Практична робота №5

Тема. Вивчення інструментів MS ACCESS на прикладі БД «Борей». Вивчення режимів створення об’єктів бази даних.

Мета. Ознайомитися з основними можливостями програмного забезпечення MS Access, навчитися відкривати і закінчувати роботу програми MS Access, ознайомитися з основними типами вікон програми.

Короткі теоретичні відомості

Створення нової бази. Microsoft це програмне забезпечення, яке відноситься до систем управління БД (СНБД). Основні функції Access – це робота зі структурованою в виді таблиці інформацією. Програма Access дозволяє забезпечити

• Ввід даних в таблиці бази даних

• Зберігання даних

• Супровід даних

• Опрацювання даних

БД допомагають систематизувати і зберігати інформацію про певну предметну область, організовувати доступ до даних, їх пошук і опрацювання. Сучасні бази даних оперують інформацією від звичайних чисел до текстів і графічних та відео даних.

Microsoft Access - це сукупність таблиць, запитів, форм, звітів макросів, модулів. Microsoft Access – це одна з найпоширеніших баз даних.

Програму Access можна запустити:

• З допомогою меню Пуск системи Windows;

• З допомогою ярлика на робочому столі Windows;

• Через програму Провідник Windows;

Файли баз даних мають розширення .mdb і відмічені піктограмою ключика на білому фоні.

Закриття бази:

• Комбінація клавіш ALT+F4

• Клікнути на кнопці Закрити ( ), яка розміщена в правому верхньому куті головного меню вікна Access

• Вибрати команду Файл-Вихід, якщо були зроблені зміни в проекті, то при виході програма Access збереже їх автоматично, але програма запитає підтвердження їх зберігання.

Основні елементи головного вікна Access:

• Піктограма системного меню

• Головне меню

• Панель інструментів

• Рядок заголовка

• Службові кнопки обов’язкові елементи всіх основних вікон ( - звертання програми в кнопку, встановлює розгортає вікно, закриває вікно)

• Рядок стану

• Вікно бази даних дозволяє виконувати всі дії з об’єктами бази даних, включаючи таблиці, форми, запити, звіти

Основні типи вікон БД Access. Вікно бази даних. Після відкриття існуючої бази або створення нової бази на екрані появляється вікно бази даних.

Вікно поділено на 3 області. В лівій частині вікна розміщена панель Об’єкти, де включені кнопки об’єктів баз даних: таблиці, запити, форми, звіти і т.д. Після клікання на кнопці відкривається вкладка відповідного об’єкту БД.

Панель інструментів дозволяє працювати з цими об’єктами. Значення кнопок на панелі інструментів:

• Відкрити (Открыть) – відкриває для перегляду або запускає на виконання вибраний об'єкт

• Конструктор – дозволяє змінити вибраний об'єкт в режимі Конструктора

• Створити – створити новий об’єкт вибраного типу

Вікно таблиці . дає змогу в табличному виді переглянути в виді первинного набору і виконати необхідні операції з записами таблиці. Після рядка заголовка таблиці розміщені назви полів (колонок). Навігація в таблиці можлива за допомогою смуг прокрутки. Внизу зліва є навігаційна панель.

Вікно форми візуально нагадує вікно документу. Призначення форми – це ввід даних або перегляд таблиці по одному запису. В верхньому рядку вказано ім’я таблиці, а внизу навігаційна панель. Записи виводяться по одній парами: назва поля – значення.

Вікно запиту. Пошук інформації в таблицях здійснюється за допомогою запитів. Для запиту призначено вікно запиту. В вікні запиту є рядок заголовка, який має унікальне ім’я, присвоєно запиту. Верхня частина вікна показує таблиці, які беруть участь в запитах. На наявність зв’язків між таблицями вказує лінія об’єднання. В нижній частині вікна є спеціальні поля для вводу значень, по яких формується критерій запиту.

