7. Використання програми Outlook Express.

Додаток Microsoft Outlook займає особливе місце в пакеті програм Microsoft Office. Якщо інші додатки (Word, Excel, Access, PowerPoint) є, перш за все, автономними засобами підготовки документів, то Outlook реалізує функції інтеграційної надбудови, що дозволяє організувати весь цикл робіт над документами. Деякі користувачі застосовують Outlook лише як засіб обробки електронної пошти, але насправді функції програми набагато ширше, а електронна пошта займає серед інструментів Outlook важливе, але зовсім не перше місце.

Таким чином, з погляду користувача, програма Outlook виконує функції особистого секретаря і помічника, замінюючи іноді цілу канцелярію. Багато задач вона здатна вирішувати самостійно, деякі вимагають участі користувача. У англомовній літературі такі продукти відносять до класу систем управління ходом робіт {workflow management).

Оскільки програма орієнтована на застосування в корпоративних мережах, вона відноситься і до категорії workgroup management, тобто є засобом організації групової роботи. Необхідно підкреслити, що повноцінне використання всіх засобів Outlook можливо тільки при роботі в мережі під управлінням операційної системи Windows NT і за наявності додатку Microsoft Exchange Server. Інакше (тобто на локальному комп'ютері або в одноранговій мережі) деякі функції Outlook будуть недоступні.

Як уже згадувалося, багато хто вважає за краще використовувати Outlook лише як клієнта електронної пошти. І хоча обробка повідомлень не є єдиної функцією програми, зі всіма завданнями електронної комунікації Outlook справляється успішно.

Для роботи з електронною поштою на автономному комп'ютері необхідно мати настроєне з'єднання з servys-provayderom (тобто діючий обліковий запис в теці Видалений доступ до мережі), знати адресу сервера вхідної (RORZ) і витікаючої (SMTP) електронної пошти, мати реєстраційне ім'я і пароль. Якщо комп'ютер підключений до локальної мережі, відповідний обліковий запис і задіяні служби обробки поштових повідомлень визначає адміністратор мережі. Оскільки питання настройки облікового запису виходять за рамки теми, радимо звернутися до розділу 8.

Програма Outlook може бути налаштована на автоматичне підключення до сервера вхідної електронної пошти при запуску, а також на перевірку повідомлень, що поступили, пo команді користувача або через задані інтервали часу. При цьому відбувається звернення до поштового сервера, і повідомлення, що поступили, автоматично переносяться в теку що Входять на панелі ярликів Outlook.

Відповідно, всі повідомлення, що відправляються, автоматично переносяться з теки Витікаючі в теку Відправлені. Нагадаємо, що фізично ніяких переміщень файлів не відбувається - всі операції ведуться з полями записів бази даних Outlook.

У повній відповідності з протоколом електронної пошти можуть бути відправлені і прийняті практично будь-які дані: як власне поштові повідомлення, так і приєднані до них файли. Прийоми роботи з повідомленнями електронної пошти в програмі Outlook практично не відрізняються від таких в програмі Outlook Express. Навіть інтерфейс обох додатків майже однаковий. Разом з тим, Outlook володіє деякими додатковими можливостями, недоступними в Outlook Express.

Наприклад, програма Outlook дозволяє відправити повідомлення з вимогою автоматичної висилки квитанції про його отримання адресатом. В цьому випадку підтвердження автоматично генерується поштовим сервером одержувача, як тільки він скопіював або відкрив повідомлення. Поштовий клієнт Outlook Express такою функцією не володіє. Є і інші незначні відмінності у функціях і інтерфейсі цих поштових клієнтів.