1. Общие положения

1. Подраздел

   1. Пункт

      1. Подпункт

Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей, цифровой материал или какие-либо иные сведения текста могут быть оформлены в таблице. Ее помещают сразу под текстом, в котором она впервые упоминается или на следующей странице. Таблицу можно разместить и в приложении. Таблицы нумеруются арабскими цифрами, сплошной нумерацией. При переносе таблицы на другую страницу название помещают только над первой частью, а над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием ее номера.

Графу «Номер по порядку» в таблицу не включают.

2. Нормы официально-делового стиля.

Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальных характер общения. Выбирая слово и его форму автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. Очевидно, что деловая речь должна быть ясной и убедительной.

При составлении и редактировании официальных текстов возникают лексические и грамматические проблемы. Рассмотрим некоторые из лексических проблем:

Лексика

Сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. Особенно следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять их местами.

Использование терминов. Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть их расшифровка.

Использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным.

Излишество. В официальном документе не должно быть избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов (н-р: своя автобиография – первая часть слова автобиография имеет греческое происхождение - сам).

Различие родственных слов. Иногда подмена слов «братом-близнецом» влечет за собой существенные искажения смысла (н-р: оплатить «оплатить что-либо» - заплатить «заплатить за что-нибудь»).

Для того чтобы в документе не содержалось грамматических ошибок, желательно пользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другими).

Вопросы для самооценки:

1. Укажите этапы подготовки документа.

2. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

3. Как оформляется в документе ссылка на другой документ?

4. Из каких смысловых частей состоит текст документа, и как они располагаются в тексте?

5. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?

6. В чем особенность языка и стиля служебных документов?

7. Какое значение имеет знание орфографии при создании служебных документов?

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 91-99, 116-139.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Документы. Делопроизводство. Стенюков М.В. , стр. 25-33.