1.3 Внутренняя документация организации

В соответствии с требованиями внешних нормативных документов организация разрабатывает свои внутренние нормативные и технические документы. Согласно ГОСТ Р 51141-98 [2] «Внутренний документ: официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации».

1.3.1 Состав внутренней документации

Состав внутренней документации подразделяется на:

- Организационно-правовые,

- Распорядительные,

- Информационно-справочные,

- Финансово-бухгалтерские документы;

- Документация по трудовым отношениям,

- Личные документы.

Рассмотрим состав каждого вида документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. К ним относятся:

а) устав;

б) учредительный договор;

в) Положение об организации;

г) Положение о структурном подразделении;

д) Штатное расписание;

е) Правила внутреннего трудового распорядка;

ж) Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Это такие документы, как:

а) Приказ,

б) Распоряжение,

в) Указание,

г) Решение,

д) Постановление.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. К ним относятся:

а) Служебная записка,

б) Докладная записка,

в) Объяснительная записка,

г) Предложение,

д) Заявление,

е) Протокол,

ж) Акт,

з) Справка,

и) Заключение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Перечень финансово- бухгалтерских документов:

а) главная книга,

б) годовые отчеты,

в) бухгалтерские балансы,

г) счета прибылей и убытков,

д) акты ревизий, инвентаризаций,

е) первичные документы,

ж) кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками:

а) приказы по личному составу,

б) трудовые контракты,

в) личные дела,

г) личные карточки формы Т-2,

д) лицевые счета по заработной плате,

е) трудовые книжки,

ж) графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам:

а) резюме;

б) автобиографии;

в) расписки;

г) личные доверенности и некоторые другие документы.

1.3.2 Управление внутренней документацией.

Основные этапы управления внутренней документацией:

- определение потребности в разработке документа;

- планирование разработки;

- разработка, оформление и обозначение документов;

- определение статуса документов;

- проверка;

- утверждение, введение в действие;

- регистрация и учёт;

- размножение и распределение;

- хранение;

- анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение ;

- отмена;

- изъятие, утилизация;

- архивирование.

Блок-схема управления внутренней документацией приведена в Приложении А.

Основными документами системы менеджмента качества организации являются:

- руководство по качеству (РК);

- спецификации процессов (СП);

- стандарты организации (СТО);

- документированный процедуры (ДП) и положения о видах деятельности;

- рабочие инструкции (РИ);

- должностные инструкции (ДИ);

- формы (Ф).

Оформление документов системы качества включает в себя:

- заполнение колонтитулов документа (при необходимости);

- разработку текста документа;

- графическое описание процедур (при необходимости) с использованием символьных обозначений

Реквизиты внутренних документов системы менеджмента качества:

Документы системы качества РК, СП, СТО, ДП, РИ, ДИ – оформляются в соответствии со своими электронными шаблонами

Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению документацией приведено в таблице 1 и 2.

Таблица 1 - Распределение полномочий по управлению документацией

Отдел, должностное лицо	Полномочия
Общий отдел (начальник обще- го отдела)	- рассылку актуальных документов и изъятие старых документов, подтверждение через акты сдачи-приемки; - архивирование документации.
Руководители подразделений	Каждый руководитель ответственен за: - адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям совместно; - разработку новой документации СМК для своей области совместно с ответственным представителем руководства по качеству; - внесение изменение в документацию своей области; - рассылку актуализированной документации в пределах своей области ответственности; - изъятие старых документов; - возвращение старых документов в общий отдел; информирование и соответствующее обучение всего персонала, к которому относятся изменения.
Все сотрудники	Все сотрудники ответственны за: - применение исключительно актуализированной документации СК; - применение только оригиналов разрешенных документов и не должны копировать их, так как эти копии не будут актуализироваться.

Таблица 2 – Стадии управления и матрица распределения ответственности и полномочий

при управлении документами

Стадии управления	Должностные лица
	РК	СП	ДП, РИ	ДИ, ПСП
1. Определение потребности в документе	Генеральный директор	Руководители процессов	Руководители процессов	Генеральный директор, Руководители процессов, Руководители подразделений
2. Планирование разработки	Заместитель директора	Руководители процессов	Руководители процессов	Генеральный директор, Руководители процессов, Руководители подразделений
3. Разработка, оформление	Заместитель директора	Руководители процессов	Руководители процессов	Генеральный директор, Руководители процессов, Руководители подразделений
4. Проверка	Генеральный директор	Заместитель директора	Заместитель директора	Руководители подразделений, Начальник юридического управления
5 Утверждение, ввод в действие	Генеральный директор	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
6. регистрация, учет	Заместитель директора, начальник общего отдела	Руководители процессов	Руководители процессов	Отдел кадров, начальник общего отдела
7. Размножение, распределение	Начальник общего отдела	Начальник общего отдела, руководители процессов	Начальник общего отдела, руководители процессов	Отдел кадров, начальник общего отдела
Продолжение таблицы 2
8.Хранение: -место хранения	Начальник общего отдела, Руководители подразделений, Зам. Директора, Должностные лица	Руководители подразделений, Зам. Директора, Должностные лица	Руководители подразделений, Зам. Директора, Должностные лица	Отдел кадров
-сроки хранения	До переиздания	До переиздания	До переиздания	До переиздания
9. Анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение	Замес. директора	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
10. Отмена	Генеральный директор	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
11. Изъятие, утилизация	Начальник общего отдела	Руководители процессов Начальник общего отдела	Руководители процессов Начальник общего отдела	Начальник отдела кадров,начальник общего отдела
12. Архивирование :-место хранения	архив	архив	Архив	На усмотрение руководителей подразделений
-сроки хранения, лет	3	3	3	На усмотрение руководителей подразделений