Створення таблиць БД з допомогою майстра

• Відкрити базу даних. Виконати наступні інструкції: Вибрати Таблицю-> Створення таблиці з допомогою майстра. Відкриється вікно майстра. Майстер має великий набір готових таблиць.

• Таблиці є ділові і особисті

• Зі списку вибираємо ці таблиці, структура яких нам більше підходить. Зі Зразку полів вибираємо потрібні поля.

• Включаємо потрібні поля за допомогою значка >. Поля можна перейменовувати

• Задаємо поле для ключа

• В режимі майстра можна міняти структуру таблиці, вводити дані.

Створення таблиць БД шляхом вводу даних. Створювати таблиці можна шляхом вводу даних. Вводимо команду:

Таблиця->Створення таблиці шляхом вводу даних

Така таблиця має 10 полів і 21 порожній запис.

При цьому перейменовуємо поля.

В таблицю вводимо дані

Зберігаємо дані шляхом Файл->Зберегти (Сохранить) Програм сама додає тип для даних по контексту. Зміну типу даних проводять в режимі Конструктор.

Вибір первинного ключа. При проектуванні таблиць обов’язковою умовою є використання першого поля таблиці(або набору полів) для однозначної ідентифікації записів. Таке поле служить первинним ключем таблиці і приймає участь в зв’язках між таблицями.

Ключ Кожне поле в записі унікальне, як же розрізнити між собою записи. Як швидше знайти потрібний запис. В реляційних базах даних для цієї проблеми вводиться унікальний ідентифікатор – первинний ключ це унікальна характеристика для кожного запису в межах таблиці. В ролі такого ключа вибирається одне або декілька полів запису.

Первинний ключ це поле або набір полів таблиці, які однозначно ідентифікують кожний запис. До поля, яке може претендувати на роль первинного ключа є жорсткі умови, тому вибрати його не просто. Тому практикується створення спеціального поля, яке виконує функції первинного ключа. З додаванням нового запису в таблицю в поле заноситься спеціальне значення, яке унікально характеризує запис. Таку нумерацію можна організувати завдяки типу Лічильник , який присвоює кожному новому –запису свій номер, генеруючи послідовність чисел з кроком 1 (або випадковим чином). В ролі первинного ключа може бути і поле з текстовим типом. Де вноситься унікальна текстова інформація. Символьний код легше сприймати.

Первинний ключ має 2 типи: простий і складний ключі.

Простий ключ це існуюче поле таблиці, яке містить унікальне значення. Принд ладом таких полів можуть бути ідентифікаційні коди, номери машин.

Складний ключ це комбінація двох або більше полів таблиці. Прізвище+ідентифікаційний код. На практиці складний ключ використовують для таблиць з відношенням “багато до багато”.

Основні правила для ключів в Access:

Для одної таблиці може існувати декілька полів, які задовольняють вимогам первинних ключів. Такі поля називаються можливими ключами. Один з можливих ключів є первинний ключ.

• В ролі первинного ключа не можуть бути поля типу OLE, Memo, Гіперпосилання. Логічний тип може бути для таблиці з 2-ма записами або вкупі з іншими ключами.

• Якщо для таблиці визначений первинний ключ, то програма блокує введення в це поле значень, які повторюються.

• Access автоматично сортує записи по первинному ключу.

• Поле первинного ключа є індексом, з допомогою якого прискорюється пошук і сортування записів. Щоб ці операції виконувалися ефективно, треба щоб поле первинного ключа було мінімальним.

Операції з полями

Додавання полів. Щоб додати в таблицю поле, треба додати в пустий рядок нове поле. Для цього треба виділити поле, над яким треба помістити нове поле. Або в головному меню виконати команду Вставка->Рядокю. В пустому рядку вводимо ім’я поля.

Копіювання полів. При копіюванні полів копіюється тільки структура поля, а не його значення. Для цього виконується команда Правка->Копіювати. Потім на пустому рядку виконуємо команду Правка->Вставити. Полю даємо нове ім’я.

