Тема 6. Составление и оформление отдельных видов документов

Организационные документы: устав, положение, договор (учредительный), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция. Структура текста организационных документов.

Распорядительные документы: решение, распоряжение, указание, приказ, решение, постановление. Констатирующая и распорядительная части текста распорядительного документа.

Информационно-справочные документы. Протокол (вводная и основная части текста протокола). Полная, сокращенная форма протокола. Акт (вводная и констатирующая части текста акта). Телеграмма. Телефонограмма. Справка. Докладная записка. Объяснительная записка.

Литература:

1. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., ВНИИДАД, 1991.

3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. – М.: ВНИИДАД, 1993.

4. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1998.

5. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. – М., ИНФРА-М, 1997.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

Контрольные вопросы

1. Какие вопросы невозможно решать при отсутствии орга­низационных документов?

2. В каких документах фиксируется штатный состав органи­зации?

3. Какой документ регламентирует деятельность структур­ных подразделений организации?

4. Какой документ регламентирует деятельность сотрудни­ков организации?

5. Кто утверждает организационные документы?

6. Какую роль в управленческой деятельности играют рас­порядительные документы?

7. Какие виды распорядительных документов вы знаете?

8. По каким вопросам составляются приказы, отнесенные к группе приказов по основной деятельности?

9. Из каких частей состоит текст приказа по основной дея­тельности?

10. Какие глаголы употребляются для выражения распоряди­тельного действия в распоряжениях и указаниях?

11. Какой вид управленческой деятельности документируется протоколами?

12. По какой схеме строится основная часть текста протоко­ла?

13. Какие формы изложения текста протокола в зависимости от объема информации вы знаете?

14. Чем документ «акт» похож на документ «протокол»?

15. Какие реквизиты акта отличают его от других докумен­тов?

16. Какие виды документов создаются при необходимости быстрой передачи служебной информации?

17. Назовите особенности текста телеграммы.

18. Какие дополнительные реквизиты содержатся в телефо­нограмме?

19.Имеют ли строго установленную форму докладные и объяснительные записки?

Тема 7. Современное деловое письмо

Значение переписки в делопроизводстве. Деловое письмо в условиях унификации. Социальная и техническая базы унификации деловой переписки. Правила оформления делового письма. Бланк делового письма. Состав реквизитов делового письма. Деловой стиль. Некоторые виды писем: письма - просьбы, письма - ответы (отказы), договорные письма, сопроводительные письма и т.д. Входящие и исходящие письма.

Литература:

1. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М.; Издательство стандартов, 1990.

2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. – М.; Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1993.

3. Словарь сокращений и аббревиатур. – М., 1995.

4. Справочник по деловой переписке. – М.; Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

Контрольные вопросы

1. Какие разновидности служебных писем вы знаете?

2. Из каких основных частей состоит текст письма?

3. В каких формах может быть представлен текст письма?

4. Что понимается под термином «деловой стиль» письма?

5. Что такое «архаизмы» и «историзмы»?

6. В чем особенность визирования исходящих писем в отли­чие от визирования внутренних документов?

7. Почему служебное письмо образно называют «визитной карточкой» организации?