14.5. Передача дел на архивное хранение

Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:

- в архив федерального органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

- передача документов в архив федерального органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел;

- дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

- дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

- передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства.

- прием дел производится работником архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела);

- дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Контрольные вопросы:

1. Основной источник, определяющий порядок создания документального фонда федерального органа исполнительной власти?

2. Пути создания документального фонда федерального органа исполнительной власти?

3. Понятие «номенклатура дел»?

4. Понятие «документальный фонд»?

5. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти и порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти?

6. Каким документом определяется срок хранения документов в федеральных органах исполнительной власти?

7. Какие вопросы должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству, касающиеся формированию дел в федеральных органах исполнительной власти?

8. Какие правила необходимо соблюдать при формировании дел в структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти?

9. Порядок действий в случае утраты документов или дел?

10. На какой срок могут быть выданы дела сотрудникам структурных подразделений?

11. Какие условия должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству, касающиеся подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение?

12. Какие действия нужно произвести по результатам экспертизы ценности документов?

13. На какие дела не составляются описи дел?

14. Какие должны соблюдаться требования при составлении описи дел?

15. Каковы правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение?

16. Назовите порядок определения даты начала и окончания дела?

17. Назовите состав архивного шифра дела?

18. В чем заключается полное оформление дела?

19. Каким образом оформляется отбор документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли?

20. Порядок передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти?

21. Порядок передачи дел в архив в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти?