Тема 1.8. «Технология проведения инвентаризации материально-производственных запасов организации»

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и отражение в учете результатов

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Инвентаризация ТМЗ заключается в проверке сохранности их (производственных запасов, готовой продукции, товаров) в местах хранения и на всех этапах их движения, контроль за их использованием в производстве, своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации.

Инвентаризационная комиссия приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации сроки. Инвентаризация проводиться в присутствии материально - ответственных лиц, путем обязательного пересчета, перемеривания, взвешивания. Записи со слов материально - ответственных лиц без фактической проверки в инвентаризационные описи не допускаются.

Данные о материально-производственных запасах (сырье, материалы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

При последовательном проведении инвентаризации в изолированных помещениях после инвентаризации они опечатываются без права доступа. Если во время проведения инвентаризации поступили ТМЗ, то они принимаются материально - ответственным лицом в присутствии инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или материальному отчету после инвентаризации. На такие ценности составляется специальная опись «Товарно-материальные запасы, поступившие во время инвентаризации» за подписью председателя инвентаризационной комиссии ссылкой на дату поступления. В исключительных случаях, во время инвентаризации, могут отпускаться ТМЗ, но только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера субъекта, что вносит в отдельную опись «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации», за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Вместе с собственными ТМЗ проверяются запасы принадлежащие другим субъектам и находящиеся на ответственном хранении, которые заносятся в отдельные описи ссылкой на документы подтверждающие принятие их на ответственное хранение.

ТМЗ, хранящиеся на складах других субъектов, заносятся в инвентаризационные описи на основании документов подтверждающих их сдачу на ответственное хранение.

По ТМЗ, находящимся в переработке у других субъектов, составляется отдельная опись ссылкой на документы, на основании которых они переданы в переработку.

ТМЗ, находящиеся в пути, но не оплаченные в срок покупателями, также вносятся в отдельные инвентаризационные описи. Комиссия должна проверить обоснованность числящихся на определенных счетах сумм. На счетах могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: в пути - расчетными документами поставщиков; по отгруженным - копиями предъявленных покупателями документов; по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах других субъектов - сохранными расписками, переоформленными на дату близкую к дате проведения инвентаризации.

ТМЗ, находящиеся в эксплуатации - инвентаризируются по месту их нахождения и материально-ответственным лицам; выданных на индивидуальное пользование работникам субъекта - по ответственным лицам, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) осуществляется путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам -- с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности.

Для отражения фактического наличия запасов применяют инвентаризационную опись. Запасы в инвентаризационных описях отражаются по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества. Опись составляется комиссией в одном экземпляре, до начала инвентаризации от материально ответственного лица берется расписка.

На выявленные в ходе инвентаризации испорченные или негодные запасы составляются акт. После проведения инвентаризации на основании данных бухгалтерского учета составляется «Сличительная ведомость». В «Сличительную ведомость» заносятся только факты расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Она составляется в одном экземпляре бухгалтером и храниться в бухгалтерии. При оформлении результатов инвентаризации в инвентаризационных формах не допускается исправления, помарки и подчистки.

Результаты сопоставления могут быть в виде излишек (фактическое наличие ТМЗ больше, чем по данным бухгалтерского учета, относятся к доходам), недостач (фактическое наличие ТМЗ меньше, чем по данным бухгалтерского учета, относятся к расходам) и отклонения отсутствуют.

Если по результатам инвентаризации выявлены излишки, то они должны быть оприходованы, т.е. на сумма излишков учитывается, как прочий доход.

Недостача и порча имущества в пределах установленных законодательством норм естественной убыли списываются на издержки производства или обращения по распоряжению руководителя организации. При отсутствии норм убыль рассматривается как сверхнормативная недостача.

При недостаче сверх норм естественной убыли убыток взыскивается с виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены, а также если суд отказал в иске, то потери списываются на издержки производства у организации или уменьшение финансирования у бюджетной организации.

Переоценка товарно-материальных ценностей и ее учет

Переоценка ТМЦ - это изменение цены на определенную дату. Результат переоценки - дооценка или уценка. Оформляется актом о переоценке товарно-материальных ценностей, в котором перечисляются предметы, подверженные переоценке. В акте отражается количество переоцениваемых ценностей, их цена до переоценки и после переоценки и определяется сумма переоценки. Переоцениваемые ценности записываются в акт только на основе их инвентаризации.

На предприятиях проводиться переоценка (уценка, дооценка) товаров, в результате которой изменяется их цена, как в сторону снижения (уценки), так и в сторону повышения (дооценка).

