Втрати часу

Ефективний час роботи

Рис. 1 – Приклад структури використання робочого часу менеджером

Приклад сценарію гри:

ПОЧАТОК РОБОЧОГО ДНЯ

1. Менеджер на робочому місці, зайнятий поточною роботою.

2. Дзвінок начальника.

3. Секретар з’єднує менеджера по телефону з начальником.

4. Бесіда менеджера з начальником по телефону.

5. Серетар повідомляє про прибуття постачальника на заплановану зустріч.

6. Переговори менеджера і постачальника.

7. Дзвінок дружини.

8. Розмова з дружиною по телефону.

9. Після переговорів менеджер викликає до себе підлеглого через секретаря.

10. Дзвінок дружини.

11. Розмова з дружиною по телефону.

12. Бесіда менеджера з підлеглим. Менеджер вислуховує його непідготовлену доповідь.

13. Секретар доповідає про незапланований візит клієнта.

14. Переговори менеджера і клієнта.

15. Дзвінок дружини.

16. Розмова з дружиною по телефону.

17. До менеджера приходить колега по роботі.

18. Секретар відпрошується та йде в особистих справах.

19. Помилковий дзвінок.

20. Розмова менеджера по телефону зі сторонньою особою.

21. Дзвінок начальника.

22. Розмова з начальником по телефону.

ЗАКІНЧЕННЯ РОБОЧОГО ДНЯ

Найпоширеніші “поглиначі” часу:

1. Нечітка постановка мети.

2. Відсутність пріоритетів у справах.

3. Прагнення занадто багато зробити за один раз.

4. Відсутність повного уявлення про майбутні завдання та шляхи їх вирішення.

5. Погане планування трудового дня.

6. Особиста неорганізованість, "завалений" писемний стіл.

7. Нераціональне читання документів.

8. Брак мотивації (індиферентне ставлення до роботи).

9. Пошуки непотрібних записів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів.

10. Недоліки кооперації або розподілу праці.

11. Телефонні дзвінки, що відривають від справ.

12. Незаплановані відвідувачі.

13. Нездатність сказати “ні”.

14. Неповна, запізніла інформація.

15. Відсутність самодисципліни.

16. Невміння довести справу до кінця.

17. Затяжні наради.

18. Недостатня підготовка до бесід і обговорень.

19. Відсутність зв’язку або неефективний зворотний зв'язок.

20. Розмови на приватні теми.

21. Нераціональна система ведення ділових записів.

22. Синдром "відкладання".

23. Бажання знати всі факти.

24. Тривалі очікування (наприклад, запланованої зустрічі).

25. Занадто рідкісне делегування.

26. Недостатній контроль за делегованими справами.

Ділова гра 2 Брейнстормінг

Брейнстормінг (мозковий штурм, мозкова атака) – оперативний метод вирішення проблеми на основі стимулювання творчої активності, при якому учасникам обговорення пропонують висловлювати якомога більшу кількість варіантів рішення, в тому числі й найфантастичніших. Потім із загальної кількості висловлених ідей обирають найбільш вдалі, що можуть бути використані на практиці.

Етапи і правила брейнстормінгу:

• попередній етап – постановка проблеми. На початку цього етапу проблему слід чітко сформулювати. Відбувається відбір учасників штурму, визначення ведучого і розподілення ролей учасників у залежності від поставленої проблеми та обраного способу проведення штурму;

• основний етап – генерація ідей, що проходить за наступними правилами: головне – кількість ідей (не потрібні практично жодні обмеження); повна заборона критики і будь-якої оцінки висловлюваних ідей, оскільки оцінка відволікає від основного завдання та шкодить творчому настрою; незвичайні та навіть абсурдні ідеї вітаються; комбінування та покращання будь-яких ідей;

• заключний етап – групування, відбір і оцінка ідей. Цей етап дозволює виокремити найцінніші ідеї та надати кінцевий результат брейнстормінгу. Протягом даного етапу оцінка вітається; методи аналізу та оцінки ідей можуть суттєво різнитися між собою. Успішність даного етапу напряму залежить від того, наскільки “однаково” учасники розуміють критерії відбору та оцінки ідей.

Для проведення брейнстормінгу створюються дві групи: учасники, які пропонують нові варіанти вирішення проблеми; члени комісії, яка оброблює запропоновані рішення. Перед сеансом мозкового штурму ведучий проводить чітку постановку задачі, яку необхідно вирішити. В ході штурму учасники висловлюють свої ідеї, спрямовані на вирішення поставленої задачі, причому як логічні, так і абсурдні. В процесі штурму, як правило, спочатку рішення не відрізняються високою оригінальністю, проте поступово шаблонні рішення вичерпуються, й в учасникві починають виникати незвичайні ідеї. Ведучий записує або якось інакше реєструє всі ідеї, що виникли в ході штурму. Потім, коли всі ідеї висловлені, проводиться їх аналіз, розвиток і відбір. У підсумку знаходиться максимально ефективне і часто нетривіальне рішення задачі. При цьому успіх брейнстормінгу залежить від психологічної атмосфери та активності обговорення, тому роль ведучого в штурмі дуже важлива.

Пропонується наступна схема проведення брейнстормінгу:

1. Підготовка. Вибір проблеми викладачем (він же і ведучий, або ж ведучого обирає викладач із студентів) і проробка її індивідуально кожним студентом. Наприклад, пошук інноваційних напрямів малого бізнесу в місті Суми.

2. Формування креативної групи. Група складається із 7-10 студентів (по одному студенту з кожної бригади). В групі може і повинно бути лише декілька студентів, які обізнані щодо досліджуваної проблеми, щоб надати широкий простір уяві учасників. Обговорення проблеми повинно проходити в комфортній і непримушеній обстановці. Учасники повинні знаходитись у стані релаксації. Стільці повинні бути розташовані по кругу. Стіл не обов’язоковий. Потрібна класна дошка.

3. Процедура брейнстормінгу. Спочатку ведучий говорить про сутність брейнстормінгу, пояснює правила дій учасників, оголошує проблему, наприклад: пошук інноваційних напрямів малого бізнесу в місті Суми. Проблема записується на дошці. Ведучий пояснює актуальність даної теми, потім просить учасників запропонувати свої варіанти формулювання проблеми, які також записуються на дошці. На етапі генерації ідей учасники у вільній формі висловлюють свої ідеї, які фіксуються на дошці. Для цього залучаються асистенти. Як тільки виникає пауза з висуванням нових ідей, ведучий просить учасників поміркувати над проблемою, подивитись на дошку. Якщо нові ідеї все ж не виникають, ведучий озвучує питання, які мають розширити проблему та дозволити поглянути на неї з інших ракурсів.

4. Завершення. Оцінка ідей учасниками брейнстормінгу. При цьому можна провести тестування ідей методом “від протилежного”: яким чином дана ідея, якщо її реалізувати, провалиться?

Додаток до ділової гри 2.

Перед початком ділової гри, з метою попередньої підготовки до динамічної роботи учасників брейнстормінгу, а також щоб активізувати знання з менеджменту, можна провести наступну гру. Ведучий записує на дошці імена учасників (наприклад, по одному студенту з кожної бригади) в рядок на всю довжину дошки. Далі під кожним іменем будуть записані терміни з менеджменту, які по черзі за командою ведучого називають учасники (відповідно до черговості записаних на дошці імен). При цьому учасники не користуються підказками групи або будь-якими записами чи матеріалами. Гра має характер бліц-опитування, коли ведучий, записавши запропонований термін одного з учасників на дошці під його іменем, відразу переходить до наступного учасника. Час на міркування – 3 секунди. Якщо учасник не називає термін або помилково називає вже записаний на дошці термін, у стовпчику під його іменем записується “–1”. Якщо названий термін має непряме відношення до менеджменту, то ведучий записує “–½”. Таким чином, дошка поступово наповнюється термінологією з менеджменту; учасники тренуються перед процедурою брейнстормінгу. Крім того, за результатами даної гри бригади отримують додаткові бали: бригада, представник якої отримав найменшу кількість мінусів, посідає в даній грі 1-е місце та отримує 5 балів і т.д. (кожна бригада може отримати від 0 до 5 балів).