6.2. Учет документов

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Осуществляется как полный (по всему предприятию), так и выборочный учет документов по структурным подразделениям или группам. Отдельно учитываются такие документы, как:

• предложения;

• заявления;

• жалобы граждан.

На предприятии ведется учет количества документа. При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять каждый экземпляр (формат А4), а документы другого формата, например, А5 можно учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму (учетные карточки или журналы учета), например:

Сводка учета объема документооборота

за _______________ 200- г.

Виды документов	Количество документов:		Всего
	оригиналы	копии
Входящие
Исходящие
Внутренние
Итого

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами и обоснования штатной численности службы ДОУ.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 подлежат учету также полиграфически исполненные гербовые бланки документов ( с воспроизведением на бланках Государственного герба РФ и герба субъектов РФ). На гербовых бланках типографическим способом или нумератором проставляется порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

а) при поступлении бланков:

• наименование вида гербового бланка;

• количество экземпляров;

• дата поступления;

• номер сопроводительного документа;

• наименование поставщика гербовых бланков;

б) при выдаче бланков:

• наименование вида гербового бланка;

• количество экземпляров;

• серия и номер гербовых бланков;

• наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков;

• расписка в получении;

• примечания (отметки об уничтожении).

Допускается тиражирование документов на гербовых бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

6.3. Регистрация документов

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы.

Необходимость регистрации документов обусловлена решением следующих задач:

• учет количества документов;

• обеспечение сохранности документов, избежание потерь документов;

• обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

• обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. К таким документам можно отнести:

• организационно-распорядительные документы;

• плановые документы;

• отчетные документы;

• учетно-статистические документы;

• бухгалтерские документы;

• финансовые документы

• и т.д.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (рукописные, с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой, курьером, электронно). При этом следует иметь в виду, что службой ДОУ регистрируются не все документы, а только документы, касающиеся деятельности всего предприятия. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрирующих в структурных подразделениях (не регистрируемых службой ДОУ). На таких документах служба ДОУ проставляет только дату поступления.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления; отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Если входящие документы должны дойти до структурных подразделений, то они подвергаются повторной регистрации, но под тем номером, который им был присвоен в службе ДОУ (при первичной регистрации). Таким образом, соблюдается принцип однократности присвоения документам их номеров.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

1. Регистрация входящих и исходящих документов.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей, которые отделяются друг от друга косой линий:

• порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;

• номера дела по номенклатуре дел.

• Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть принята такой:

• для входящих документов: очередной порядковый регистрационный номер/номер дела, например: 258/03-12;

• для исходящих документов: номер дела/ очередной порядковый регистрационный номер, например: 03-12/258.

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

2. Регистрация внутренних документов.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу; отчеты; докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, применяя простую нумерацию, например: приказ № 5, протокол № 8, акт № 4.

3. Регистрация документов, составленных совместно несколькими организациями.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные регистрационные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). .

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки.

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу занимает много времени. Поэтому, для удобства необходимо вести одновременно несколько регистрационных журналов отдельно для входящих,, исходящих и внутренних документов, разделив их еще по видам и разновидностям документов. Кроме того, следует отметить, что по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Регистрационно-контрольные карточки лишены указанных недостатков. Причем, таких карточек можно сделать несколько экземпляров, что позволит передать их вместе с документами в то структурное подразделение, где документ будет исполнятся. Это в свою очередь устраняет их повторную регистрацию. Таким образом, такие карточки удобны для регистрации больших массивов документов.

Ниже приведены примеры регистрационных журналов и регистрационно-контрольных карточек.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года. 

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

• порядковый регистрационный номер;

• индекс по номенклатуре дел;

• индекс по используемому классификатору.

При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

 

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.