Стандарты в области сэд

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ - инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Управление документами и требования:

7.1 Принципы разработки программ управления документами

Документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой

деятельности. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения

соответствия регулирующей среде и обеспечения необходимой подотчетности организации

должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования

документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.

Для этого организации должны принять и выполнять комплексную программу управления

документами, включающую:

а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к

информации, подлежащей включению в документы;

б) решение, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в

систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

в) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими; 12

г) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков

хранения документов;

д) решение, как организовать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям,

предъявляемым к их использованию;

е) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих

деятельность организации;

ж) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения

требований деловой деятельности и общественных ожиданий;

з) соответствие правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике

организации;

и) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;

к) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;

л) определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности

или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного

управления документами.

Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему

должны быть инкорпорированы в процедуры, регулирующие все процессы деловой

деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.

Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных

обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного

функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае

необходимости.

7.2 Характеристики документа

7.2.1 Общие положения

Документ должен правильно отражать то, что сообщено или решено, или предпринятое

действие. Он должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится,

и использоваться в целях отчетности.

Помимо содержания, документ должен иметь метаданные, отражающие операции

деловой деятельности, или быть постоянно связанным или объединенным с ними. При этом:

а) структура документа, то есть его формат и взаимосвязи между составляющими

документ элементами, должна оставаться неизменной, 13

б) в документе должен быть отражен контекст его создания, получения и

использования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого

является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),

в) должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими в

совокупности документ.

Политика, процедуры и практика управления документами должны обеспечить

создание надежных документов, обладающих характеристиками, указанными в п.п. 7.2.2 —

7.2.5.

7.2.2 Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:

а) является тем, чем должны быть;

б) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

в) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Чтобы обеспечить аутентичность документов, организации должны внедрить и

документально зафиксировать политику и процедуры контроля над созданием, получением,

передачей, сохранением и отбором документов и тем самым гарантировать, что создатели

документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от

несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия

(засекречивания).

7.2.3 Достоверность

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и

точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому

можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы

должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они

относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в

деловой деятельности при проведении данной операции.

7.2.4 Целостность

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения.

Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или

примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких

обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен

сделать это. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе

следует четко обозначать и контролировать. 14

7.2.5 Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать,

найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с

деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные

ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций

деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть

предоставлена возможность идентифицировать документ в более широком контексте —

контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие

последовательность действий, должны быть сохранены.

16. Методы управления качеством: Гистограмма, Диаграмма рассеяния. Контрольный листок, Временной ряд.

Современные методы управления качеством

Принципы связанные с персоналом.

1. Лидерство руководства – руководитель должен быть лидером

2. Всеобщее вовлечение – все сотрудники должны быть вовлечены в работу по улучшению качества. Реализация – все должны понимать что они работает в одной компании

3. Постоянное улучшение

4. Вход и выход

5. Ориентации на потребителя

6. Взаимовыгодные отклонения с поставщиками

7. Процессный подход

8. Системных подход

Первый два метода мы рассмотрели. ( поретоиссекава)