- •Документоведение и документационное обеспечение управления Учебное пособие г. Москва
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Введение
- •Раздел 1. Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •1.1. От древнего Египта к Древней Руси
- •1.2. Делопроизводство в Древней Руси
- •1.3. Приказное делопроизводство
- •1.4. Коллежское делопроизводство
- •1.5. Министерское делопроизводство
- •1.6. Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •2.1. Общие положения
- •2.2. Образовательный стандарт
- •2.3. Циклы государственных образовательных программ
- •2.4. Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •3.1. Понятия «документ», «информация»
- •3.2. Способы документирования
- •3.3. Система документации и управление
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •4.1.2. Основные этапы развития документоведения
- •4.3. Структура документоведения
- •4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •4.5. Источники в документоведении
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •5.3. Свойства, признаки и функции документа
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •6.3. Знаковый метод фиксирования информации
- •6.4. Способы и средства записи информации
- •Глава 7. Классификация документов
- •7.1. Понятие о классификации документов
- •7.2. Классификация по информационной составляющей документа
- •7.3. Классификация по материальной составляющей документа
- •7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Глава 8. Системы документации
- •8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •8.3. Унифицированные системы документации
- •8.4. Электронные системы документации
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно- распорядительная документация»
- •9.3. Основы стандартизации
- •9.3.1. Общие положения
- •9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •9.3.3. Государственная система стандартизации (гсс)
- •9.3.4. Задачи стандартизации
- •9.3.5. Основные понятия и определения в системе стандартизации
- •9.3.6. Органы и службы стандартизации
- •9.3.7. Нормативные документы по стандартизации
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •10.1. Основные виды документной деятельности
- •10.2. Информация в управленческой деятельности
- •10.3.Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •11.1. Документационное обеспечение управления
- •11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение доу
- •11.4 . Культура труда делопроизводственного персонала
- •11.5. Компьютер и делопроизводство
- •11.6. Автоматизированные системы обработки документов
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •12.1. Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •12.2. Бланки документов
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •12.4. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •Российской Федерации
- •12.5. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
- •12.6. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •12.6.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •12.6.2. Приказ, распоряжение
- •12.6.3. Положение, правила, инструкция
- •12.6.4. Протокол заседания (совещания)
- •12.6.5. Служебная переписка
- •12.6.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Глава 13. Организация документооборота
- •13.1. Принципы организации документооборота
- •13.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
- •13.3. Предварительное рассмотрение документов
- •13.4. Регистрация поступающих документов
- •13.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •13.6. Организация работы с отправляемыми документами
- •13.7. Регистрация отправляемых документов
- •13.8. Отправка документов
- •13.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
- •13.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •13.11. Учет и анализ объемов документооборота
- •3.12. Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
- •Порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа и исполнительной власти
- •14.2. Формирование дел и их текущее хранение
- •Порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел
- •14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
- •Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •14.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
- •14.5. Передача дел на архивное хранение
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •15.1. Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •15.2. Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •15.3. Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •17.2. Учет бланков документов
- •Журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
- •Глава 18. Международная переписка
- •18.1. Международные стандарты по оформлению документов
- •18.2. Форматы бумаги
- •18.3. Бланки
- •18.4. Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •Глава 19. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов
- •19.1. Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •19.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •19.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые в документоведении и документационном обеспечении управления.
- •20.1. Общие понятия.
- •20.2. Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •20.4. Организация работы с документами
- •20.5. Архивное дело.
- •20.6. Обеспечение сохранности документов
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей.
- •21.1. Этикет, его понятия
- •21.2. Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •21.3. Профессиональная этика работника службы доу
- •21.4. Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •21.5. Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •1. Законы Российской Федерации
- •2. Указы Президента Российской Федерации
- •4. Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •5. Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •6. Международные стандарты
- •Часть 1. Теория и применение».
- •7. Общероссийские классификаторы
- •8. Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
21.3. Профессиональная этика работника службы доу
1. Профессиональная этика.
Профессиональная этика представляет собой набор нравственных норм, действительных как, в общем, так и применительно к данной профессии (известны такие понятия, как врачебная этика, этика научного сотрудника, этика полицейского и т. п.). Упрощенно говоря, профессиональная этика ориентирует отдельного человека в его поведении (и понимании) в вопросах “что есть хорошо”, “что есть правильно”. Эти нормы он понимает как правильные и необходимые, использует в своей рабочей деятельности, в отношениях с другими людьми и в отношении самого себя.
С точки зрения профессиональной этики работников службы ДОУ большое значение имеет доверие, которое работники служб ДОУ, с одной стороны, используют в отношениях со своими заказчиками, а с другой стороны (и в особенности) по отношению к широкой общественности. Это доверие завоевывается и, в сущности, непрерывно создается, прежде всего, собственным профессионализмом, т. е. отличным и безупречным выполнением обязанностей по документационному обеспечению управления. Доверие внушает и такой, кажущийся незначительным, фактор, как внешний вид работников служб ДОУ, их корректное поведение и манеры коммуникации и т. п. В общем, доверие должно существовать и между работодателем и подчиненными, между сотрудниками: доверие к самому себе (веру в себя самого) должен иметь каждый отдельный сотрудник, что в этой профессии особенно важно.
Профессия работников служб ДОУ, бесспорно, требовательна и сложна (причем предъявляет специфические требования) и в реальных условиях приносит специфические конфликты и рабочие стрессы (речь идет, например, о множестве контактов в процессе работы, поиске каких либо документов). Этот фактор может проявляться самым различным образом - например, психосоматические осложнения индивидуума, а также “социально- патологические” элементы в профессиональном поведении (рутинность, легкомысленность, агрессивное поведение, провокативность, злоупотребление правомочиями и т. п.).
2. Профессиональные отношения.
Отношение к профессии формируется (или окончательно создается) на основе выбора профессии. Если мы свободно и добровольно выбираем определенную профессию, у нас не может быть к ней негативного отношения. И наоборот, если мы выбираем какую-то профессию под давлением кого-либо или чего-либо, наше отношение к ней становится негативным. Мотивация выбора профессии существенно влияет не только на наше отношение к ней, но и, естественно, на наш подход к выполнению обязанностей, например, чувство ответственности, переживание успеха и неуспеха и т. д. В основном, только по прошествии определенного времени, в течении которого мы работаем по определенной профессии, возникают вопросы (проблемы), о которых мы сначала не задумывались. Поэтому мы должны были бы задать себе вопросы: Знаю ли я точно, о какой работе идет речь, и какие обязанности из нее следуют? Какие квалификационные предпосылки являются самыми важными для этой работы? С каким сотрудниками я буду ежедневно сталкиваться? Что мне нравится в этой профессии и к чему, наоборот, я чувствую предубеждение? Будет ли от меня требоваться инициатива или только способность приспосабливаться? Хочу ли я выполнять эту работу в течение определенного времени или вижу в ней свою жизненную перспективу? Какие у меня семейные обстоятельства? Согласится ли семья с моим выбором? Создают ли мне условия? Какая у меня будет зарплата? Каким будет мое социальное обеспечение?
Любая профессия (и каждая специфически) создает для нас достаточные простор для реализации наших способностей, для применения нашего таланта, знаний и т. д. В профессии мы достигаем своих идеалов, реализуем свои ожидания, но также выполняем ожидания и представления “тех, других” - своих вышестоящих руководителей, коллег, а также общества.
Отношение к работодателю, к шефу для многих является весьма чувствительным и сложным моментом, в особенности в социально-психологической плоскости. Иногда с обеих сторон (в отношениях “начальник-подчиненный”), но чаще всего в отношениях “подчиненный-начальник” действуют определенные предрассудки, условия, особая критичность и т. д. Люди с определенной мерой социального опыта определенно сказали бы на эту тему следующее: “Насколько является идеальным подчиненный, настолько идеальным является шеф”. Это не означает, собственно, ничего другого, как то, что профессионально квалифицированный и “по-человечески качественный” подчиненный будет оценивать своего начальника более или менее объективно, т. е. он осознает не только несоизмеримость их взаимного положения, но и необходимую разницу во взгляде на определенную проблему с точки зрения различных социальных позиций, но также различие объема и содержания их рабочих и профессиональных обязанностей. Проблема часто заключается в том, что подменяются (двусторонне) социальные положения (функции) профессиональными, этическими или просто “человеческими” качествами личности. От профессионального положения (на определенной ступеньке общественной лестнице) индивидуум как личность (с позиции выше указанных ценностей) ничего не получит и не потеряет: занимаемая должность, общественно (профессионально) значимая, скорее обязывает индивидуума с этической точки зрения, но ни в коем случае не дает ему право на надменное, высокомерное поведение и отношение к окружающим.
