17. Сущность централизации и децентрализации и их роль в формировании организационных структур.

Соотношение полномочий на различных уровнях управления ОСУ характеризуется степенью централизации и децентрализации.

Централизация – это концентрация полномочий на высших уровнях ОСУ.

Децентрализация – это делегирование полномочий на низшие уровни ОСУ.

Определить на сколько данная ОСУ централизована или децентрализована можно только методом сравнения этой структуры с подобной или этой же ОСУ с ней же, но в другие периоды функционирования.

Преимущества централизованного управления. Здесь следует назвать:

1. лучший контроль за деятельностью предприятия;

2. возможность приведения к единому стандарту всех операций в рамках организации;

3. устранение возможного дублирования тех или иных мероприятий, усилий;

4. более эффективное использование кадров, оборудования, производственных площадей. Централизация управления может, например, сделать целесообразным приобретение компьютерной техники и другого дорогостоящего, но эффективного оборудования;

5. уменьшает вероятность и масштабность ошибочных решений;

6. позволяет избегать ситуаций, при которых одни подразделения предприятия развиваются за счет других или же за счет предприятия в целом.

Недостатки централизованного управления. К ним относятся следующие:

рост бюрократизма, накопление срочных для решения вопросов, увеличение документации, досье;

задержки в принятии решений, в особенности на рабочем месте;

решения принимаются теми, кто незнаком с реальной ситуацией на производстве.

Преимущества децентрализации:

Дает право принимать решения тому руководителю, который стоит ближе к возникшей проблеме и следовательно лучше должен ее знать.

Стимулирует инициативу руководителей низшего уровня управления и позволяет личности в большей степени себя проявлять.

Способствует эффективной подготовке молодых руководителей к более высоким должностям.

Дает возможность более эффективно управлять крупными предприятиями.

Недостатки централизации заключаются в том, что она закрывает пути получения преимуществ децентрализации и, наоборот.

18. Функция контроль, сущность, основные виды контроля, составляющие контроля.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Классификация контроля.

- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);

- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);

- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

По охвату проверкой и обследованием: полный и частичный.

по методу проверки документов: сплошной, выборочный.

По времени проведения: предварительный, текущий, последовательный.

По источникам информации: документальный и фактический

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Он включает в себя многие этапы и составляющие.

На первом этапе, который иногда называют предварительным контролем, в соответствии с целью, стратегией, текущими задачами организации вырабатывается свод формальных и неформальных правил, стандартов, норм, кодексов поведения, социальных установок, закрепляющих разделение труда, функции подразделений, структуру связей, иерархию подчиненности, должностные обязанности, технико-технологические требования к продукту труда организации, определяющие условия и факторы поведения работников организации. Они дают начало зарождающейся культуре организации, традициям и обычаям в отношениях. На первом же этапе устанавливаются основные показатели (критерии) работы организации - прибыль, объем выпуска и продаж, себестоимость продукции, качество, затраты, требования к кадрам, поставщикам и поставкам, условия конкуренции.

Особая важность первого этапа контроля состоит в его тесной взаимосвязи с планированием работы организации, а также в выработке объема, интенсивности и содержания других этапов контроля.

Второй этап контроля - текущий контроль - может быть охарактеризован такими индикаторами, как частота и периодичность контрольных проверок, глубина контроля, объем выборки, степень охвата механизированными и автоматизированными средствами и т.д. Фактически текущий контроль связан с изменением результатов работы на разных этапах ее выполнения. Могут контролироваться как отдельно выбранные элементы работы, результаты готовой работы, так и результаты группы или выполнения всей партии изделий. Причин, поводов для текущего контроля может быть множество - от проверки реализации выработанных на первом этапе требований и стандартов до уточнения состояния технологической и трудовой дисциплины, соответствия квалификации работников сложности выполняемой работы, моральной и психологической готовности работников организации выполнять требования и стандарты, действие социальных установок и общественного мнения. Порой эффективный текущий контроль может во многом сократить заключительный контроль. Вместе с тем текущий контроль порой воспринимается как авторитарный стиль управления, мелочная опека, ограничение инициативы, сдерживание самостоятельности, «выживание из организации», недоверие. И это может повлиять на экономическую эффективность текущего контроля. Эти два обстоятельства требуют от менеджеров планирования текущего контроля, умения его проводить, не играя на чувствах проверяемых работников.

Третий этап контроля - окончательный - связан с проверкой выполненной работы и выяснением последствий выполнения. С этим этапом обычно работники и менеджеры связывают не только мотивационные ожидания по результатам работы, но и оценку работы, решения о ее повторении или изменении. И еще одну важную функцию выполняет этот этап контроля - предоставляет менеджерам информацию о результатах работы, необходимую для будущего планирования деятельности организации по всем направлениям. Исключать текущий контроль, скажем, для повышения самостоятельности, самоконтроля, ответственности работников, развития демократического стиля управления - дорогое удовольствие, особенно если заключительный контроль выявит плохое качество работы, исправить которое уже поздно или невозможно. Необходимо оптимально сочетать два последние этапа контроля не только для того, чтобы соединить эффективность контроля с улучшением социально-психологических механизмов управления организацией, но и для того, чтобы систему социального контроля в организации обеспечить надежной обратной связью. Функции этого элемента во всех открытых системах одни и те же и работают на одних и тех же принципах:

- данные о полученных результатах представляются на «вход» системы для выработки или коррекции управляющего решения;

- профилактика нарушения процесса контроля организуется на всех его стадиях;

- полученный результат сравнивается с заданным, ожидаемым;

- реакция на внешние и внутренние причины отклонения от стратегии и тактики работы организации требует оценки и анализа. Кроме того, обратная связь в открытых системах выполняет роль индикатора действующих в организации социальных установок, норм, традиций, состояния культуры.