Раздел 2. Общие правила оформления документов. Тема: Требования к оформлению реквизитов документов.

План:

1. Виды документов.

2. Понятие «документ» и «реквизит документа».

3. Общие требования к оформлению документов.

4. Форматы бумаги и поля.

5. Бланки документов и требования предъявляемые к ним.

6. Требования к изготовлению документов.

1. Виды документов.

Документы классифицируются:

1. Организационные (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание, договора и др.).

2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления и др.)

3. Информационно-справочные (отчеты, акты, докладные и объяснительные записки, справки, письма, телеграммы, телефонограммы, телефаксы, доклады и др.).

4. Документы по личному составу (трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, автобиографии, заявления, резюме и характеристики и др.).

2. Понятие «документ» и «реквизит документа».

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

К документу предъявляются следующие требования:

- обеспечение юридической силой;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документа;

- возможность использовать для создания, копирования, обработки документов.

3. Общие требования к оформлению документов.

Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Основные правила оформления документов закреплены в государственных стандартах. На их основе каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в Уставе, регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются правила документирования, а именно:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых документов;

- компетенции руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины постановки на учет (КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления и издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе.