Раздел 3. Документационное оформление процесса подготовки и заключения коммерческих сделок

/ 1а, 1б /

3.1.Основные виды документации в оперативно-коммерческой работе по изучению фирм-партнеров Досье фирмы, порядок его составления, структура:

• информационная карта на фирму - базовый документ досье, ее разделы;

• сведения о переговорах с фирмой;

• сведения о деловых отношениях.

Основные виды документации по изучению фирм

• Правильный выбор партнера - это одно из основных условий успешного проведения коммерческой сделки. Ошибочно прибегать к сбору информации о фирмах-партнерах только в период подготовки или проведения переговоров. Такая работа должна вестись постоян­но. Полученная в результате нее информация собирается и систематизируется в досье фирмы.

Досье фирмы - это собранные из различных источников и систематизированные материалы, которые дают общую характери­стику фирмы и отражают специальные аспекты ее деятельности.

Досье фирмы обязательно содержит:

• Информационную карту фирмы.

• Сведения о переговорах с фирмой.

• Сведения о деловых отношениях

• Другие виды материалов, которые целесообразно (по мнению руководителей фирмы) включить в досье.

Порядок составления досье

Эта работа заключается в:

• определении структуры документа (выделение отдельных информационных блоков);

• разработке содержания блоков (определение вопросов и показателей, характеризующих данное направление деятельности фирмы);

• характеристике представителя фирмы посвящен завершающий блок сведений. Он обычно включает общую характеристику, деловую характеристику и характеристику личных качеств представителя

3.2.Информационная карта фирмы

• Информационная карта фирмы является базовым документом досье фирмы. В ней собирается и анализируется всесторонняя информация о фирме.

• Вся заносимая в карту информация должна сопровождаться указанием о том, к какому периоду она относится, а также ссылкой на источник. Должны быть представлены минимум за 2 - 3 последних года (каждый год отдельно). Допускается отсутствие информации по некоторым показателям. В этом случае в информационной карте делается пометка: «сведения отсутствуют». Это свидетельствует о том, что наличие данных сведений желатель­но, но в данный момент отсутствует возможность их получения.

Ряд пунктов информационной карты представляет собой анкетные вопросы, на которые могут быть получены следующие качественные ответы:

• полностью, частично, не принимает;

• часто, иногда, никогда;

• хорошо, удовлетворительно, плохо;

• нет, в отдельных случаях, часто.

Примерная структура информационной карты

ИНФОРМАЦИОННАЯ КАРТА

Полное наименование фирмы ( на русском и иностранном языках ) ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

Сокращенное наименование _______________________________________ Представитель фирмы ____________________________________________

Страна ___________________ Год основания________________________

Место регистрации ______________________________________________ Регистрационный номер __________________________________________

Адрес ( штаб-квартира, филиалы, представительства ):____________ ________________________________________________________________

Телефоны : _____________________________________________________

Телефакс _______________________________________________________

Телекс _________________________________________________________

Основные направления деятельности ( специализация ) ____________ ________________________________________________________________

Услугами каких банков пользуется фирма _________________________ ________________________________________________________________

Содержание предложения фирмы ___________________________________ ________________________________________________________________

Результат рассмотрения предложения _____________________________ ________________________________________________________________

Инициатор запроса ( подразделение, дата, подпись руководителя ) ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

Таблица 1

Характеристика представителя фирмы

1 . Фамилия, имя, отчество
2. Должность
3, Возраст
4. Женат, холост
5. Количество детей
6. Образование
7. Какими языками владеет
8. С какого года работает на фирме
9. Приезд на переговоры	неоднократно, не приезжал, приезжал редко
Деловая характеристика
Разбирается в коммерческих вопросах	Хорошо, удовлетворительно, плохо

Таблица 4

Сведения о деловых отношениях сфирмой

Наименование показателей	Значение показателей
Принимает типовые условия партнера
Выполняет обязательства по контракту
Соблюдает сроки поставок
Производит платежи
Форма платежа
Отстаивает названные цены
Размер предоставляемой скидки
Качество поставляемого фирмой товар
Предъявляет претензии по качеству техниче­ской документации
Спорные вопросы решает
Имелись арбитражные дела
Заинтересована в работе с нами
Предоставляет возможность посетить свои заводы
Целесообразно поддерживать деловые отношения с фирмой

Таблица 2

Финансово-экономические показатели

Акционерный капитал (оплаченный, уставный)	Годы
Собственный капитал
Оборот
Активы
Прибыль (чистая, валовая)
Число занятых
Расходы на научные исследования и другие показатели
В какую монополию (финансовую группу) входит
Дочерние фирмы
Важнейшие конкуренты
Связи фирмы с другими компаниями (персо­нальные, коммерческие, финансовые, произ­водственные, патентные, картельные)
Материально-техническая база (сколько, где расположены заводы, склады, магазины, станции техобслуживания, число занятых и другие данные)
Имеет собственный исследовательский центр
Имеет собственные патенты
Финансовое положение фирмы	Хорошее, удовлетворительное, плохое
С какими другими странами торгует