23. Организация комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю. Комплектование государственных архивов проводится под руководством и контролем Росархива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов, пополняющих состав АФ РФ, порядка отбора документов на госхранение. Методические и практические вопросы, связанные с определением списков источников комплектования, экспертизой и отбором документов рассматривает ЦЭПК Росархива.

Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно; оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной службы.

Источники комплектования архивов. Источники комплектования — это организации или лица, передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

На основании Примерных списков местные архивные учреждения разрабатывают список № 1 учреждений, от которых принимаются документы в государственные архивы.

По Положению о ГАС России Росархив формирует АФ РФ, т. е. определяет источники его комплектования — виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в АФ, а также состав принимаемых от них документов. Другие архивные учреждения проводят эту работу в пределах своей компетенции. В связи с чем проекты списков рассматриваются и одобряются:

российских госархивов и центров хранения документации — ЦЭПК Росархива, других госархивов — соответствующими органами исполнительной власти по представлению местных органов управления архивным делом после рассмотрения на ЭПК.

В настоящее время государственные и негосударственные архивы заключают договора о сдаче документов последних на госхранение, о порядке их использования.

Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет.

24. Организация архивного учета документов, дел и фондов.

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .

Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.

Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности.

Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету.

Основными учетными документами в государственном архиве являются:

книга учета поступлений

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования

список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела)

лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);

архивная опись(+опись особо ценных дел)

опись страхового фонда

инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности

Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд заводится дело фонда.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).