V. Мистецтво спілкування

1. Листування

Листи можна поділити на дві категорії: службові та приватні. Як правильно писати службові листи подано в підручниках з діловодства.

Службові листи є візиткою відправника (адресанта). Подамо головні рекомендації стосовно їх написання:

- пишуть на службовому папері зі штампом

- зміст листа короткий, суттєвий, без ніжностей

- текст поділений на абзаци, починається загальним зверненням (пан/пані ...). В

комерційних листах завжди вказують конкретного одержувача (адресата)

- пишуть не лише граматично правильно, але чітко, розбірливо (якщо не друкують на

комп’ютері).

Приватні листи

- пишуть, на будь-якому папері (окрім туалетного); якщо пишуть на листовому папері,

то бажано , щоб він був одного кольору

- пишуть від руки (ручкою, а не фломастером, або олівцем. Якщо ж таке трапилось -

просять вибачення); якщо пишуть на комп’ютері чи друкарській машині, обов’язково

має бути поставлений особистий підпис.

- зміст листа не має включати в себе вступних, офіційних фраз, а пишеться у довільній

формі

• в тексті листа повинна бути вказана дата, звертання, підпис

Взаємне листування

При листуванні діє те ж саме правило, що і при привітанні: Написати лист - ввічливість, відповісти на лист - обов'язок.

Відповідаємо на лист хоча б коротко, але якнайшвидше, особливо, якщо отриманий лист містить якесь прохання, звернене до нас.

Існує ще одне правило, яке стосується листування. Це - "таємниця листування".

- не допустимо відкривати і читати чужі листи, як приватні, так і службові (це правило

стосується також батьків і дітей)

Приклад: На роботу прийшов лист. Коли на конверті спочатку вказане ім'я конкретної людини, а потім – назва установи, фірми, то цей лист потрібно віддати вказаній особі; якщо ж навпаки, то обов’язок відкрити лист належить секретарю.

- якщо лист, адресований не нам, відкрили помилково, то маємо попросити вибачення

в тієї особи та пояснити чому так сталося

- на відкритках та поштових листівках, які відсилаємо без конверта, не пишемо такої

інформації (повідомлення, оголошення), яка б не мала бути відомою іншим.

2. Спілкування по телефону

Такий винахід як телефон є корисним та зручним для спілкування (швидко, зручно, економно). Але потрібно вміти правильно використовувати його: завжди говоримо коротко, по-суті не важливо чи говоримо з домашнього телефону, телефону-автомату,

чи з мобільного).

Час:

• коли телефонуємо маємо пам’ятати про час: не телефонуємо дуже рано, дуже пізно,

чи під час обіду.

• якщо хочемо говорити довго, то на початку розмови запитуємо співрозмовника чи

може зараз з нами розмовляти, чи має час

• коли телефонуємо закордон, то маємо пам'ятати про різницю в часі

• довго провадити розмову можна в тому випадку, коли справа є невідкладною, або коли знаємо, що в ближчий час не побачимо цю особу.

Зміст розмови:

• не турбуємо наших друзів чи близьких якоюсь пліткою чи новиною, це можна зробити при зустрічі.

• обов'язком того, до кого телефонують, є підняти трубку і сказати: „Алло!” або „Слухаю Вас!”, а обов'язком того, хто телефонує є привітатись і відразу представитись.

Приклад: Якщо телефонують на місце праці, то той, хто приймає дзвінок, каже назву установи, а той, хто телефонує називає своє ім'я та причину, з якої телефонує. Коли телефонуємо в конкретну установу на центральну лінію, то маємо говорити коротко: привітатися, назвати номер телефону та ввічливо попросити, щоб нас з’єднали.

Так само коротко говоримо, коли телефонуємо, щоб дізнатись якусь інформацію. Термінові служби: міліцію, швидку допомогу, пожежну викликаємо лише тоді, коли це справді необхідно. Кажемо: № телефону, ім'я, адресу та коротко викладаємо суть справи. Коли телефонуємо з автомату, говоримо коротко, щоб не створювати черги. Завжди, коли користуємось телефоном, маємо Говорити коротко, по суті! Коли розмова переривається, то ще раз телефонує той, хто телефонував першим, а відповідач кладе слухавку та терпеливо чекає.

Що можна говорити по телефону, а що ні:

• добре знайомих осіб, близьких можна вітати по телефону з будь-якої нагоди. А старших, менш знайомих нам осіб краще привітати листом чи письмовим повідомленням.

• можна цікавитися самопочуттям інших

• можна дякувати за зроблену нам послугу, але при зустрічі обов’язково подякувати ще раз

• можна просити про послугу лише: в особи рівної собі, або старший молодшого, лише тоді, коли справа є терміновою і не надто складною. В іншому випадку просимо особисто (особу з вищою посадою просити про щось по телефону не ввічливо)

• можна запрошувати по телефону лише тоді, коли це є терміново, принесе радість запрошуваному, або, коли це є добре знайома нам особа.

• найгіршим для особи, яка вас запросила, може стати ваша відмова в останню хвилину та ще й по телефону

• по телефону не говоримо про те, що б не мала чути третя особа.

• не можна висловлювати свої співчуття .

У випадку, коли ми невірно набрали номер - маємо вибачитись і покласти слухавку.