Переміщення полів. Для переміщення полів, виділяють поле, а потім його перетягують на пусте місце в списку полів. Поля також можна переміщати в режимі таблиці.

Викидання полів. Вибрати поле і натиснути кнопку Delete, або викликати команду Правка->Викинути. Запит треба підтвердити.

Операції з таблицями.

Перейменування таблиць. Вибирається ім’я таблиці, клікнувши мишкою по імені, даємо нове ім’я таблиці.

Копіювання таблиць в базі даних. Для копіювання таблиць треба виконати наступні дії:

Вибрати ім’я таблиці в вікні бази даних

Виконати команду Правка->Копіювати

Виконати команду Правка->Вставити

В діалоговому вікні ввести нове ім’я таблиці. Якщо таблиця з таким іменем вже є, то вона буде знищена і замінена новою таблицею. Для вставки таблиці є 3 опції:

• Тільки структуру. Створюється така таблиця з тими ж іменами і тими властивостями.

• Структура і дані, тобто створюється повна копія.

• Додавання даних в таблицю. Опція використовується для об’єднання таблиць, коли в існуючу таблицю додаються дані, скопійовані дані в буфер обміну з іншої таблиці, яка має таку ж структуру. В цьому випадку вказується ім’я існуючої таблиці.

Суцільні таблиці. Дані – це представлення в цифровому виді інформації про оточуючі об’єкти. База даних –це сукупність інформації по певній темі.

БД допомагають систематизувати і зберігати інформацію про певну предметну область, організовувати доступ до даних, їх пошук і опрацювання. Сучасні бази даних оперують інформацією від звичайних чисел до текстів і графічних та відео даних.

Суціль таблиці – це таблиці, де всі дані об’єднані в одній табличній структурі. Суцільні таблиці прості в створення і управлінні, з ними просто працювати. Приклад суцільної таблиці:

Таблиця 1. Співробітники-проекти

Номер спів	Номер проекту	Номер завдання	Прізвище	Посада	Оклад	Відділ	Телефон
100	ук	1.2	Петров	інженер	1000	111	6-13
200	то	4.7	Петров	інженер	1000	111	6-13
300	дл	9.8	Іванов	технік	1800	115	6-56

Недоліки таблиці:

1. Дублюється інформація про співробітників, який бере участь в кількох проектах

2. В таблицю не можна вписати тих співробітників, які не беруть участі в проектах

3. При –звільненні співробітника знищується проект, хоч він залишається.

Зняти дані обмеження може новий підхід до зберігання даних – перехід до реляційних баз даних.

Реляційна база даних. РБД складається з набору зв’язаних між собою таблиць. Дані в таблицях організовані так, щоб забезпечити об’єднання різнорідної інформації, виключити дублювання.

РБД використовує реляційну модель даних, яка запропонована в 1970 р. Коддом. Кодд показав, що набір двомірних таблиць може бути використаних для зберігання даних про навколишній світ і моделювати зв’язки між ними.

Такі таблиці називаються відношеннями (реляція ми), а бази даних називаються реляційними.

Дві або більше таблиць, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв’язок, називаються реляційними. Реляційні зв’язки дають змогу звести до мінімуму дублювання одних і тих даних (полів) к різних таблицях.

Означення таблиці, поля, запису, ключа.

Таблиці. Будь-яка таблиця РБД складається з рядків і стовпців. В термінології БД Access рядкам відповідають записи, стовпцям – поля.

Кожна таблиця зберігає інформацію про дану тему. Представлена в таблиці інформація описує однотипні предмети, операції, або їх характеристики. По суті це список, в якому перераховані аналогічні по своїх ознаках об’єкти.

Поле це окремий стовпчик в таблиці. В таблиці полями є прізвище, відділ, оклад і т. д. Поле це набір всіх даних, які присутні в даному стовпці. Наприклад, полем посада є 3 посади, включаючи повторення.

Кожне поле в межах таблиці має своє унікальне ім’я і містить дані певного типу і певної довжини. В кожне поле вноситься частина інформації про об’єкт, яка називається значенням поля.

Запис це повна інформація про об’єкт, тобто запис це сукупність значень всіх полів про об’єкт. Кількість записів рівна кількості об’єктів.

Всім записам відповідає одна і та сама множина полів, хоч в певних полях значення може бути порожнім. При внесенні записів в таблиці, вони не впорядковуються, а зберігаються в тій послідовності, в якій внесені в таблицю.

Ключ Кожне поле в записі унікальне, як же розрізнити між собою записи. Як швидше знайти потрібний запис. В реляційних базах даних для цієї проблеми вводиться унікальний ідентифікатор – первинний ключ це унікальна характеристика для кожного запису в межах таблиці. В ролі такого ключа вибирається одне або декілька полів запису.

Зв’язок між таблицями. Первинний ключ поряд з однозначною ідентифікацією запису, дозволяє реалізувати і зв’язок між таблицями. Завдяки таким зв’язкам інформація з однієї таблиці стає доступною для іншої. Коли БД складається з декількох таблиць, то робота її завдяки таким зв’язкам стає ефективнішою, спрощується ввід даних, знижується ймовірність помилок, легше проектувати бази даних.

При проектуванні таблиць і визначення зв’язків між ними використовується процедура, яка називається нормалізацією. Нормалізація це покроковий процес заміни однієї таблиці або набору таблиць іншими, які мають простішу структуру. На кожному етапі нормалізації таблиці приводяться до виду, який називається нормальною формою.

Таблицю 1. Співробітники-проекти розділимо на дві.

Таблицю 2.Проекти

Номер спів	Номер проекту	Номер завдання
100	ук	1.2
200	то	4.7
300	дл	9.8

Таблицю 3.Співробітники

Номер спів	Прізвище	Посада	Оклад	Відділ	Телефон
100	Петров	інженер	1000	111	6-13
200	Петров	інженер	1000	111	6-13
300	Іванов	технік	1800	115	6-56

1. В таблиці Співробітники дублюється інформація про телефони співробітників одного відділу

2. Якщо міняється телефон відділу, то його треба міняти в усіх співробітників.

3. Не можна включати дані про новий відділ, поки не будуть набрані співробітники

4. При звільненні всіх співробітників знищуються дані про сам відділ

Тому за правилами нормалізації необхідно виконати декомпозицію таблиці Співробітники і поділити її на три: Співробітники, Посади, Відділи.

Таблиця 4.Співробітники

Номер спів	Прізвище	Посада	відділ
100	Петров	інженер	111
200	Петров	інженер	111
300	Іванов	технік	115

Таблиця 5. Посади

Посада	Оклад
інженер	1000
інженер	1000
технік	1800

Таблиця 6. Відділи

Відділ	Телефон
111	6-13
111	6-13
115	6-56

Типи даних і їх представлення. Кожне поле таблиці зберігає даних різних типів. Типи полів вводяться для того, щоб програма знала, як обробляти дані і скільки місця виділено для бази в цілому. Access підтримує 10 типів даних.

Текстовий. Цей тип поля використовується найчастіше і в базах Access прийнятий по замовчуванню. В такі поля вводяться як символи так і числа. Але дані, що зберігаються в таких полях тне можуть брати участі в арифметичних виразах. При виборі такого поля необхідно вказати його розмір. Програма використовує значення довжини поля, яке вказано в властивостях поля, а все решту заповнює пропусками. Якщо діапазон зміни текстових полів великий, то використовуються поля типу Memo, в яких для даних відводиться стільки місця, скільки вони займають реально. По замовчуванню задається розмір поля 50 символів, а максимальна кількість поля типу текстове рівна 255 символів.

Поле Memo Це текстове поле великої довжини. Сюди як правило заносяться примітки, пояснення, коментарі. На відміну від текстового поля в нього можна занести стільки знаків, скільки треба, поле зберігає до 65536 знаків.

Числовий тип. СУБД Access дозволяє виконувати над числовими полями арифметичні операції. Числовий тип має декілька підтипів.

