2.2 Переписка с фирмой (предприятием)-партнером

    Эта часть домашнего задания включает три деловых письма при работе студентов над домашним заданием в бригаде или четыре деловых письма при индивидуальной работе, направленных потенциальному партнеру. В последнем случае студент должен представить две пары писем, содержащих письмо-обращение и ответ на него.

    Существует множество способов установления контактов с потенциальными партнерами (участие в торгах, выставках, ярмарках, личные встречи и т.д.). Одним из распространенных вариантов прямых контактов между продавцом и покупателем является деловая переписка, предполагающая направление предложения (оферты) возможному покупателю или подтверждения заказа покупателя. В домашнем задании студентам предлагается оформить в бригаде “продавец-покупатель” две пары писем, посвященных установлению деловых связей и обсуждению условий сделки.

    Обычно при оформлении второй пары писем в приложении к письму высылается проформа договора или сам договор, подписанный одной стороной.

    Третья пара писем должна быть посвящена решению проблем реализации заключенного договора. Это могут быть письма-претензии и ответы на них (по поводу качества, количества, сроков поставки товара); предложения (и ответы на них) о расширении деловых связей; приглашения (и ответы) для участия в выставках, ярмарках, презентациях; письма-сообщения, напоминания, просьбы (и ответы на них) и т.д.

    Часто установление деловых контактов между партнерами осуществляется на основе рассылки продавцом рекламных писем.

    Рекламные письма направляются в адрес нескольких потенциальных покупателей. Текст письма содержит информацию о деятельности продавца. Более убедительными следует считать цифровые примеры об экономичности предлагаемого товара, чем его голословное восхваление.

    Часто в приложении к рекламному письму высылается образец товара, прайс-лист или каталог на предлагаемую продукцию.

    Другой вариант установления деловых контактов по инициативе продавца - направление покупателю оферты-предложения к сотрудничеству.

    Оферта, в которой обозначен товар и прямо или косвенно устанавливается цена, считается определенной. В ней обязательно должен быть указан (в отличие от рекламных писем) срок, в течение которого продавец связан условиями оферты в случае её акцепта (положительного ответа) покупателем.

    Обычные условия, указываемые в оферте: наименование товара, его количественные и качественные характеристики, базисные условия и сроки поставки, условия платежа, характер тары и упаковки, порядок сдачи-приемки товара, санкции, условия арбитража. В случае, если ранее уже был заключен договор или стороны применяют типовые условия поставок, оферта может содержать лишь индивидуальные условия данной сделки, а в отношении других условий делается ссылка на предыдущий договор или типовые условия.

    Существует две разновидности оферт: направляемая продавцом возможному покупателю по собственной инициативе и направляемая в ответ на запрос покупателя.

    Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то его обращение к продавцу принято называть запросом. Цель запроса - получить конкурентные предложения, из которых в результате анализа выбираются лучшие. В запросе обычно указываются точное наименование товара, его качество, сорт, количество.

Расположение реквизитов документа на бланке формата А4 (продольный вариант бланка).

Рис. 2.2. Схема продольного расположения реквизитов ОРД (ГОСТ Р 6.30-97, с. 12.)

    Следует обратить внимание на недопустимость оформления заголовков типа: “Письмо-запрос”, “Письмо-претензия” и т.п.

  Письма-ответы должны иметь соответствующий реквизит-ссылку на письмо-обращение.

Расположение реквизитов документа на бланке формата А4 (угловой вариант бланка)

 Цена как правило не указывается. В запросе оговаривается, сколько времени покупатель будет ждать оферту. Обычно это срок, необходимый для её составления и пересылки.

    Покупатель может обращаться к продавцу с заказом. Заказ -документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления товара, а также все существенные элементы заключения коммерческой сделки. Продавец, получивший заказ, либо подтверждает его принятие к исполнению, либо отклоняет (возможно без объяснения причин).

    Оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. деловых писем и схемы углового и продольного расположения реквизитов (приведены в разделах “Нормативные материалы” и “Примеры оформления документов”).