По мнению многих ученых, будущие высшие менеджеры придут из сферы управления человеческими ресурсами, т. К. Эта сфера будет определяющей для успеха или неудачи организации в ближайшие 10–15 лет.

Делопроизводственное обеспечение системы УП – это создание условий для организации работы с документами, обращающимися в системе УП с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения ил передачи в др. подразделения.

Основные делопроизводственные функции:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой информации;

• доведение документации до соответствующих сотрудников для исполнения ими;

• набор документов по кадровым вопросам;

• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

• формирование дел в соответствии с номенклатурой;

• копирование и размножение документов по кадрам;

• контроль за исполнением документов;

• передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

К унифицированным системам документации в системе УП относятся:

• плановые задания по кадровым вопросам, заявки на потребности в специалистах, плановые расчеты по численности, оплате труда;

• первичная учетная документация по учету труда и зарплаты;

• отчетно-статистическая (по численности, зарплате, высвобождению работников);

• по социальному обеспечению (пенсии, льготы, пособия);

• организационно-распорядительные (приказы, положения, штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции и др.).

В подразделениях УП составляются и исполняются следующие документы:

• проекты приказов по персоналу;

• план повышения квалификации персонала;

• данные по текучести кадров;

• график отпусков;

• предложения по формированию резерва кадров;

• табели учета рабочего времени;

• трудовые договоры;

• графики прохождения аттестации сотрудников.

Большинство документов – внутренние. Исполнение кадровых документов контролирует руководитель службы УП.

2. Информационное и техническое

обеспечение управления персоналом

Процесс УП можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых решений, направленных на достижение главной цели работы организации. Каждое из этих решений должно быть обеспечено информацией.

Информационное обеспечение системы УП – это совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующих в этой системе.

Оно включает:

• оперативную и нормативно-справочную документацию;

• классификаторы технико-экономической информации и системы документации.

При разработке информационного обеспечения важно установить состав информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Требования к качеству информации:

• комплексность (должна отражать все стороны деятельности);

• оперативность

• систематичность и непрерывность;

• достоверность.

Основу технического обеспечения системы УП составляет комплекс технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средства оргтехники.

При выборе оборудования важно учитывать:

• его производительность и надежность;

• стоимость оборудования;

• состав и количество обслуживающего персонала (с использованием ПК специалист и пользователь стали одним лицом);

• площадь, необходимая для размещения оборудования.

В крупных организациях внедряются автоматизированные системы УП, однако ведущая роль в выборе и принятии решений остается за руководителем, а техника и программное обеспечение являются лишь инструментами для обработки информации и подготовки управленческих работников.