Таблиця 5. Підтипи полів для типу Числовий

Розмір поля	Десяткові знаки	Діапазон значень	Розмір пам’яті в байтах
Байт	нема	0-255	1
Ціле	нема	-32768-+32767	2
Довге ціле	нема	-2147483648-+…	4
Дійсне з одинар/ точністю	7		4
Дійсне з подвій/ точністю	15		8
Дійсне	28		14
Грошовий	4		8

Грошовий. Зберігається інформація про гроші. Цей тип заокруглюється автоматично під час обчислень. Зберігає 8 байт.

Дата/час. Зберігає дату, є декілька форматів, зберігає 8 байт.

Лічильник. Унікальний ідентифікатор, основна функція якого нумерація записів. Таке поле зазвичай є з кроком 1 або номер генерується випадковим чином. Це ціле числове значення від 1 до двох мільярдів. Тип лічильник може бути тільки в одному полі і воно звичайно є в ролі ключового.

Логічний Значення логічного типу 1 0, так ні, пусто бути не може, 0 інтерпретується як хибне, -1 як істина. (1 біт)

Поле об’єктів OLE Зберігає рисунки, таблиці, діаграми і т.д. (до 1Гб).

Гіперпосилання. Забезпечує зв’язок з Web-сторінкою в Інтернеті, дозволяє переходити з текучого поля до інформації іншого файлу.

Майстер підстановок. Це властивість поля, а не самостійний тип. Використовується для ефективного вводу даних. При виборі цього типу даних запускається майстер підстановок, який створює поле, що дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або списку. Як правило в ході операції підстановки виконується запит до другої таблиці для одержання підстановочних даних. Для зберігання вимагається той розмір, що і в первинного ключа іншої таблиці, який відповідає поля підстановок.

Основи проектування баз даних. Будь-яку базу даних необхідно спроектувати. Проектування бази даних складається з наступних етапів:

1. Загальне проектування і мета створення БД. Визначається загальна концепція. Виконуються такі дії:

• Порада з користувачами

• Виявлення інформації, яка вводиться

• Ознайомлення з існуючими формами, бланками, звітами

• Затвердження ескізів кінцевих звітів

2. Визначення потрібних таблиць і полів баз даних. Дії, які необхідно виконати на даному етапі:

• Написати список і імена таблиць, з яких складатиметься база даних

• Для кожної таблиці визначити кількість полів і їх розміщення в таблиці

• Для кожного поля вибрати ім’я і тип даних, які будуть в ньому зберігатися. Визначити розмір текстових полів і підтипи числових.

• Правила перевірки допустимих значень вводимих даних

Правила і рекомендації, яких треба притримуватися:

• В базу треба включити всю інформацію, з якою необхідно працювати

• Створити прості таблиці для зручного користування, так як є потужні ресурси зв’язування таблиць

• Прообразом структури таблиць можуть бути паперові форми, бланки

• Не давати таблицям і полям назви, що співпадають з зарезервованими словами

• Формуючи список полів, слід розбити інформацію на дрібні логічні компоненти/ Давати змістовні назви полів

• Якщо дані мають перерахування, то їх краще виділити в окрему таблицю

3. Визначення полів з унікальними значеннями в кожному записі . При проектуванні таблиць обов’язковою умовою є використання першого поля таблиці(або набору полів) для однозначної ідентифікації записів. Таке поле служить первинним ключем таблиці і приймає участь в зв’язках між таблицями.

4. Визначення зв’язків між таблицями. Зв’язки між таблицями визначаються, виходячи з природи задачі.

5. Вдосконалення структури бази даних. По розробленій схемі створюються таблиці з необхідними типами полів, вибираються первинні ключі і формуються зв’язки між таблицями. Перед заповненням даними структурну схему БД необхідно ще раз проаналізувати з метою усунення недоліків.

6. Ввід даних і створення інших об’єктів БД. Після тестування створеної бази даних вона заповнюється реальними даними.