Обробка вихідних документів

Пройшовши узгодження і затвердження, проект вихідного документа автоматично реєструється в САДД як затверджений вихідний документ. Далі, у випадку зазначення в РК зовнішніх адресатів, яким слід одержати даний документ, здійснюється контроль відправлення паперових екземплярів.

При необхідності вихідний документ можна опублікувати в електронному вигляді на загальнодоступному порталі органу влади. Докладніше про публікацію документів розказано в розділі «Забезпечення доступу до публічної інформації».

Після того, як вихідний документ зареєстровано, його електронна копія і реквізити реєстраційної картки (хто затвердив, кому документ направлений) можуть бути відправлені адресованому органу влади електронною поштою. Якщо система автоматизованого діловодства встановлена і там, то оригінальний документ, що надійшов пізніше, реєструється як вхідний вже в автоматизованому режимі — багато з реквізитів реєстраційної картки встановлюються за замовчуванням на основі даних, отриманих разом з його електронною копією. Таким чином, різко скорочується час проходження документу на рівні вихідний-вхідний, і співробітники організації-адресата одержують можливість ознайомитися із змістом документу задовго до доставки паперового екземпляра.

Однак робота з вихідними або внутрішніми документами не обмежується їхнім розсиланням. Після доведення документа до уваги визначених посадових осіб, підприємств чи громадян документ передається на збереження в архів.

З погляду нормативів архівна справа виходить за рамки документообігу. Однак архівне збереження документу є досить складним і трудомістким процесом. Тому автоматизація архівної справи так само важлива для підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування.

У розглянутому комплексі програмних засобів передача справ на архівне збереження здійснюється автоматизовано за рахунок тісної інтеграції САДД і системи автоматизації архівної справи.

Система автоматизації архівної справи, розроблена партнером компанії Microsoft — компанією «Електронні офісні системи», призначена для ведення та обліку архівних документів органів влади і місцевого самоврядування. Більш докладно вона розглядається в розділі «Архівне збереження».

З. Засоби контролю за документообігом

Контроль виконання

Запропоноване рішення має засоби контролю за документообігом — від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і органу влади в цілому.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету автора резолюції (див. мал. 1). РК знаходяться в цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Рисунок 1 - Рух РК по папках кабінету

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою відбору РК за різними реквізитами резолюцій, який здійснюється за допомогою функції Пошук.

При цьому відбір може здійснюватися:

• для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;

• за визначений період часу реєстрації РК або накладення резолюції;

• за авторами і виконавцями резолюцій;

• за контрольними чи неконтрольними резолюціями;

• за резолюціями, що знаходяться на контролі чи є знятими з контролю ;

• за резолюціями, виконаними у термін чи з порушенням терміну.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції — наскрізна взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документу.

Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти із списками задач, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції займається великий підрозділ.

Рисунок 2 -Наскрізний контроль підготовки внутрішніх документів

Крім безпосереднього контролю в кабінеті, система автоматизованого документообігу і діловодства забезпечує наступні види контролю з використанням звітів:

• Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудь структурного підрозділу, що має власну картотеку, по групах документів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що знаходяться в поточній картотеці.

• Зведення про виконання контрольних документів. Це зведення містить дані про кількість виконаних і контрольних документів, що знаходяться на виконанні. Зведення формується по документах поточної картотеки, тобто в зведенні враховуються документи, резолюції на яких накладені посадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення про виконання контрольних документів може бути узагальненим чи по відповідальних виконавцях. При цьому зведення може складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звіт потрапляють дані про кількість документів, що мають контрольні резолюції) і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звіт потрапляють дані про кількість контрольних резолюцій).

Окремий аспект контролю — протоколювання дій користувача з РК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін, внесених до РК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного і додаткового розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної зміни в протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

Тема:Еволюція моделей управління підприємством на базі ІТ