7.3. Багаторівнева ієрархічна іс «рагс»

Багаторівнева ієрархічна ІС «РАГС» складається з інформа­ційних підсистем відділів реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, виконавчих органів сільських, селищних, мі­ських (крім міст обласного значення) рад, які проводять реєстра­цію народження, смерті, одруження та встановлення батьківства, а також консульських установ і дипломатичних представництв України, які виконують зазначені функції.

Багаторівнева ієрархічна ІС «РАГС» містить:

1. автоматизовану систему реєстрації актових записів, що складається з підсистем «Народження», «Укладання шлюбу», «Розлучення», «Смерть», «Встановлення батьківства», «Усинов­лення (удочеріння)», «Зміна прізвища, імені, по батькові», «Від­новлення актового запису», «Статистика»;

2. автоматизовану систему «Архів», що складається з підсис­тем «Народження», «Укладання шлюбу», «Розлучення», «Смерть», «Встановлення батьківства», «Усиновлення (удочеріння)», «Змі­на прізвища, імені, по батькові», розроблених з урахуванням усіх змін форм актових записів і законодавства РАГС за період з 1918 року і донині; підсистем «Електронна картотека актових записів» та «Електронна картотека метричних церковних книг», підсисте­ми «Листи», розробленої з урахуванням специфіки кореспонден­ції, якою обмінюються органи РАГС з іншими організаціями і між собою;

3. автоматизовану систему «Внутрішня взаємодія», яка забез­печує централізацію даних із районних відділів РАГС, селищних або сільських рад, консульських установ і дипломатичних пред­ставництв України у міський або обласний архів як по каналах зв'язку, так і за допомогою магнітних носіїв інформації (дискет);

4. автоматизовану систему «Зовнішня взаємодія», яка забез­печує інформаційну взаємодію з органами галузевого і територі­ального управління за даними відділів РАГС, а також обмін ін­формацією і документами з архівами інших регіонів країни по каналах зв'язку з використанням методів криптологічного конт­ролю і захисту від несанкціонованого доступу;

5. інформаційно-довідкову систему «Закон», яка забезпечує правову консультацію з питань реєстрації актів громадянського стану.

Використання системи забезпечує виконання таких функцій:

• ведення актових записів з логічним та юридичним контро­лем даних, що вводяться;

• автоматизоване формування, перегляд, редагування і друку­вання актових записів, свідоцтв, довідок, сповіщень, карток, ві­домостей, статистичної звітності;

• автоматизований пошук актових записів за будь-якими рек­візитами, що мають юридичні наслідки;

• формування і ведення архівів по всіх архівних фондах (мет­ричних церковних книгах будь-яких релігійних конфесій, акто­вих записах за період з 1918 року й донині, консульських установ і дипломатичних представництв);

• формування і ведення електронних картотек по всіх архів­них фондах;

• формування і ведення довідників і словників архівів відділів РАГС, селищних і сільських рад, церков, консульських установ, формулювань, що вносяться в графу «особливі позначки» актово­го запису відповідно до вимог законодавства РАГС з 1918 року й донині та ін.;

• формування і видача описів архівних фондів по всіх архівах та одиницях зберігання;

• облік зберігання і витрачання гербових бланків свідоцтв;

• оперативний контроль керівників за діяльністю персоналу відділу РАГС і архіву;

• одержання юридичних консультацій з питань реєстрації ак­тів громадянського стану в автоматизованому режимі;

• видача необхідної інформації по матеріалах відділів РАГС органам галузевого і територіального управління, а також у військкомати, органи соціального забезпечення і соціального за­хисту, органи внутрішніх справ і т. ін.;

• автоматизоване збирання і централізація даних в міському або обласному архіві;

• обмін інформацією і документами з іншими регіонами країни;

• актуалізація бази даних «Регістр населення».