Тема 3. Технические и программные средства реализации информационных технологий финансового менеджмента в офисе.
Понятие электронного офиса.
Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.
К офисным задачам можно отнести следующие задачи: делопроизводство управление, контроль управления, составление отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.
При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных технологий, как:
обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т. д. );
сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т. д.);
хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем (организация быстрого доступа к информации и поиска необходимых данных).
Электронный офис - это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов
Основные функции электронного офиса:
общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;
локальное хранение документов;
обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;
дистанционная и совместная работа служащих над документом;
поддержка общения без отрыва от рабочего места;
электронная почта;
персональная обработка данных;
составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и веление персональных баз данных;
генерация отчетов по обработке данных;
управление ресурсами;
контроль исполнения;
управление личным временем;
контроль автоматической корреспонденции;
передача данных;
обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
обеспечение стилистического качества документов;
моделирование решений и имитация их принятия;
информационная поддержка принятия решений;
создание адаптируемых АРМ;
обмен локальной и персонализированной информацией;
служба видеотекста;
обмен и интеграция программных средств;
перенос документов с одного носителя на другой:
полиграфическое оформление документов;
групповой контакт через терминалы.
С помощью автоматизированной информационной технологии можно реализовать, как минимум, три этапа обработки и использования офисной информации: учет, анализ, принятие решений.
В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса - виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.
Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объёмов сложноорганизованной информации.
Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.
Профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ) является главным инструментом общения специалиста с компьютерной системой. Оно может играть роль автономного рабочего места, рабочей станции в локальной сети, интеллектуального терминала с удаленным доступом к ресурсам главного компьютера или внешней сети.
Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер, диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами работ.
Основные операции по накоплению, хранению и обработке информации при организации АРМ специалиста возлагаются на компьютерную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач, анализе функций управления и подготовке управленческих решений.
АРМы финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента (от сбора и корректировки информации, поступающей в базу данных, до традиционного анализа, в котором используются различные методики):
формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;
анализ финансового состояния предприятия;
анализ устойчивости, рентабельности, показателей ликвидности и др.;
анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;
сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.
Техническое обеспечение электронного офиса в финансовом менеджменте выбирается, исходя из объёма и сложности решаемых на предприятии задач финансового менеджмента, уровня развития информационных технологий в данной предметной области.
В современном электронном офисе используются следующие технические средства:
компьютеры,
сетевое оборудование,
средства коммуникации,
устройства ввода-вывода информации,
устройства хранения информации,
устройства мультимедиа,
организационная техника,
дополнительные средства.
В электронном офисе для решения задач финансового менеджмента используется один или несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. На рынке представлен широкий спектр моделей персональных компьютеров, отличающихся функциональными возможностями и стоимостью (В мире персональных компьютеров, занимающих в настоящее время лидирующие позиции в обеспечении информационных технологий, наиболее широко распространены IBM-совместимые персональные компьютеры с процессором Intel (семейство процессоров х86). Функциональные возможности компьютера определяются его конфигурацией - совокупностью основных устройств, типом и моделью процессора, объёмом оперативной памяти и жесткого диска, наличием устройств мультимедиа и дисководов, типом и размером монитора, типом видеокарты.
Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объёма и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объёмы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.
Для организации и поддержания в рабочем состоянии компьютерных сетей используется сетевое оборудование:
концентратор (HUB) - предназначен для распознавания конфликтов между элементами сети и их ликвидации, синхронизации информационных потоков внутри сети, обычно используется в локальных компьютерных сетях радиальной топологии;
коммутатор - аппаратное средство, обеспечивающее прием, контроль поступления и маршрутизацию информационных пакетов;
маршрутизатор (router) - предназначен для организации взаимосвязи между несколькими локальными сетями, объединения таких сетей в сети более высокого уровня, распределения потоков информации между сегментами сетей. Для обеспечения связи с "внешним миром", передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факс-модемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (мини-АТС), пейджеры и др. Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры (оптико-электрические считывающие устройства) различной конструкции.
Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные (игольчатые), струйные и лазерные принтеры. При выборе модели принтера можно руководствоваться следующим:
если объём информации, которую необходимо выводить на печать, невелик и скорость и качество не имеют большого значения, можно воспользоваться матричным принтером;
если необходима качественная печать черно-белых материалов, можно воспользоваться монохромным лазерным принтером, его производительность и формат выбираются в соответствии с потребностями офиса;
если необходимо осуществлять печать и черно-белых, и цветных, материалов, то самый дешевый вариант - выбор цветного струйного принтера;
если есть потребность в печати цветных материалов полиграфического качества в условиях сети, то следует приобрести и использовать сетевой цветной лазерный принтер.
Для размещения данных в электронной форме на магнитных или оптических носителях предназначены устройства хранения информации. Кроме жесткого диска, дисководов для гибких дисков, которые стали неотъемлемыми элементами конфигурации персонального компьютера, в офисе могут быть использованы:
стример - устройство памяти на магнитной ленте большой емкости, основное применение это обмен информацией с жестким диском для создания резервной копии памяти и архива;
устройства для записи (чтения-записи) компакт-дисков (CD-R, CD-RW), позволяющие производить запись на специальные матрицы (либо для однократной записи, либо для многократного использования). Установка такого устройства в офисе поможет решить проблему резервного копирования;
DVD-накопители, использующие самые современные технологии записи информации; на стандартном DVD-диске можно разместить более четырех гигабайт информации (на порядок больше, чем вмещает компакт-диск). DVD- накопители позволяют работать практически со всеми видами обычных компакт-дисков.
Для обработки видео- и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.
К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно-копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители - фирмы Xerox, Canon и др.).
К дополнительным устройствам можно отнести:
сетевой фильтр - устройство, предназначенное для сглаживания скачков напряжения в сетях электропитания;
блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течение некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.
Программные средства, обеспечивающие функционирование ИТ финансового менеджмента в офисе.
Для организации информационных технологий финансового менеджмента в электронном офисе необходимо наличие программной платформы, базовыми элементами которой являются:
системное программное обеспечение для организации процесса компьютерной обработки информации и взаимодействия между компьютером и пользователем;
офисное прикладное программное обеспечение.
Системное программное обеспечение включает операционную систему (ОС), сервисные программы, программы технического обслуживания.
Анализ применения различных ОС показывает преимущественное использование ОС Microsoft Windows 9х в качестве ОС персональных компьютеров. Эта многозадачная операционная система с развитым графическим интерфейсом устойчива в работе, поддерживает все виды мониторов, принтеров. Большинство офисных программ и системы мультимедиа работают только в этой среде.
В зависимости от назначения сетевые ОС используются при построении сетей рабочих групп (отделов), сетей масштаба крупного подразделения (нескольких отделов) или масштаба предприятия.
Сеть отдела используется небольшой группой сотрудников, решающих общие задачи. Главной задачей ОС в этом случае является разделение локальных ресурсов (файлов, приложений и принтеров). Обычно такая сеть имеет один или два файловых сервера и не более 30 пользователей, обычно организуется как одноранговая сеть, в которой все компьютеры равны в правах доступа к ресурсам друг друга. Сетевые ОС отделов просты в обслуживании. обеспечивают невысокую защиту данных и скорость доступа, имеют слабые возможности по взаимодействию с другими типами сетей и худшую производительность. Такие ОС хорошо отработаны и разнообразны. Как правило, в сети отдела устанавливается одинаковая ОС на всех компьютерах, например. Windows Эх, Windows NT Workstation. Personal Ware.
Корпоративная сеть соединяет находящиеся на значительных расстояниях сети всех подразделений предприятия. Наряду с базовыми возможностями сетевая ОС для корпораций поддерживает более широкий набор, в который обычно входит почтовая служба. средства коллективной работы, поддержка удаленных пользователей, факс-сервис, видеоконференции и др. Сетевая ОС масштаба предприятия обеспечивает возможность соединения разнородных систем - как рабочих станций, так и серверов. ОС масштаба предприятия поддерживает разнообразные протоколы (например, TCP/IP, IPX/SPX, NetBIOS, OSI), обеспечивает доступ к удаленным ресурсам. Примеры таких сетевых ОС - Windows NT Server, Novell NetWare 4. x, UNIX NeXTStep Sun, OS/2.
Каждая ОС имеет отличия и специфику работы. Например,
Некоторые сведения об ОС, используемых в качестве ОС рабочих станций:
К базовому офисному прикладному программному обеспечению относятся:
текстовые процессоры для создания и обработки текстовых документов. Наиболее популярной офисной программой для обработки документов является Word for Windows (Microsoft Inc.).
табличные процессоры для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных, представления данных в графическом виде. Кроме того, они предоставляют возможности проведения математического, статистического и графического анализа данных: эффективного моделирования проблем вида "что будет, если"; прямого доступа к внешним базам данных; разработки пользовательских программ на языке высокого уровня; поддержки средств мультимедиа. Примеры табличных процессоров: Excel for Windows (Microsoft Inc.), Quattro Pro for Windows (Corel Corp.), Lotus 1 -2-3 for Windows (Lotus Development Corp.).
системы управления базами данных (СУБД) для создания на компьютере общей базы данных о финансово-хозяйственной деятельности предприятия для компьютерных приложений (таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др.), поддержания базы данных в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к хранящимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий.
Более предпочтительным является вариант интегрированного пакета прикладных программ, основу которого составляют текстовый и табличный процессоры. СУБД, средства телекоммуникаций, графические возможности. Программы пакета имеют общий интерфейс пользователя, который позволяет применять одни и те же приемы работы с разными приложениями пакета, создавать документы сложной структуры. Наибольшее распространение получил пакет Microsoft Office фирмы Microsoft. Для более крупных предприятий, где недостаточно возможностей предоставляемых пакетом Microsoft Office, фирма Microsoft предлагает систему Back Office.
Помимо базовых компонентов в офисе могут использоваться:
коммуникационные ППП для организации взаимодействия пользователя с удаленными абонентами или информационными ресурсами сети (браузеры, электронная почта, средства создания Web-страниц);
средства автоматизированного ввода информации и распознавания образов, обеспечивающие обработку и преобразование информации, считанной сканером (например, Fine Reader);
программы поддержки факсимильной связи при использовании факс-модема для отправки и приема факсимильных сообщений (например, WinFax);
системы компьютерного перевода, позволяющие автоматически осуществлять перевод текста на различные языки (например. Stylus, Prompt'98);
программные средства мультимедиа и др.
Для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных оперативных управленческих решений по различным аспектам финансовой деятельности предприятия в электронном офисе финансового менеджмента может быть использовано специальное программное обеспечение. К таким программным продуктам относятся:
пакеты математического анализа для анализа рисков, исследования и описания нелинейных зависимостей между экономическими показателями (MathCAD PLUS (Math Soft, США), Mathematica (Wolfram Research Inc., США), MathLab (MathWorks Inc., США);
пакеты статистического анализа для прогнозирования временных рядов, анализа рисков и др. (SPSS (SPSS Inc., США), Statistica (StatSoft, США), (Эвриста (МГУ), ОЛИМП: Статэксперт (РОСЭКСПЕРТИЗА) и др.);
пакеты для решения задач фундаментального анализа:
для оценки и управления инвестиционными проектами (COMFAR (разработка UNIDO), Project Expert (ПРО-ИНВЕСТ-КОНСАЛТИНГ), Альт-Инвест (АЛЬТ), Инвестор (ИНЭК) и др.);
пакеты для комплексного анализа и диагностики финансового состояния предприятия (Audit Expert (ПРО-ИНВЕСТ-КОНСАЛТИНГ), Альт-Финансы (АЛЬТ), ОЛИМП: ФинЭксперт (РОСЭКСПЕРТИЗА), БЭСТ-Ф (Интеллект-Сервис). ЭДИП (Центринвестсофт) и др.);
специализированные программы (@RISK, Forecast Expert (ПРО-ИНВЕСТ-КОНСАЛТИНГ), Marceting Expert (ПРО-ИНВЕСТ-КОНСАЛТИНГ) и др. );
пакеты для решения задач технического анализа (MetaStock (Equis, США), Windows on Wall Street Professional (Market Arts, США) и др.).
При функционировании на предприятии комплексной автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью АРМ финансового менеджера выполняет роль рабочей станции, подключенной к компьютерной сети предприятия и использующей ее информационные ресурсы. В состав такой системы включены специальные модули или подсистемы, обеспечивающие поддержку управления финансами предприятий. Примерами комплексных систем управления предприятием являются БААН (BAAN, США), R3 (SAP, Германия), ОЛИМП (РОСЭКСПЕРТИЗА), БОСС (АйТи), ГАЛАКТИКА (Галактика) и др.
Эти программные продукты работают на базе архитектуры клиент/сервер. Обработка информации может проводиться большим числом пользователей в режиме реального времени с использованием "дружеского" графического интерфейса.
ВЫВОДЫ.
1. Электронный офис представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации работы финансовых менеджеров и других работников управления в составе информационной системы предприятия или организации.
2. Особая разновидность электронного офиса - виртуальный офис, информационные технологии которого основываются на локальной сети, соединенной с региональной или глобальной сетью.
3. АРМ финансового менеджера ориентировано на решение конкретных задач финансового менеджмента (от сбора и корректировки информации до анализа, в котором используются различные методы).
4. В зависимости от технологических решений по организации автоматизированной обработки на предприятии АРМ может играть роль автономного рабочего места, рабочей станции в локальной сети, интеллектуального терминала с удаленным доступом к ресурсам главного компьютера или внешней сети.
5. Базисом всего комплекса технических средств информационных технологий финансового менеджмента являются средства компьютерной техники, предназначенные для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в деятельности финансового менеджера.
6. Коммуникационная техника обеспечивает передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой с использованием разнообразных методов и технологий.
7. Для организации информационных технологий финансового менеджмента в электронном офисе необходимо наличие программной платформы, базовыми элементами которой являются системное программное обеспечение и офисное прикладное программное обеспечение.
8. Офисные интегрированные пакеты прикладных программ предназначены для обеспечения сотрудников офиса широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизации выполнения рутинных операций, помощи в комплексном решении задач финансового менеджмента.
9. Для АРМ финансового менеджера необходимо как общее, так и специальное программное обеспечение, которое используется для решения экономических задач. входящих в состав сложных многофункциональных систем поддержки принятия решений и бизнес-планов.