1.2.Требования к оформлению документов. Бланки и форматы документов. Формуляр - образец документов как модель унифицированной формы документов. Реквизиты документов Требования к бланкам документов
Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм - левое;
- 10 мм - правое;
- 20 мм - верхнее;
- 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный (рис.1,2,3,4). Установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк (используется для составления всех видов документов кроме писем);
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк в зависимости от вида документа включает следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации ( герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- место составления или издания документа, а также отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Бланк письма в зависимости от вида документа включает следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации ( герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплатильщика (ИНН/КПП);
- наименование организации;
- справочные данные об организации, а также при необходимости может содержать следующие ограничительные отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа.
Бланк конкретного вида документа ( кроме письма) в зависимости от вида документа включает следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации ( герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
- ограничительные отметки для расположения реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле.
Стандарты оформления
Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом -ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Положения стандарта определяют: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.
Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др. Однако, учитывая, что с 1993 г. работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), на практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам [ ].
С 2003 г. в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта [ ]. Образцы бланка (продольный и угловой варианты) представлены на рисунках 1 и 2 [ ].
Рисунок 1. Образец бланка (продольный вариант)
. Рисунок 2 Образец бланка ( угловой вариант)
Реквизиты документов
Применение реквизитов ускоряет и облегчает как процесс подготовки документа, так и последующую работу с ним. Единый комплекс реквизитов и единые правила их оформления позволяют эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.
Использование реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы.
Реквизиты документа не равноценны. Одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию. Часть реквизитов ( постоянно повторяющиеся ) является реквизитами бланка, другая часть используется при составлении и оформлении документа. Ряд реквизитов оформляется на стадии исполнения документа.
При подготовке и оформлении документов в соответствии с ГОСТом Р 6.3-2003 используют следующие реквизиты [ ]:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Формуляр-образец фиксирует местоположение реквизитов (рисунок 3, 4 ).