Розділ 2 теоретичні аспекти вивчення фунції контролю як засобу мотивації персоналу

2.1. Сутність, види та процес контролю

Слово “контроль”, як і слово “влада”, породжує, насамперед, негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає обмеження, відсутність самостійності. Тому сутність функції управління “контроль” часто розуміють невірно [8, 77].

Контроль - це постійний процес, що забезпечує досягнення цілей організації шляхом своєчасного виявлення виникаючих в ході виробничо-господарської діяльності об'єктів управління проблем і змін зовнішнього середовища .

Завдяки контролю організація має можливість усувати помилки на шляху виконання планових завдань, тому контроль можна визначити як процес, за допомогою якого організація забезпечує досягнення своїх цілей. Разом з тим контроль дозволяє визначити, яка діяльність на шляху досягнення мети була найбільш ефективна.

Контроль сприяє зміцненню дисципліни і дотримання законності. Завдяки йому забезпечується єдність рішень і їх виконання, досягнення поставлених завдань, а також попереджаються помилки і недоробки [20, 48].

Головний сенс контролю полягає у створенні гарантій виконання планів і в підвищенні ефективності управлінського процесу [9, 11].

Об'єктами контролю виступають підприємства, організації, установи тощо.

Предметами контролю є процеси, що проходять в організації, або її елементи.

Суб'єктами контролю можуть виступати менеджери фірми, відділи технічного контролю, державні органи тощо [20, 48].

Існує кілька причин, що обумовлюють необхідність управлінського контролю.

Перша й найголовніша з них – це необхідність спостереження за тим, чим займаються люди, щоб мати впевненість у тому, що вони знають, що і як їм варто робити.

Друга причина необхідності управлінського контролю – постійні зміни, з якими зіштовхуються організації і їхні менеджери. Динамічність внутрішнього і зовнішнього оточення фірм підсилює важливість зв’язку між плануванням і контролем. Менеджери розробляють плани, для реалізації яких потрібен визначений час. І протягом цього часу може відбутися багато змін як у самій організації, так і в її оточенні. Деякі з цих змін можуть викликати потребу в коригуванні планів фірми, а деякі цілі і плани фірми можуть стати нереальними. Добре організований контроль допомагає менеджерам вчасно пристосовуватися до умов, що змінюються [1, 98].

Третьою важливою причиною необхідності управлінського контролю є зростаюча складність організацій внаслідок зростання їхніх розмірів і масштабів виробництва. Якщо організація невелика, то її менеджери близькі до всіх здійснюваних видів діяльності. Зростання виробництва призводить до того, що вищі менеджери, відповідальні за виконання всіх задач організації, не можуть більше персонально спостерігати за кожним видом діяльності та мінливими умовами. Тому вони потребують організації формальної системи контролю.

Основні завдання контролю: забезпечення реалізації місії організації, досягнення стратегічних та поточних цілей організації, виконання тактичних виробничих завдань, оперативне запобігання виникненню негативних наслідків у діяльності організації, надання практичної допомоги персоналу, оцінювання та аналіз поточних і кінцевих результатів діяльності організації [14, 135].

Таким чином, контроль виступає одним з головних інструментів вироблення політики і прийняття рішень, що забезпечують нормальне функціонування підприємства і досягнення ним намічених цілей. Він поєднує усі функції управління, дозволяє витримувати потрібний напрямок діяльності організації і вчасно коригувати помилкові рішення [11, 200].

Розрізняють три основні види контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль здійснюється до початку виробничої діяльності. Його задача – визначення якості і кількості вихідних ресурсів з метою запобігання ситуацій, що можуть завдати шкоди організації.

Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється він фактично до початку роботи. Основним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поведінки. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових сферах – стосовно трудових, матеріальних, фінансових та інформаційних ресурсів [8, 82].

Попередній контроль у сфері трудових ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання посадових обов’язків і наступного добору найкраще підготовлених і кваліфікованих людей.

Контроль матеріальних ресурсів здійснюють методом відпрацьовування стандартів і мінімально припустимих рівнів якості з наступним проведенням фізичних перевірок відповідності матеріалів вимогам стандартів. Засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, що відіграє визначальну роль при здійсненні функції планування.

