Снятие документа с контроля

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

• краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

• отметку «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ;

• дату;

• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

6.5. Номенклатура дел организации

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обоснованного распределения (группировки) дел, обеспечения быстрого поиска дел и их учета.

Различают три вида номенклатуры дел:

• типовую;

• примерную;

• номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности , но разных по структуре организаций и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатура дел разрабатывается службами ДОУ Министерств и ведомств РФ, утверждается их руководителями.

Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатуры дел структурных подразделений. При их составлении руководствуются типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями.

Составление и оформление номенклатуры дел

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

Номенклатура дел делится на разделы, которые отражают документируемые участки работы, например: канцелярия, отдел планирования, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел кадров и др.

Содержательная часть (текст) номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество ед. хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

• порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (служб, отделов) или направлений деятельности предприятия, например: канцелярия; финансовый отдел; бухгалтерия и др. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).

В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.

В графе 5 могут проставляться следующие отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, о месте хранения подлинников (если дело содержит копии документов), об изъятии дел, об уничтожении дел, об утрате дел и т.п.

Пятая графа – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

·              о заведении дел;

·              о переходящих делах;

·              о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

·              о выделении дел к уничтожению;

·              о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Приведем примерный список документов, требующих утверждения:

• проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, борудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.;

• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследова¬тельских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

• инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

• нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

• перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся вдеятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

• планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскатсльских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

• положения (об организации; о структурном подразделении; о пре¬мировании и т.д.);

• программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

• расценки на производство работ;

• сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

• стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые);

• структура и штатная численность;

• тарифные ставки;

• уставы организаций;

• формы унифицированных документов;

• штатные расписания и изменения к ним;

• график отпусков;

• номенклатура дел организации.

В заключение скажем, что по общему правилу в обязательном порядке процедуру утверждения должны проходить внутренние организационно-правовые документы: положения, правила, инструкции, регламенты и т.д.