1. Характиристика системи автоматизації діловодства і документообігу

Автоматизація традиційного, паперового документообігу є проміжним рішенням, яке використовується для підвищення ефективності роботи органу державної влади або місцевого самоврядування.

Для втілення цього рішення в життя Microsoft разом з партнерами пропонує тісно інтегрований комплекс програмних засобів:

• операційні системи Microsoft Windows® і Microsoft Windows Server;

• система управління базами даних (СУБД) Microsoft SQL Server™;

• система автоматизованого діловодства і документообігу;

• система автоматизації архівної справи;

• сервер обміну повідомленнями Microsoft Exchange Server;

• програмний пакет Microsoft Office®.

Пропоноване рішення ґрунтується на електронному контролі за операціями, здійснюваними з паперовими документами, а також за використанням електронних копій документів у тих випадках, коли не потрібно завіряти їхню справжність (автентичність).

В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам («Система автоматизації документообігу на платформі Microsoft»).

Система автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД) цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.

Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

• Заощадження організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.

• Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.

• Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.

• Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу.

Основа пропонованого рішення — система автоматизації діловодства і документообігу — є сучасним масштабованим рішенням.

Одиницею збереження в інформаційній системі є реєстраційна картка (далі РК) документа — електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Вона містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає РК документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною СУБД.

Функціональні можливості САДД підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа в справу. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів.

Системою підтримуються три базові групи:

• вхідні;

• вихідні (внутрішні);

• листи і звернення громадян.

Група Вхідні призначена для реєстрації службової кореспонденції, що надходить в організацію. Група Вихідні (внутрішні) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів. Група Листи і звернення громадян — для реєстрації листів громадян, що надходять в організацію.

Система допускає розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більш дрібні підгрупи тощо. Наприклад, групу Вихідні можна розділити на підгрупи Документи, Що Відправляються, і Внутрішні документи, а підгрупу Внутрішні документи — на підгрупи Накази, Розпорядження, Інструкції тощо.

Розподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів.

У залежності від того, до якої базової групи віднесений документ, його РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими російськими нормативними документами.