2. Чтобы задать параметры поиска данного вида документов:

   0. 1. Выполните действия, описанные в пп.1–3 раздела «Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов».

   1. 2. Введите сведения об отправителе или авторе сопроводительного документа. Для этого:

   2. • Установите, по отношению к кому будет выполняться поиск: к отправителям–организациям или отправителям–гражданам. По умолчанию установлен переключатель Организации. Для изменения значения параметра установите переключатель Граждане, при этом состав полей запроса изменится в соответствии с Рис10-10.

   3. • Для отправителей–организаций выполните действия, описанные в п. 4 раздела «Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов»;

   4. • Для отправителей–граждан выполните действия, описанные в п. 2 раздела «Заполнение полей запроса для поиска РК писем и обращений граждан».

0. 3. Выполните действия, описанные в пп 5–10 раздела «Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов».

Заполнение полей запроса для поиска РК исходящих (внутренних) документов

Окно запроса для поиска РК исходящих (внутренних) документов открывается при задании в поле Группа соответствующей группы документов (см. Рис.10-12).

Рис. 10-12. Окно запроса для поиска РК исходящих (внутренних) документов

Чтобы задать параметры поиска данного вида документов:

1. Выполните действия, описанные в пп 1–3 раздела «Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов».

2. Выбором из иерархического справочника Подразделения или списка введите данные в поля:

• Подписал – будут отбираться документы за подписью выбранного должностного лица или должностных лиц – сотрудников выбранного подразделения (если выбрано подразделение).

• Исполнитель – будут отбираться документы, подготовленные выбранным должностным лицом (подразделением).

• Визировал – будут отбираться документы, завизированные выбранным должностным лицом.

3. Введите данные в поле Соисполнитель выбором из иерархического справочника Список организаций или списка. В этом случае будут отбираться документы, в соисполнителях которых значится выбранная организация.

4. Выполните действия, описанные в пп.6–10 раздела «Заполнение полей запроса для поиска РК входящих документов».

1. Поиск по регистрационному номеру

   1. Чтобы выполнить поиск рк по регистрационному номеру:

      0. 1. Запустите функцию Поиск. Откроется окно запросной формы по реквизитам РК .

      1. 2. Выберите команды Поиск, Поиск РК документов, По номерам или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно запроса.

      2. 3. Измените, если требуется, группу документов (см. раздел «Выбор группы документов»).

Рис. 10-13. Окно запроса для поиска по регистрационным номерам.

0. 4. Введите в поле Номера регистрационные номера искомых документов, разделяя их запятыми. При этом достаточно вводить только порядковые номера, опуская все предшествующие элементы номера. При вводе нескольких номеров подряд можно ввести только первый и последний номер, разделив их двоеточием, например: 2, 5:18, 41. В этом случае будут отобраны все РК с порядковыми номерами 2, 41 и с 5 по 18.

При поиске РК с шаблоном формирования регистрационных номеров «Свободный номер» (заведение регистрационных номеров проводилось вручную) руководствуйтесь правилами, изложенными выше в разделе «Поиск в текстовых полях».

5. Введите, если требуется, в поле За...год год, за который будет производиться поиск.

6. Выберите команды Управление, Начать поиск, или щелкните на кнопке на панели инструментов, или нажмите клавиши CTRL+ENTER. По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.

Поиск по реквизитам резолюции

Чтобы выполнить поиск РК по реквизитам резолюции:

1. Запустите функцию Поиск. Откроется окно запросной формы по реквизитам РК.

2. Выберите команды Поиск, Поиск РК документов, По резолюциям или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно запроса, в котором следует задать значения параметров поиска, как описано ниже.

3. Измените, если требуется, группу документов (см. раздел «Выбор группы документов»).

4. Задайте интервал дат регистрации, введя значения в поля Дата рег. с... по....

5. Задайте интервал дат вынесения резолюции, введя значения в поля Дата резолюции с... по....

6. Введите данные в поле Автор (резолюции) выбором из справочника Подразделения или списка.

7. Введите данные в поле Исполнитель (резолюции) выбором из справочника Подразделения или списка.

8. Если требуется проводить поиск только для ответственных исполнителей, установите флажок Отв.

9. Укажите, для какого типа резолюций должен проводиться поиск: для контрольных, не контрольных или всех. По умолчанию установлен переключатель Все. Для изменения значения параметра установите требуемый переключатель.

10. Если установлен переключатели Все или Не контрольные, задание параметров для выполнения поиска завершено. Если установлен переключатель Контрольные, перейдите к выбору дополнительных условий поиска (см. следующий раздел).