Контроль інформаційних ресурсів дозволяє оцінити наявність достатньої управлінської інформації для ефективної роботи апарату управління і прийняття обґрунтованих та своєчасних рішень [24, 54].

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виробничого процесу і ґрунтується на вимірі фактичних результатів діяльності й оперативному реагуванні керівництва на виникаючі відхилення. Об’єктом контролю найчастіше є працівники, а здійснює його безпосередній начальник. Поточний контроль широко використовується в процесі управління, оскільки він дозволяє з’ясувати причини відхилень. Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірювання фактичних результатів, одержаних після проведення роботи [8,82].

Тут широко використовується зворотний зв’язок, щоб усувати виникаючі проблеми, перш ніж вони приймуть широкі масштаби і на їх усунення будуть потрібні значні витрати. Зворотний зв’язок – це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв’язку є повідомлення керівника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки.

Заключний контроль застосовується після закінчення виробничого процесу, коли фіксуються отримані результати і відхилення від планових показників. У рамках заключного контролю зворотний зв’язок використовується після того, як робота виконана [18, 197].

Він має дві важливі функції:

1. Заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають проводитись у майбутньому [8,83].

2. Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов’язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об’єктивно.

Недолік цього виду контролю в тому, що він констатує наявні відхилення від заданих стандартів, коли збитки чи збиток уже стали фактом, що здійснився. Таким чином, ефективність заключного контролю нижче ефективності попереднього і поточного. Однак для багатьох видів діяльності це єдино можливий вид контролю [24,54].

Процес контролю

У процесі контролю є три чітко помітних етапу: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій.

Перший етап процесу контролю демонструє, наскільки близько, по суті, злиті функції контролю і планування. Стандарти – це конкретна мета, яка піддається вимірюванню [8,84]. Всі стандарти, використовувані для контролю, повинні бути вибрані з численних цілей і стратегій організації.

Цілі, які можуть бути використані в якості стандартів для контролю, відрізняють дві дуже важливі особливості. Вони характеризується наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого можна оцінити ступінь виконання роботи.

Конкретний критерій і певний період часу називаються показниками результативності. Показник результативності точно визначає те, що повинно бути отримано для того, щоб досягти поставлених цілей. Подібні показники дозволяють керівництву зіставити реально зроблену роботу із запланованою.

Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуваним. При цьому менеджер приймає ще дуже важливе рішення: наскільки допустимі або відносно безпечні виявленні відхилення від стандартів. На цій, другій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить основою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, передачі інформації та її оцінці.

Керівництво вищої ланки встановлює масштаб допустимих відхилень, в межах якого одержані результати від намічених не повинні викликати тривоги [24, 54].

Одним із засобів збільшення економічної ефективності контролю полягає у використанні методу управління за принципом виключення. Він полягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.

Вимірювання результатів – найважчий елемент контролю. Для того, щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який належить контролювати.

Вибір потрібної одиниці вимірювання – це найлегша частина проведення контрольних вимірювань, які забезпечують в кінцевому підсумку весь контроль.

Передача та поширення інформації. Для того, щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов’язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати.

Після винесення оцінки процес контролю переходить на третій етап. Менеджер повинен вибирати одну з трьох ліній поведінки: нічого не робити, усунути відхилення або переглянути стандарт.

Нічого не робити. Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого становища, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її функціонувати відповідності з планом. Якщо зіставлення фактичних результатів зі стандартами говорить про те, що встановлені цілі досягаються, краще за все нічого не робити. В управлінні не можна, проте, розраховувати на те, що трапилося один раз, повториться знову. Навіть найбільш досконалі методи повинні піддаватися змінам.

Усунути відхилення. Система контролю, яка не дозволяє усунути серйозні відхилення перш, ніж вони переростуть у великі проблеми, безглузда.

Корегування повинно концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. В ідеалі стадія вимірів повинна показати масштаб відхилення від стандартів і точно вказувати його причину. Сенс коригування завжди полягає в тому, щоб відразу зрозуміти причину відхилення і домогтися повернення організації до правильному образу дій [5, 94].

Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитися не реальними, тому що вони ґрунтуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.

В даному підрозділі було розглянуто сутність, головний сенс, об’єкт, предмет, суб’єкт поняття контроль, причини необхідності управлінського контролю. Характеристики його основних видів: попередній, поточний та заключний. А також етапи та критерії процесу контролю.