Порядок опрацювання й відправлення вихідної кореспонденції

Працівникам органу заборонено надсилати або передавати документи без реєстрації в канцелярії. При прийманні від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти правильність адреси отримувача, наявність необхідних підписів на них та на їхніх додатках, позначку про додатки і їх фактичну наявність, правильність оформлення й розміщення реквізитів. Документи, що надсилають одному адресату вкладають в один конверт, на якому проставляють всі їхні реєстраційні номери.

Знищення документів

Знищенню підлягають документи, термін зберігання яких закінчився або зайві примірники. Документи знищують згідно з рішенням експертної комісії за актом, який підписують члени комісії й затверджує начальник органу. Знищення документів до затвердження акта забороняється. Робити будь-які підчищення та виправлення із застосуванням корегуючої рідини в актах на знищення забороняється. Після знищення документів працівники, які виконали цю роботу, затверджують факт знищення підписами в акті, а в журналах обліку роблять відмітки про знищення справ, документів із зазначенням номера акта і дати його реєстрації.

Облік надходження, видачі та використання бланків адміністративних протоколів

Кількісний облік надходження, видачі та використання бланків адміністративних протоколів ведеться в Журналі надходження та витрат бланків суворої звітності.

Про зіпсовані бланки протоколів адміністративних правопорушень (механічні пошкодження, типографський брак) доповідається керівнику підрозділу ДАІ. Зазначені бланки повертаються відповідальній за їх отримання та видачу службовій особі з погашеними тимчасовими дозволами на керування транспортними засобами, про що робиться відповідний запис у Журналі надходження та витрат бланків суворої звітності. Складені протоколи, а також долучені до нього тимчасово вилучені посвідчення водіїв, талони про проходження державного технічного огляду, ліцензійні картки на транспортний засіб та інші документи протягом двох діб реєструються в Журналі обліку матеріалів про порушення правил. В окремому журналі реєструються адміністративні протоколи, що надійшли з інших підрозділів ДАІ.

У разі надходження протоколів про адміністративні правопорушення, до яких додаються тимчасово вилучені посвідчення водія, талони про проходження державного технічного огляду або ліцензійні картки на транспортний засіб складається картка обліку адміністративного порушення за номером реєстрації справи у відповідному журналі. Картки обліку адміністративних правопорушень, разом із тимчасово вилученими документами, за алфавітним порядком зберігаються в металевій шафі (сейфі) приміщення підрозділу ДАІ.

При наявності підстав для повернення тимчасово вилучених документів (постанова суду, відповідний акт із відміткою посадової особи про усунення виявлених порушень) вони повертаються власникові, про що робиться відмітка в картці обліку правопорушення або протоколі вилучення документу.

Підтверджуючі документи про можливість повернення тимчасово вилучених посвідчень водія, талонів про проходження державного технічного огляду або ліцензійні картки, тимчасовий дозвіл на право керування транспортними засобами долучаються до картки обліку адміністративного правопорушення.

Не витребуване посвідчення водія зберігається у підрозділі ДАІ протягом 1 року. Після закінчення цього строку посвідчення водія у триденний термін направляється до підрозділу РЕР за територіальністю

Матеріали порушень правил дорожнього руху, зафіксовані за допомогою технічних засобів, що мають функції фото-, кінозйомки та (або) відеозапису, та постанови, винесені стосовно власників транспортних засобів, реєструються в Журналі обліку матеріалів фіксації порушення правил протягом однієї доби. В окремому журналі реєструються матеріали, зафіксовані за допомогою технічних засобів, що мають функції фото-, кінозйомки та (або) відеозапису, та постанови, винесені стосовно власників транспортних засобів, що надійшли з інших підрозділів.

Постанови про позбавлення водіїв права керування транспортними засобами реєструються протягом двох діб з моменту їх надходження в Журналі обліку постанов. Зазначені журнали ведуться інспекторами адміністративної практики підрозділів ДАІ. У підрозділах ДАІ, де не введена посада інспектора адміністративної практики, ведення документації покладається на окремого працівника.

У підрозділи ДАІ протоколи, речі та документи, що додаються, надсилаються або передаються в п’ятиденний строк, про що робиться відмітка в графі 6 Журналу обліку матеріалів про порушення правил (у містах обмін матеріалами може проводитись один раз на тиждень).У цей же термін адміністративні протоколи спрямовуються до судових установ для розгляду.

Адміністративні матеріали направляються тільки поштою на замовлення, виключно через підрозділи ДАІ, а постанови надсилаються порушникам поштою з повідомленням.

При вчиненні особою будь-якого з порушень, передбачених частинами першою, другою, третьою, п’ятою, шостою ст. 121 та частинами першою, другою та третьою ст. 130, частинами першою та другою ст. 128 КУпАП, за кожне порушення складається окремий протокол. З метою встановлення повторності вчинення зазначених правопорушень у відділеннях (відділах) ДАІ за місцем проживання порушника ведеться Алфавітна книга. Повторність вчинення правопорушення визначається у тому випадку коли за попереднє відносно правопорушника винесена постанова, що набрала законної сили.

Справи про адміністративне правопорушення у сфері забезпечення безпеки дорожнього руху, розглядаються за місцем проживання правопорушника, у разі розгляду справи за місцем вчинення правопорушення, адміністративні матеріали з постановою по справі про адміністративне правопорушення протягом п’яти днів з дня винесення постанови надсилаються до підрозділу ДАІ за місцем проживання порушника.

Матеріали про адміністративні порушення правил підшиваються до справи за порядковими номерами, які їм присвоюються в Журналі обліку матеріалів про порушення правил, і зберігаються в підрозділах ДАІ за місцем прийняття рішення щодо накладення стягнення. Підшиті до справи сторінки нумеруються. На останній сторінці ставиться підпис службової особи канцелярії підрозділу Державтоінспекції, яким засвідчується кількість пронумерованих сторінок.

Справи про порушення правил підлягають зберіганню протягом трьох років після виконання постанови про накладення стягнення. Первинна інформація порушення правил дорожнього руху, зафіксованого приладами фото-, відеофіксації, зберігається у підрозділі в вигляді протягом трьох місяців з моменту фіксації порушення. Видалення електронної інформації за збігом установленого терміну зберігання проводиться в першій декаді кожного місяця, про що складається відповідний акт.