Рис. 10-14. Окно запроса для поиска по реквизитам резолюции

11. Выберите команды Управление, Начать поиск или щелкните на кнопке на панели инструментов или нажмите клавиши CTRL+ENTER. По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.

Дополнительные условия поиска контрольных резолюций

Если при установке параметров поиска выбраны контрольные резолюции (установлен переключатель Контрольные), в окне запроса активизируются дополнительные переключатели и поля (см. Рис.10-15).

Рис. 10-15. Дополнительные элементы окна запроса для поиска по всем контрольным резолюциям

Чтобы установить дополнительные параметры поиска:

1. Выберите, для какого типа контрольных резолюций должен проводиться поиск: для находящихся на контроле, снятых с контроля или всех. По умолчанию установлен переключатель Все. Для изменения значения этого параметра установите переключатель На контроле или Сняты с контроля.

2. Если установлен переключатель Все:

• с помощью переключателей Плановая и Промежуточная выберите, для каких дат должен проводиться поиск: плановых или промежуточных. По умолчанию установлен переключатель Плановая;

• задайте интервал дат сроков исполнения, введя значения в поля Дата с... по....

3. Если установлен переключатель На контроле:

• повторите процедуру, описанную в п.2;

• с помощью переключателей истек и не наступил определите, для каких резолюций должен проводиться поиск: с истекшим сроком исполнения или для тех, срок исполнения которых еще не наступил;

• если поиск должен проводиться среди резолюций, срок исполнения которых еще не наступил, укажите в поле Срок истекает через ... дней и ранее нужное количество дней, сузив, тем самым, круг поиска.

4. При установке переключателя Сняты с контроля автоматически устанавливается переключатель Плановая и в нижней части окна активизируется группа переключателей Выполнен (см. Рис10-16).

Рис. 10-16. Дополнительные элементы окна запроса для поиска по резолюциям.

Для отбора резолюций, снятых с контроля: • задайте интервал дат плановых сроков исполнения, введя значения в поля Плановая с... по...;

• выберите, для какого типа резолюций должен проводиться поиск: выполненных в срок, с нарушением срока или для всех. По умолчанию установлен переключатель В срок. Для изменения значения этого параметра установите переключатель Все или С нарушением;

• если поиск должен проводиться среди резолюций, выполненных с нарушением срока, установите переключатель С нарушением и в поле … дней и более, расположенном справа от переключателя, введите количество дней, на которое был превышен срок исполнения резолюций.

5. Задав дополнительные параметры поиска, выберите команды Управление, Начать поиск, или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов (или нажмите клавиши CTRL+ENTER). По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.

Поиск по реквизитам журнала передачи документа

Чтобы выполнить поиск РК по реквизитам журнала передачи документа:

1. Запустите функцию Поиск. Откроется окно запросной формы по реквизитам РК.

2. Выберите команды Поиск, Поиск РК документов, По журналу или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно запроса,в котором следует задать значения параметров поиска.

3. Измените, если требуется, группу документов (см. раздел «Выбор группы документов»).

4. Задайте интервал дат регистрации РК документов, введя значения в поля Дата рег. с... по....

5. Выберите, поиск каких экземпляров документов (оригиналов, копий или тех и других) будет выполняться, установив один из соответствующих переключателей в группе Экземпляр (по умолчанию установлен переключатель Все).

6. Выберите, поиск какого действия над документом (передача должностному лицу или в подразделение, списание в дело в подразделении, уничтожение) будет выполняться, установив один из соответствующих переключателей в группе Документ (по умолчанию установлен переключатель Передавался).

7. Задайте интервал дат совершения над документом указанного в п. 6 действия, введя значения в поля В период с... по....

8. Укажите конкретное подразделение или должностное лицо, которому был передан документ (установлен переключатель Передавался). Для этого введите данные в поле Кому (где) выбором из справочника Подразделения или из списка (см. главу 7).

Рис.10-16. Окно запроса для поиска по реквизитам журнала передачи

9. Укажите конкретное подразделение, в котором документ был списан в дело (установлен переключатель Списывался в дело). Заполните поля Кому (где) выбором из справочника Подразделения или из списка и поле Дело выбором из справочника Номенклатура дел.

10. Укажите владельца документа. Установка флажка Владелец приводит к тому, что отбираются только те документы, владельцем которых являлось указанное в поле Кому (где) должностное лицо в период, заданный в п.7. Если период дат (п.7) не указан, поиск осуществляется исходя из того, что в данный момент должностное лицо является владельцем документа.

11. Выберите команды Управление, Начать поиск, или щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов, (или нажмите клавиши CTRL+ENTER). По окончании поиска откроется окно папки Отобранные документы, содержащее список РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора.