1.6 Учет движения сотрудников и оплаты труда

Для кадрового учета в программе 1С: Бухгалтерия 8 предназначены документы Прием на работу в организации, Кадровое перемещение организаций и Увольнение из организации.

Для отражения в информационной базе факта приема физического лица на работу предназначен документ «Прием на работу в организацию» («Кадры → Прием на работу в организацию»).

В шапке экранной формы документа указываем дату составления документа, организацию.

На закладке Работники заполняем выбором элемента из справочника Физические лица. Поскольку речь идет о новом работнике, то сведения о нем необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем и заполняем имеющимися данными форму личных данных физического лица.

Затем по кнопке НДФЛ командной панели открываем форму, где приводится информация для целей налогообложения доходов работника НДФЛ. На закладке Вычеты указываем право работника на стандартные вычеты и их применение в организации, а на закладке Доходы, полученные физическим лицом в текущем налоговом периоде согласно предоставленной справки №2-НДФЛ.

Введенные данные записываем – ОК – двойным щелчком мыши выбираем работника в справочнике Физические лица и продолжаем заполнение закладки Работники документа Прием на работу в организацию. Указываем:

1. Дату приема на работу;

2. Присвоенный работнику табельный номер;

3. Подразделение;

4. Занимаемую должность.

Переходим на закладку Начисления. В поле Вид начисления двойным щелчком открываем План видов расчета Начисления организации. Вводим новый вид начисления – ежемесячно. Для заполнения параметра Отражение в бухучете используется справочник отражения зарплаты в регламентированном учете. В этом справочнике имеется два предопределенных элемента «Не отражать в бухучете» и «Отражение начислений по умолчанию».

Для начисления работникам вознаграждений и иных выплат предназначен документ Начисление заработной платы (Зарплата – Начисление заработной платы) – новая строка . Указываем дату создания документа (последний день месяца) и дату начала месяца, за который начисляется заработная плата. В полях со сведениями об организации и ответственным лице программа проставляет значения по умолчанию. Для заполнения разделов Начисления и НДФЛ нажимаем кнопку «Заполнить» на командной панели. При этом документ может быть заполнен «По плановым начислениям (по данным регистра сведений Начисления работников организации)» или «Списком работников (по данным регистра сведений Работники организации)».

Подготовка платежных ведомостей и регистрация произведенных по ней выплат в программе производится с помощью документа Зарплата к выплате организаций. («Зарплата – Зарплата к выплате») – новая строка.

В шапке формы документа указывается дата составления платежной ведомости, месяц, в котором была начислена заработная плата и способ ее выплаты (через кассу или перечислением через банк).

В табличной части приводится список работников, включаемых в платежную ведомость, и проставляется сумма к выплате. Удобнее использовать кнопку «Заполнить» (по задолженности или списком работников). Во втором случае суммы проставляются вручную. ОК.

Регистрация выплаченных сумм производится документом Расходный кассовый ордер или Платежное поручение исходящее. Регистрация неполученной суммы производится документом Депонирование.

Отчетом движения сотрудников и оплаты труда является «Отчет по проводкам по заработной плате» (см. приложение Г).