Хороший шеф, например, умеет оценить активность подчиненного, это означает, что он оценит именно исполнение, инициативу, а не имитацию кипучей деятельности. Он умеет приспособить требования к способностям подчиненных, дифференцировать и тем самым мотивировать и возбудить рабочий энтузиазм. У него есть чувство правильной меры свободы и контроля, умеет оценить (похвалить), но и указать на ошибки и недостатки и “нагнать страху”. Он умеет не только решать конфликты на рабочих местах, но прежде всего предотвращать их. Настоящим мастерством является умение оценить подчиненного таким образом, “что ему дает возможность почувствовать, что он (подчиненный) значительно способствует успеху какого-то конкретного дела (деятельности фирмы). Это чувство выражается словами “шеф меня ценит, шеф на моей стороне”.
В этой связи вспомните о возможности взаимного осознания своей социальной роли (начальник-подчиненный). Тем лучше вы поймете (иронические) “рекомендации” некоторых пособий по этой проблеме: “Как самым быстрым образом себя уничтожить или по крайней мере представить себя в невыгодном свете”; в этом случае следует начальника “обсуждать”, сплетничать на его счет и т. п.
Отношение к коллегам должно быть профессионально лояльным и по-человечески теплым и уважительным. Так бывает, в особенности, в дружном коллективе, где люди уважают друг друга (признают превосходство или исключительные способности и знания другого не взирая на личные симпатии), терпимы (предпочитают терпеть ошибки и личные недостатки остальных членов коллектива, группы, чем работать с чужими людьми; лояльны друг к другу, высказывают взаимную критику, но не переносят критику извне). Доверяют друг другу (знают, что один на другого могут положиться, могут ожидать помощи и сами готовы оказать ее в любое время).
Профессиональные отношения с точки зрения профессиональной этики включают в себя и отношение к себе самому: как я осознаю требования, предъявляемые мне профессией (знания, опыт, личные качества и т. п.) и как я стараюсь им соответствовать и выполнять их; как я представляю свой профессиональный рост; какую ответственность чувствую я за свою работу; за доброе имя своей фирмы).
В заключение можно сказать, что профессиональные отношения должны строиться на профессиональном и человеческом доверии, лояльности, к которой прежде всего относится сохранение профессиональной тайны.
2. Отношение к общественности.
Прежде всего, нужно осознать (а главное уметь использовать) авторитет своей социальной роли, которая имеет формальную и неформальную плоскость. Это означает, что речь идет об общепризнанном (общественностью) авторитете. Общественность проявляет к нему (авторитету) отношение, которое можно выразить примерно следующими словами: “Я должен относится к нему /работнику службы ДОУ/ с уважением” - т. е. формальный авторитет; “Однако я его также уважаю /хочу уважать/, потому что это профессионал, который знает свое дело, которого я уважаю как человека” - т. е. неформальный авторитет.
Однако формальный авторитет работник службы ДОУ вызывает уже на первый взгляд (и впечатление). Если опустим так называемое “преклонение перед униформой”, это общая аккуратность, чистота внешнего вида, причем как с эстетической, так и гигиенической точки зрения. Большую роль играет осанка, походка, жестикуляция, мимика, а также культивированность речи (соответствие формы и содержания, ясность, понятность высказываний и по существу, и т. д.).
По собственному опыту мы знаем, что эти моменты мы воспринимаем, часто не особо направляя на них свое внимание, но знаем, какое сильное влияние они имеют в нашей оценке человека. Однако, если бы мы этим вопросам не уделяли соответствующее внимание и недооценивали их, и если у нас нет возможности убедить “того другого” в своих профессиональных и личных качествах (по той простой причине, что у нас нет с ним длительного контакта), о нас может сложиться неправильное, искаженное или нелицеприятное мнение.
Отношение к гражданам должно быть, в добром смысле этого слова, неличным, анонимным. (Для нас важно, прежде всего - исключить фамильярность). У гражданина должно быть чувство, что мы уделяем свое внимание только ему и уверенность, что он имеет дело с профессионалом, который прекрасно выполняет свою работу. Видимая растерянность, сомнения, сопровождаемые выражениями типа “Я не знаю, я спрошу” недопустимы.
Одной из сторон профессионального совершенства (и профессиональной этики) является способность выражать удовлетворение своей работой. Хотя в нашей работе это можно выразить с определенным преувеличением, но нам ясно о чем идет речь. Очень хорошо такую ситуацию можно представить (и чувство) у врача, который уделяет свое внимание не только как пациенту, но и как человеку; в книжном магазине, где вам посоветуют книгу вашего любимого жанра и т. п. Такой профессионал как бы говорит: “Я здесь, прежде всего для вас, все, что я знаю и умею, в вашем распоряжении, и мое наибольшее удовольствие - помочь вам, посоветовать и обслужить”.
Рассматривая манеру поведения в текущих и критических ситуациях, часто говорят о значении асертивного (убедительного, убеждающего, самоутвердительного) поведения.
Имеется ввиду не что иное, как здоровое, соответствующее обстоятельствам самоутверждение, целенаправленное, ориентированное на свои права и потребности, которое, однако, уважает то же у других. Речь идет о знании и использовании так называемых асертивных прав, которое следует из предпосылки, что на поведение людей нежелательным образом оказывают влияние “предрассудки и суеверия”, на основании которых другие ими манипулируют. Например, нашим правом является не предлагать никаких извинений, оправдывающих наше решение (например, одолжить деньги расточительному родственнику: естественно, мы не хотим ему одолжить, потому что мы знаем, какой он. Откажем ему (что было бы как раз асертивно), но нам неловко, поэтому сошлемся на неожиданные расходы в семье, потому что как иначе мы бы выглядели, и что скажут другие родственники...).
С этим связано следующее асертивное право - быть независимым от положительной оценки окружающих (Асертивных прав намного больше, описанные были выбраны только в качестве иллюстрации, то же самое действительно и о следующих асертивных умении, опыте). К ним относится способность спокойно (и несколько раз) повторить свое обоснованное требование (без повышения голоса!), способность спокойно воспринять критику, даже с ней согласиться и спрашивать далее, с целью использовать конструктивные информации.
Поведение в действительно критических ситуациях требует гибкости нашего мышления и в особенности самообладания (в особенности в смысле: не показать свое волнение, возбуждение).
Важным является спокойный внешний вид, готовность ответить сразу. С лицами, ведущими себя агрессивно (больные люди с проявлениями неконтролируемого агрессивного поведения, лица, действующие под влиянием шока, дети, переживающие сильные эмоции) - при общении с такими людьми применяем соответствующие служебные действия. С этической точки зрения необходимо вжиться, почувствовать эмоции такого человека и тем практически получить возможность предугадать его последующее поведение.
Эффективным является также вербальное отождествление с чувствами такого человека, например, “Это действительно должно быть ужасно для вас”, “Я понимаю ваше положение” и т. д. Речь идет в данном случае о сознании чувства доверия, при осуществлении многих, особенно невербальных сигналов: например, приближение к данному человеку со стороны и со скоростью, которые не будут неожиданными или угрожающими, соблюдение обычной, нормальной дистанции, жесты, взгляд должны данному человеку сигнализировать о нашем спокойствии, уверенности, готовности и способности решить “его” проблему, ситуацию. Рекомендуется представиться, говорить четко, ясно, таким образом, чтобы вызвать доверие.
В этой связи снова нужно вспомнить основную норму профессиональной этики о неприкосновенности человеческого достоинства.
