6.6. Форматування зведеної таблиці

Для зміни зовнішнього вигляду комірок зведеної таблиці можна використовувати стандартну техніку форматування. MS Excel збереже формати і після відновлення або реорганізації таблиці при умові, що не знятий прапорець „Сохранить форматирование” у діалоговому вікні „Параметры сводной таблицы”. Щоб застосовані формати не втрачалися при відновленні або реорганізації таблиці, потрібно виконати наступні дії:

1. Виділити у зведеній таблиці будь-яку комірку.

2. Вибрати команду „Параметры” в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводные таблицы.

3. У вікні діалогу „Параметры сводной таблицы” необхідно встановити прапорець „Сохранить форматирование”.

Застосування автоформату до зведеної таблиці. Зазвичай, MS Excel застосовує автоформат для всіх тільки що створених зведених таблиць, тобто використовується за умовчання. Але можна застосувати й інший автоформат. Для цього потрібно виділити будь-яку комірку зведеної таблиці, в меню Формат вибрати команду Автоформат і потім у діалоговому вікні, яке з’явиться, вибрати потрібний автоформат.

Будь-які формати, застосовані іншими способами, до чи після використання автоформату, мають переваги над установками первісного автоформату. Наприклад, можна відформатувати всю таблицю за допомогою автоформату і потім змінити формати окремих комірок. І до того часу, поки включений режим структурного виділення, MS Excel буде зберігати призначені формати при відновленні і реорганізації зведеної таблиці.

Щоб створити зведену таблицю без автоформатування, потрібно натиснути кнопку „Параметры” в третьому діалоговому вікні Майстра зведених таблиць і потім зняти прапорець „Автоформат”.

При видаленні автоформатування з існуючої таблиці, потрібно виділити в ній будь-яку комірку, вибрати команду „Параметры” в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводные таблицы, зняти прапорець „Автоформат” і потім натиснути кнопку „ОК”.

Після цього в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводные таблицы вибрати команду „Выделить” і потім – „Таблиця целиком”. І нарешті, в меню Формат вибрати команду „Стиль” і застосувати стиль „Обычный”.

Застосування числових форматів. Якщо включений режим структурного виділення, то можна змінювати числовий формат комірок у зведеній таблиці, виділяючи ці комірки і використовуючи стандартну техніку форматування. Щоб застосувати числовий формат відразу до всіх комірок зведеної таблиці, потрібно скористатися наступною процедурою:

1. Виділити будь-яку комірку в області даних таблиці (але тільки не кнопку поля і не заголовок елемента).

2. Натиснути кнопку „Поле сводной таблицы” на панелі інструментів Сводные таблицы.

3. У діалоговому вікні „Вычисление поля сводной таблицы” натиснути кнопку „Формат”.

Після натиснення кнопки „Формат” з’явиться звичайне діалогове вікно для числового форматування, яке відкривається у відповідь на вибір команди „Ячейки” в меню Формат.

6.7. Робота з елементами зведеної таблиці

Відображення порожніх комірок у зведеній таблиці. Зазвичай, в комірках зведеної таблиці, для яких відсутні дані, відображаються пусті значення. При бажанні можна відображати 0 (нуль), або якесь текстове значення в комірках, які виявились пустими. Для цього потрібно виконати наступні дії:

1. Виділити у зведеній таблиці будь-яку комірку.

2. Вибрати команду „Параметры” в меню Сводная таблица на панелі інструментів Сводные таблицы.

3. В діалоговому вікні „Параметры сводной таблицы” (рис. 6.5) потрібно перевірити щоб був встановлений прапорець „Для пустых ячеек отображать”. Потім, у сусідньому полі ввести 0 або інше значення.

Додавання і видалення полів. Щоб додати у зведену таблицю нові поля або видалити існуючі, спочатку потрібно виділити будь-яку комірку в таблиці. Потім в меню Данные викликати команду Сводная таблица або натиснути кнопку Майстер зведених таблиць на панелі інструментів Сводные таблицы. MS Excel виведе на екран діалогове вікно „Мастер сводных таблиц – макет”, в якому задається вихідний макет таблиць. Щоб додати нове поле, необхідно просто перетягти його кнопку в потрібну область діаграми макета, а для видалення поля потрібно перетягти його кнопку за межі діаграми.

Використання декількох полів даних. Якщо в область даних зведеної таблиці додати друге поле, то MS Excel виведе проміжні підсумки для кожного поля.

Перейменування полів і елементів. Використання імен полів і елементів, призначених Майстром зведених таблиць необов'язково. Ці імена можна змінити, відредагувавши заголовок поля або елемента у зведеній таблиці. При зміні імені елемента таким чином, воно зміниться у всіх екземплярах цього елемента, які зустрічаються в таблиці.