Суммы уценки (дооценки) представляют собой разницу между стоимостью остатков товаров по прежним (до переоценки) и вновь установленным (после переоценки) покупным (продажным) ценам.

Необходимость переоценки товаров возникает причина: изменения конъюнктуры рынка, спроса и предложения на товары; уценка непродовольственных товаров, пользующихся ограниченным спросом у населения, устаревших фасонов и моделей и частично потерявших своё первоначальное потребительское свойство; поступление от поставщиков ТМЦ пониженного качества; понижение качества материала при хранении и в других случаях.

Во всех случаях для проведения переоценки материалов распоряжением вышестоящей организации создается комиссия в составе представителя вышестоящей организации, руководителя торговой организации и предприятия, представителя общественности, счетного работника и материально - ответственного лица. При переоценки ТМЦ, результаты которой относят за счёт поставщиков, в состав комиссии включают представителя поставщика или представителя Бюро товарных экспертиз. В распоряжении, помимо состава комиссии, указываются дата начала и окончания работы, основания для переоценки и объём переоценки, т.е. наименование товаров, подлежащих переоценки.

На оптовых базах и складах, где ведётся натурально - стоимостной учёт товаров, с разрешения выше стоящей организации переоценка может производиться без инвентаризации по проверенным данным бухгалтерского учёта, сверенным с показателями складского учёта у материально - ответственного лица.

Во всех случаях бухгалтерия должна обеспечить контроль за своевременным и правильным проведением переоценки ТМЦ.

Результаты переоценки ТМЦ оформляются составлением Инвентаризационной описи - акта товаров и других материальных ценностей, подлежащих переоценки в связи с изменением цен, и Акта о переоценки товаров при переоценки по другим причинам. Описи - акты составляются на основе перемеривания, пересчета и перевешивания остатков тех материалов, на которые меняются цены, поскольку в результате переоценке изменяется сумма продажи и стоимости материалов, числящихся за материально - ответственным лицом. Они составляются отдельно по местам хранения ТМЦ и материально - ответственным лицам в трёх-четырёх экземплярах: первый передают вышестоящей организации, второй - бухгалтерии, третий - материально - ответственному лицу, четвёртый - поставщику с претензионным письмом (если переоценка произведена по его вине за низкое качество поставленных материалов) или другим органам по необходимости.

В инвентаризационной описи - акте указывают полное наименование, количество и сорт ТМЦ, его порядковый номер и артикулы по старому и новому прейскурантам, старую и новую цену, стоимость ТМЦ до и после переоценки, сумму разницы от переоценки (уценки или дооценки).

В ходе переоценки ТМЦ первоначальную (прежнюю) цену на ярлыках (этикетках) зачёркивают и проставляют новую с подтверждением её подписью председателя комиссии. Если старая цена была нанесена на товар в виде маркировки, то на товар навешивают ярлык с новой ценой. Продажа уцененных товаров без таких ярлыков не допускается.

Поступившие во время переоценки материалы заносятся в отдельную опись - акт по каждому месту их приемки.

По окончании инвентаризации и переоценке материалов, все члены комиссии и материально - ответственное лицо после взаимной сверки описи - акта и исправления обнаруженных расхождений, подписывают каждую её страницу. Выявленные ошибки исправляются и оговариваются, затем подтверждаются подписями всех членов комиссии. На каждой странице описи - акта указывают прописью число порядковых номеров материалов и общее количество материалов в натуральных единицах. По одному экземпляру описи - акта для контроля передают в вышестоящую организацию, заполненный материально - ответственным лицом - в бухгалтерию организации, один экземпляр копии описи - акта - материально - ответственному лицу, четвертый экземпляр при необходимости предъявляется поставщику при претензионном письме (рекламации).

Предварительные результаты инвентаризации и переоценки должны выводиться инвентаризационной комиссией немедленно по их окончании, до открытия предприятия.

Получив экземпляр инвентаризационной описи - акта, бухгалтерия обязана тщательно проверить правильность их составления, указанных в них прежних и новых цен, таксировки и подсчёта итогов и выводит окончательный результат инвентаризации и переоценке материалов. На основании описи - актов бухгалтерия составляет в трёх-четырёх экземплярах сводные акты о результатах переоценки материалов, которые подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

Различается переоценка товаров внешняя и переоценка товаров внутренняя. Переоценка товаров внешняя - это когда мы договариваемся с поставщиком о другой цене товара. Переоценка товаров внутренняя - это когда товар уценивается внутри предприятия. Для внутренней переоценки товаров предназначен Акт внутренней переоценки. Для внешней переоценки - Накладная переоценки товара.

Результаты переоценки должны быть рассмотрены и утверждены руководителем организации в двухдневный срок.