования рабочего времени составленные руководителем и специалистом планы личной работы окажутся оторванными от реальных условий.

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей и специалистов могут быть использованы следующие методы:

анкетный и устный опросы;

фотография рабочего времени.

Анкетный и устный опросы проводятся с целью изучения существующего состояния организации труда и использования рабочего времени, а также для изучения мнения руководителей и специалистов о необходимости проведения специальных мероприятий, способствующих повышению эффективности и улучшению условий труда.

Фотография рабочего времени (ФРВ) применяется для установления структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При ФРВ изучение затрат рабочего времени производится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности.

Фотографии рабочего времени различаются по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и методам проведения и обработки наблюдений.

По первому признаку выделяют фотографии рабочего времени руководителей и специалистов:

индивидуальную, где объектом наблюдения является руководитель или специалист;

групповую, охватывающую наблюдением группу руководителей или специалистов, выполняющих одинаковые или различные работы;

самофотографию, где учет затрат рабочего времени проводится самим работником.

По методам наблюдения ФРВ может быть:

сплошная, когда запись (регистрация) затрат времени ведется без перерыва по текущему времени по мере их появления;

выборочная, когда замеры времени производятся по отдельным видам затрат рабочего времени (например, регистрируется в течение дня только продолжительность служебных разговоров по телефону);

моментные наблюдения, когда запись затрат времени производится в выбранные или случайные моменты времени. Точность результатов наблюдения или степень их приближения к реальному положению дел определяется в данном случае количеством наблюдений.

В зависимости от целей анализа трудового процесса могут использоваться различные технические средства. Так, визуальное наблюдение, как правило, ведется по показаниям стрелки часов или секундомера. ФРВ может проводиться посредством специальных приборов, регистрирующих время под управлением наблюдателя или автоматически (например, система "Фреквенсор" обеспечивает помощь в сборе исходных данных и проведении с ними аналитической работы).

Все методы исследования затрат рабочего времени руководителей и специалистов включают следующие основные этапы: подготовка к наблюдению, его проведение, обработка данных, анализ результатов и подготовка организационно-технических предложений в соответствии с целью проводимых наблюдений. Содержание работ по каждому этапу зависит от метода исследования затрат рабочего времени.

Выбор метода изучения содержания труда и структура затрат рабочего времени зависят от задач и масштабов исследования, целесообразности и экономичности применения того или иного из них (табл. 7.14).

Все рабочее время руководителей и специалистов условно можно разделить на время работы и время перерывов. При изучении затрат рабочего времени целесообразно классифицировать их следующим образом (табл. 7.15).

Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. На первом этапе допускается организация укрупненного учета, а перейти к более детализированному учету рекомендуется через один-два месяца.

Таблица 7.14

Целесообразность применения различных методов изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени служащих в зависимости от сложности задач и масштабов исследования

Метод

Целесообразность применения

Достоинства

Трудности при использовании и недостатки

Самофотография рабочего времени (без перечня элементов труда)

При начальном изучении организации труда. При одновременном изучении затрат рабочего времени. При небольших масштабах исследования с элементами анкетного опроса

Экономичен

Сложность в группировке и обработке данных. Недостаточная точность результатов. Не выявляет полностью потерь рабочего времени по вине работника.

Самофотография рабочего времени (с перечнем элементов труда)

При условии предварительного изучения содержания труда. исследования

Нетрудоемок, экономичен, удобен при обработке данных

Недостаточная точность результатов. Не выявляет полностью потерь рабочего времени по вине работника

Фотография рабочего дня

При условии предварительного изучения содержания труда

Большая, чем при самофотографии, точность результатов. Может использоваться для контроля другими методами

Неэкономичен. Большая трудоемкость проведения. Оказывает неудовлетворительное воздействие на работников

Метод моментных наблюдений

Применяется как выборочный метод при массовых наблюдениях. Целесообразно предварительное изучение организации труда другими методами.

Применяется как метод контроля результатов, полученных другими методами

Достаточная точность результатов. Экономичен

Требует высокой квалификации наблюдателей

Таблица 7.15

Классификатор затрат рабочего времени руководителя (служащего)

Наименование затрат времени

Шифр затрат

1

2

Изучение текущих (нормативных, директивных и др.) документов

010

Поиск и работа с научно-технической, экономической информацией

020

Обсуждение результатов законченной работы

030

Согласование и подписание документации

040

Работа, связанная с выполнением должностных обязанностей:

050

аналитическая

051

плановая

052

учетная

053

организационная

054

контрольные функции

055

оперативные вопросы

056

Продолжение таблицы 7.15

1

2

Работа с корреспонденцией

060

Подготовка отчетов, докладов, справок

070

Осуществление переписки

080

Личные контакты, в том числе:

090

участие в совещаниях, конференциях

091

прием посетителей из других подразделений и организаций

092

посещение рабочих мест

093

служебные разъезды

094

деловые встречи

095

беседы с подчиненными

096

служебные телефонные разговоры

097

Время на исправление неправильно выполненной работы

100

Подготовка и уборка рабочего места

110

Поиск или ожидание, в том числе:

120

вышестоящего руководителя

121

соисполнителя

122

консультанта

123

сотрудника

124

Проверка правильности выполненной работы (самоконтроль)

130

Время перерывов, в том числе:

140

посторонние разговоры

141

позднее начало и раннее окончание работы

142

выполнение общественных обязанностей

143

отдых и личные надобности

144

принятие пищи в рабочее время

145

уход с рабочего места

146

разговоры и встречи по личным вопросам

147

прочие потери

148

Большое значение имеет выбор формы для записи текущих дел. На практике, как правило, используются календари, записные книжки, дневники времени, специальные таблицы и формы.

Каждая из этих форм записи предназначена для определенных условий работы и имеет свои преимущества и недостатки. Так, традиционный календарь-ежедневник, имеющий сетку часов, дает планируемую картину дел текущего дня, однако в нем затруднена запись работ, не имеющих определенного срока исполнения. Дневники времени ориентированы для записи дел и мероприятий, запланированных на определенную дату. Используемые для регистрации затрат рабочего времени специальные формы, как правило, представляют собой лист бумаги, разграфленной по основным направлениям работы, что порой вызывает затруднения при фиксировании затрат на нетрадиционные виды деятельности.

Период для проведения исследования выбирается таким образом, чтобы он в наибольшей мере соответствовал средним величинам и давал наиболее общую картину об использовании рабочего времени исследуемым. Однако и в так называемые "нетипичные" периоды времени испытуемый обеспечивается оригинальной информацией по изучаемой проблеме.

Для проведения исследования рекомендуется выделить период времени в две-три недели, но в зависимости от конкретной ситуации и целей исследования он может быть и несколько длиннее, но не короче.

Личная регистрация затрат рабочего времени руководителем или служащим часто обеспечивает лишь приблизительную точность, но следует помнить, что излишняя детализация здесь и не нужна, чтобы не усложнять процедуру сбора необходимой информации. При проведении исследования достаточна регистрация затраченного времени с точностью до 15-20 мин. При регистрации затрат времени нет необходимости дожидаться окончания рабочего дня, следует производить немедленную регистрацию и избегать более поздних записей по памяти.

После завершения наблюдения зарегистрированные данные систематизируются и анализируются в соответствии с целью проводимого исследования. Содержание анализа - это область организации личной работы руководителя или служащего.

Как правило, технические приемы и средства анализа базируются на аппарате математической статистики, элементах графических методов и основаны на суммировании данных о затратах времени по различным статьям номенклатуры работ.

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. При этом определяются затраты времени по каждой i-ой группе затрат (п.):

где п.ij. - затраты времени j-й день наблюдений (j == 1, k) по i-ой группе (виду) затрат (работ), мин.

Затем определяется удельный вес каждого вида затрат (М.) в суммарных затратах времени руководителя за весь период наблюдений:

где N - общее время наблюдений, мин.

Классификационные группы затрат рабочего времени руководителя определяются в зависимости от выбранного критерия. В качестве критерия могут выступать следующие факторы:

характер выполняемых работ;

функции руководства коллективом;

форма работы;

методы выполнения управленческих операций.

Например, по характеру выполняемых работ затраты рабочего времени руководителя можно классифицировать следующим образом: служебно-коммуникационная, распорядительная, координационная, контрольно-оценочная, индивидуальная, творческая, вспомогательная работа, отдых и личные надобности.

По функциям руководства коллективом затраты рабочего времени могут быть сгруппированы следующим образом: планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.

По формам работы затраты времени можно выделить в следующие группы: проведение совещаний, участие в совещаниях и встречах; работа, связанная с выполнением должностных обязанностей; работа с корреспонденцией; индивидуальные беседы с подчиненными; телефонные разговоры и др.

В зависимости от методов выполнения управленческих операций возможна такая классификация: организационно-административные, аналитико-конструктивные и информационно-технические операции.

Каждый руководитель или специалист, используя в процессе анализа индивидуальную классификацию затрат рабочего времени, имеет возможность получить разностороннюю информацию для изыскания резервов в своей повседневной работе.

Так, используя различные классификационные признаки, рекомендуется формирование таблиц, характеризующих структуру фактических затрат времени. Используя формулы (7.2) и (7.3), можно определить, какой процент времени идет на каждый вид работы и каков ее удельный вес по отношению к общим результатам.

Соотношение затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций отражает характер и стиль управленческой деятельности. Так, большие затраты рабочего времени на выполнение информационно-технических операций свидетельствуют о недостаточном использовании средств вычислительной и оргтехники в практике управления. Большие затраты рабочего времени руководителей и специалистов на организационно-административные операции характеризуют неустойчивость функционирования управляемой и управляющей систем, вызванную недостатками управления.

Используя данные о структуре затрат, можно провести анализ соответствия фактических затрат рабочего времени планируемым, а также определить потери рабочего времени с точки зрения достижимости намеченных целей. Нетрудно определить пропорцию, в которой время расходуется на получение необходимой информации, распределение заданий и передачу полномочий, проведение совещаний, телефонные разговоры, на прочие вопросы, не подлежащие классификации. Можно определить, сколько времени тратит руководитель, специалист на каждый из видов работ, связанных с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые действия, собственно административную работу.

В процессе анализа результатов исследования использования рабочего времени важно получить ответы на ряд вопросов, которые приведены ниже.

Сколько времени тратится на выполнение специально выделенных работ? Для этого необходимо просуммировать время, потраченное на выполнение важнейших работ по дням и за весь период наблюдений. Выделенные важнейшие задачи могут быть важными для конечных или промежуточных результатов работы или стоять под особым контролем руководителя (специалиста).

Где выполнялась работа? Ответ на этот вопрос показывает количественные затраты времени в зависимости от места пребывания руководителя, специалиста.

С кем испытуемый связан по работе? Данный вопрос характеризует взаимоотношения руководителя как в процессе основной деятельности, так и вне ее. Одновременно полезно будет установить, как осуществляются взаимоотношения: по телефону, через личные контакты или через посредника.

Как формируется рабочий день? Рабочий день складывается из непродолжительных по времени отрезков или состоит из заранее запланированных функциональных блоков?

Какие затраты связаны с выполняемой работой? Если имеется возможность, то анализируется соответствие затрат времени затратам финансовых или других ресурсов при выполнении анализируемых работ.

Кто загружает время руководителя, специалиста? Анализируется зарегистрированное время в соответствии с тем, от кого зависели затраты рабочего времени. Здесь важно определить, в какой мере руководитель, специалист сам определяет использование своего рабочего времени и какова доля в использовании времени других лиц.

В какие дни недели и в какое время руководителю, специалисту не удалось достичь поставленной цели? При проведении такого рода анализа речь идет не о выявлении полной картины, а лишь о некоторых важных вопросах, связанных с распорядком рабочего дня, распределением фонда времени при решении задач с учетом его рациональной структуры.

В целях проведения более детального анализа видов деятельности и расхода времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой из выполненных работ по следующим критериям:

необходимость выполнения работы;

оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

целесообразность выполнения работы;

сознательно ли определен временной интервал для выполнения работы.

По данным критериям анализируется каждая из работ соответствующего дня исследуемого периода. При анализе определяется, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ "да" или "нет".

Определяется общая продолжительность работ соответствующего дня. По каждому из критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ "нет". Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

где ?ПРнкj-суммарная продолжительность совокупности работ, выполненных руководителем, специалистом в k-й день наблюдений, по которым получен ответ "нет" при анализе no j-му критерию (j = 1 - 4), мин.;

?ПДк ~ суммарная продолжительность работ k-годня исследуемого периода, мин.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность руководителя, специалиста является необязательной, то можно сделать вывод о том, что они имеют большие проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание руководителю, специалисту следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если в более чем 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя, специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то руководитель, специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ общих затрат времени в течение всего периода наблюдений целесообразно провести, используя специальную форму "Анализ затрат рабочего времени за период наблюдений". Очевидным является тот факт, что эффективность труда руководителя, специалиста определяется рациональным использованием рабочего времени и рациональной структурой фонда рабочего времени.

Обобщенные результаты изучения в течение двухнедельного периода наблюдений проблемы использования рабочего времени и его распределения при выполнении руководителями и специалистами своих должностных обязанностей, а также данные проведенных опросов этой категории лиц в организациях Москвы

Проведенный анализ затрат рабочего времени за период наблюдений показывает, что сверхурочная работа руководителей и специалистов отчасти стала привычной, воспринимается как норма. Таблица 7.17 Анализ затрат рабочего времени за период наблюдений

Критический анализ затрат труда и времени позволяет обнаружить резервы времени, имеющие организационные упущения. Так, затраты времени на выполнение работ могут быть сокращены в среднем на 15,5% за счет сокращения потерь времени и устранения имеющихся помех. В течение периода наблюдений имели место скрытые потери рабочего времени, когда на выполнение конкретной работы фактически времени тратилось гораздо больше за счет имевших место неточностей при постановке задач со стороны вышестоящего руководства.

Проводя анализ бюджета рабочего времени, следует учитывать, что используемые данные не всегда позволяют сделать надежные выводы о его качестве. Руководитель (специалист) должен критически проанализировать структуру затрат своего времени и качество своей работы, чтобы сделать правильный вывод о присущем ему индивидуальном рабочем стиле. Следует помнить о том, что в данном вопросе решающую роль играют специфика организации, конкретный уровень управления и особенности задач, стоящих перед руководителем или специалистом.

Полученные в результате исследования данные и их анализ позволяют сделать соответствующие выводы об использовании рабочего времени. Таким образом, анализ результатов исследования и принятие решений по ним составляют единый комплекс, который надлежит выполнить руководителю, специалисту после завершения периода наблюдения.

Общая оценка использования рабочего времени включает себя оценку распределения рабочего времени с точки зрения эффективности его использования.

Для оценки результативности использования затрат времени можно применить коэффициент К, рассчитываемый как отношение времени полезной работы (Р) к общему фонду времени (Ф), включая потери (П):

Степень рациональности использования затрат рабочего времени с точки зрения занятости руководителя, специалиста различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми, установленными в плановом бюджете.

При этом рассчитывается коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр формуле:

Уiф- фактический удельный вес i-ro элемента затрат рабочего времени, %;

Уiпл- плановый удельный вес i-ro элемента затрат рабочего времени, %.

В оптимальном случае значение показателя К должно быть близко к единице. Чем ниже значение показателя, тем", следовательно, хуже использовано руководителем, специалистом его рабочее время.

Общая оценка степени рациональности использования рабочего времени может быть представлена показателем, определенным по формуле:

На заключительном этапе анализа целесообразно определить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя, специалиста. Успешному выполнению этого этапа работ может помочь рабочая таблица "Факторы помех", в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой, личные контакты в рабочее время, время, потраченное на ожидание, и т.п.

При заполнении таблицы "Факторы помех" следует помнить о том, что фиксированию подлежат не только внешние, но и так называемые внутренние помехи, когда руководитель или специалист нарушает ход своего трудового процесса. Эти данные позволят определить вредные привычки и наиболее часто повторяющиеся ошибки того стиля работы, который практикует руководитель или специалист.

Перечень наиболее часто встречающихся в практике работы руководителей и специалистов "расточителей времени" приводится в табл. 7.18. Здесь также приводятся возможные причины потерь рабочего времени и советы, как от них избавиться. Однако следует помнить о том, что "расточители времени", как правило, у всех одинаковы, а причины и принимаемые решения по их устранения у каждого руководителя и специалиста могут быть разными.

Таблица 7.18 факторы помех

Вид помехи

Возможная причина потерь рабочего времени

Меры по устранению

Отсутствие планирования

Ориентация на действия, а не на достижение поставленной цели. Отсутствие приорететов выполнения работ в течение рабочего дня

Составление плана рабочего дня. Использование дневника рабочего Выполнение работ в зависимости от их важности, а не срочности

Управление в условиях кризиса

Нереалистическая оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ. Ориентация на проблему

Реалистическое планирование затрат рабочего времени. Ориентация на имеющиеся возможное(tm)

Обычные дела и "текучка'

Неумение делегировать полномочия. Отсутствие планирования. Отсутствие самодисциплины

Использование процедур делегирования полномочий. Ставьте цели и стремитесь к их достижению. Не включайтесь в работу, которая поручена другим сотрудникам

Полученные в результате исследования данные и проведенный анализ должны обеспечить разработку практических предложений по рационализации использования рабочего времени руководите-1ем, специалистом и по устранению основных причин потерь рабочего времени (табл. 7.19).

Таблица 7.19

План мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана мероприятий

Мероприятия по улучшению использования рабочего времени

Меры по

улучшению не нужны, так как... (обоснование)

Меры по улучшению нужны

немедленно (какие)

в течение года (какие)

Вид контроля

1. Планирование рабочего времени

1.1. Составление плана дня в письменной форме.

1.2. Последовательное. планирование рабочего дня

1.3. Использование метода 'Альпы".

1.4. Использование дневника времени

2. Факторы помех

2.1. Бумажная работа.

2.2. Посетители.

2.3. Телефон.

2.4. Неумение поручать дела сотрудникам

............и т.д.

Полученные аналитические данные и знания необходимо применять в повседневной практике с целью закрепления положительных сторон стиля работы, который практикует руководитель или специалист, и отказа от тех отрицательных его черт, которые удалось установить с помощью проведенного анализа.

7.9.4. Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя

Готовность руководителя (специалиста) к эффективной деятельности во многом определяется его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целе полагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

реалистичными и конкретными;

ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности имеющихся целей и задач и решить, какие из них важнее всего, а с решением каких можно подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности сильно влияет на эффективность работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями "управляют" случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Существенными причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время, которая мало связана с желанием достичь поставленных целей.

Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. И очень важно органично связать планирование рабочего времени и желаемые результаты.

Введение периодов планирования времени руководителя будет способствовать более точной оценке обстановки в целом, облегчит выделение главного и повысит уровень исполнения.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как "периоды планирования": день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. Поэтому следует иметь отдельный план для каждого периода.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы: какова основная цель данного периода? каким количеством времени он располагает? в какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода? какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел, которые предполагается совершить в этот день, и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

При разработке недельного плана рекомендуется уточнить конечные цели предстоящей недели и определить необходимые работы в порядке их значимости. Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами:

работы обязательные (важные и срочные) с точки зрения достижения конечных целей;

работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе;

работы менее сложные и несрочные, они будут выполнены, если останется время на неделе.

В процессе недельного планирования рекомендуется уточнить заранее намеченные контакты и определить способы их осуществления.

По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям.

Важнейшим звеном годового планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе ключевых результатов руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий год. Затем имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на год вперед.

После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решить вопрос о том, как будет организован контроль за ходом исполнения. При этом следует помнить, что контролируются именно цель, ее реализация, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. При контроле результатов деятельности особое внимание должно быть уделено способу осуществления контроля.

Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения планов позволяет руководителю получать необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

Наличие контрольных мероприятий позволяет руководителю определить, насколько удачным было планирование использования рабочего времени применительно к различным периодам планирования, и получить более обоснованную информацию о своих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени.

Контрольные вопросы к главе 7

1. Укажите на современные тенденции и цели социального развития организации.

2. Раскройте сущность социального развития организации как объекта управления.

3. Каковы основные факторы развития социальной среды организации?

4. В чем состоят особенности функционирования социальной службы организации?

5. Какие основные факторы характеризуют поведение личности?

6. Какой практический смысл имеет понятие "темперамент"?

7. В чем заключается особенность теории "я-образ"?

8. Приведите примеры действия защитных механизмов личности в вашем подразделении.

9. Как взаимосвязаны на практике понятия "интерес", "мотив", "поведение"?

10. В чем заключаются роль и задачи коллектива при формировании поведения человека?

II. Расскажите о стадиях развития коллектива вашего подразделения.

12. Чем помогают и чем мешают неформальные группы официальному руководителю коллектива?

13. Перечислите общие характеристики, касающиеся групп.

14. Что понимается под понятием "общие цели группы"?

15. Назовите и дайте краткую характеристику основных факторов эффективности группы.

16. Охарактеризуйте направления кризиса труда, стратегию и тактику решения этой проблемы.

17. Сформулируйте политику в области организации оплаты труда и раскройте методы государственного регулирования в этой области.

18. Что такое минимальная заработная плата, каковы направления и основы ее регулирования?

19. Что такое единая тарифная сетка? Каковы основные принципы ее построения?

20. Назовите основные характеристики тарифных сеток.

21. Перечислите основные тенденции в организации оплаты труда на современном этапе.

22. Сформулируйте основные понятия кадровой инноватики и причины ее особой актуальности в период реформ.

23. Дайте определение кадровых нововведений и их характеристику по фазам профессионального образовательно-трудового процесса (цикла).

24. В чем суть кадровой реформы и каково ее место в системе кадровых нововведений?

25. Что такое псевдонововведения в кадрах? Приведите примеры.

26. Раскройте понятие и цели инновационно-кадрового менеджмента (ИКМ).

27. В чем состоят функции и какова структура ИКМ?

28. Назовите основные организационные формы обеспечения кадровых нововведений.

29. Дайте характеристику основных этапов и методов реализации и мотивации нововведений.

30. Раскройте содержание основных закономерностей межличностного общения.

31. Каковы правила подготовки и проведения деловых бесед?

32. Что включают в себя правила конструктивной критики?

33. В чем состоит этика телефонного разговора?

34. Каких правил следует придерживаться при подготовке к публичному выступлению?

35. Что является основной характеристикой конфликта?

36. Что представляет собой процесс управления конфликтами и в чем его сложность?

37. Каковы негативные функции конфликтов в коллективе? 38, Каковы позитивные функции конфликтов в коллективе? 39. В чем состоят преимущества и недостатки различных форм поведения личности в конфликте?

40. Каковы наиболее часто встречаемые причины конфликтов в вашем коллективе?

41. Что позитивного может привнести организационный конфликт в ваш коллектив?

42. Как можно сформулировать рекомендации относительно поведения личности в конфликте?

43. В чем состоят особенности различных групп методов по решению конфликтов?

44. В чем может состоять роль руководителя при решении конфликта в вашей организации?

45. Какие существуют методы управления стрессом? 45. Чем может быть вреден и полезен стресс? 47. Назовите основные факторы, порождающие несчастные случаи на работе.

48. Какие имеются возможности для предотвращения несчастных случаев в организации?

49. Что, по вашему мнению, влияет на предрасположенность к заболеваниям в ходе трудовой деятельности?

50. Назовите основные источники стресса на работе.

51. Объясните, почему безопасность в сфере бизнеса-это товар?

52. Раскройте основные направления обеспечения безопасности предпринимательской деятельности.

53. Что входит в понятие "интеллектуальная собственность"?

54. Дайте определение управленческого труда. Что является предметом и продуктом управленческого труда?

55. Назовите факторы, существенным образом влияющие на организацию личного труда руководителя.

56. Какие методы могут быть использованы для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя (специалиста)?

57. Какие этапы включают в себя методы исследования затрат рабочего времени?

58. Опишите содержание четырехкритериального анализа видов деятельности и расхода рабочего времени руководителя (специалиста).

59. С помощью каких коэффициентов может быть дана общая оценка использования рабочего времени?

60. Каковы особенности составления недельного рабочего плана?

61. Что является важнейшим звеном годового планирования?