Глоссарий

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами документа, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Внешне экономическая деятельность - предпринимательская деятельность в области международного обмена товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной деятельности, в том числе исключительными правами на них (интеллектуальная собственность) (ФЗ РФ от 13 октября 1995 г. №157-ФЗ "О государственном регулировании внешнеторговой деятельности").

Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку.

Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальных характер общения.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности

Докладная записка- документ, адресованный руководителю данной организации или вышестоящей организации, содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – процесс создания и оформления документов.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования.

Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые или иные социальные стороны деятельности организации, предприятий, должностных лиц и граждан

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях, независимо от формы представления. Носителем информации выступает документ.

Исковое заявление - это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации , предприятия, учреждения

Канцелярия создается на государственных предприятиях, учебных заведениях и др.

Общий отдел – служба работы с документами в исполнительных органах власти (мэрии, префектуре и др.).

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных поло­жений основного документа (плана, программы, отчета), или объясняющий причины нару­шения трудовой дисциплины, невыполнении какого-либо поручения.

Организацию работы с документами – обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленным в установленной форме.

Организация работы с документами - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отдел рационализации делопроизводства – разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию технологии делопроизводства, типовые тексты и др.

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок формирования задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Претензия – это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляют претензионные письма.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на принципах единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Распоряжение – правый акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организацией, которым оно адресовано.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами

Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. На­правляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внут­ри организации, кроме прямых руководителей

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ним других подобных объектов».

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организации и должностей, а так же количество штатных единиц каждой должности.

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Телеграмма - документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу).

Указание – распорядительный документ организационно – методического характера, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок).

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию для управления в определенной сфере деятельности.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах. Его типовой состав: секретариат (приемные министра, зам. министра и их секретариат); Инспекция при министре – осуществляет контроль за исполнением правительственных документов; канцелярия.

Устав- свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ, граждан их взаимоотношений друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата - телефакса по телефонным каналам связи.

Штатное расписание – закрепляет должностной и численный состав, указывает фонд заработной платы.

Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.