Внешняя среда Стратегия определения целей
Рынок предприятие; Использование неупущенных шансов
рынок (поиск и формирование рынка сбыта,
увеличение количества, повышение
качества товаров и услуг)
руководитель руководитель
предприятия подразделения
предприятие подразделение Ликвидация узких мест (развитие
предприятия, развитие людей)
Внутренняя среда
Рис. 2. Иллюстрация методики определения целей
Несколько замечаний, касающихся методики формирования целей с точки зрения оргповедения:
1) Обсуждайте цели с подчиненными. Руководитель должен вырабатывать цели вместе с сотрудниками и анализировать зоны ответственности каждого за их выполнение. Чем больше сотрудников имеют возможность участвовать в выборе и постановке цели, тем меньше требуется усилий для их убеждения в дальнейшем. Хороший управляющий должен добиваться того, чтобы его сотрудники считали поставленные цели своими. Тогда они могут помочь в их осуществлении.
2. При проработке целей необходимо учитывать следующее правило: краткосрочные цели больше, чем долгосрочные, способствуют внутренней мобилизации. Тому, кто хочет достичь поставленной цели в течение года, кажется, что у него еще много времени. Он постоянно откладывает начало выполнения задачи. Годовые цели необходимо разбить на промежуточные (квартальные, месячные) и по этим промежуточным осуществлять контроль результатов.
3. Не ставьте сразу слишком много целей. Соразмеряйте объем работы с возможностями коллектива. Кто берется за все, чаще всего ничего не достигает. Важнее сконцентрироваться, но всерьез, на немногих целях.
4. Понятно, что в результате осмысления целей будет не одна цель, а целая их совокупность. Эта совокупность, по-видимому, должна иметь некоторую структуру. Общие цели предприятия должны делиться на более мелкие, частные, но зато конкретные, определенные. Это дробление может осуществляться в несколько приемов:
а) сверху вниз – по уровням управления;
б) по горизонтали – вширь, по подразделениям.
Расписывая главную цель по ее составляющим, мы как бы выращиваем «дерево целей». При этом цели должны определяться так, чтобы с помощью целей нижнего уровня можно было бы собрать цель верхнего; вместе с тем не должно быть лишних «деталей» - целей, которые не используются на верхне уровне.
5. Работа над целями не возможна без их постоянного соотнесения с имеющимися возможностями, материальными, временными, кадровыми ресурсами.
Такой анализ в координатах «цель-средство» является фактически переходом от целеобразования к планированию деятельности по достижению целей.
На основе сказанного можно сформулировать следующие выводы-рекомендации:
1) первейшая цель – это определение целей;
2) формулируйте цели через количественные показатели, фиксируйте сроки;
3) различайте 2 этапа целей: цели, направленные во вне организации; и цели, связанные с самой организацией;
4) применяйте стратегии использования неупущенных шансов и ликвидации узких мест;
5) вырабатывайте цели вместе с подчиненными;
6) разбивайте крупные цели на промежуточные, фиксируйте сроки, контролируйте результаты;
7) концентрируйтесь на немногих целях;
8) согласовывайте цели по вертикали, по уровням управления (общие - частные), и по горизонтали, по подразделениям;
9) работайте в координатах «цель-средство».
Лекция 16. Рациональное использование времени
1. Что такое время?
2. Анализ использования и потерь времени.
3. Планирование времени, классификация задач
4. Как рационально использовать рабочее время.
Попробуйте ответить на следующие вопросы.
1. Вам хватает времени?
2. Что означает время для Вас?
3. Как Вы обращаетесь со своим временем?
4. Сколько времени у Вас еще есть?
Ваши размышления о времени наверняка приведут к выводам, близким к следующим:
1. Время – самый важный, дефицитный и невосполнимый ресурс;
2. Время необратимо;
3. Время нельзя накопить;
4. Время нельзя передать;
5. Время проходит безвозвратно;
6. Время – нечто такое же, как сама жизнь.
Такое значение времени требует очень серьезного отношения к нему:
1. Находите время для работы, это – условие успеха;
2. Находите время для размышлений, это - источник силы;
3. Находите время для игры, это - секрет молодости;
4. Находите время для чтения, это – основа знаний;
5. Находите время для дружбы, это – условие счастья;
6. Находите время для мечты, это – путь к звездам;
7. Находите время для любви, это – исполненная радость жизни;
8. Находите время для веселья, это – музыка души.
Первый шаг, который надо сделать для повышения эффективности использования рабочего времени – это провести инвентаризацию обычных временных затрат.
2. Анализ использования и потерь времени.
Прежде всего, представьте, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.
Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.
«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:
- не известно, на что вообще расходуется время;
- не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
- не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;
- не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Только, если Вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем Вы тратите, Вы вскроете действительно важные резервы своего личного рабочего времени.
Выделите 2 объекта инвентаризации: виды деятельности с учетом их приоритетов и дневные помехи («поглотители» времени). Старайтесь при этом быть честным и самокритичным.
Ниже приводится список, состоящий из 30-ти самых существенных «поглотителей» или «ловушек» времени:
Нечеткая постановка цели;
2. Отсутствие приоритетов в делах;
3. Попытка слишком много сделать за один раз;
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;
5. Плохое планирование трудового дня;
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;
7. Чрезмерное чтение;
8. Скверное ведение документооборота;
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе);
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;
11. Недостатки кооперации или разделения труда;
12. Отрывающие от дел телефонные звонки;
13. Незапланированные посетители;
14. Неспособность сказать «нет»;
15. Неполная, запоздалая информация;
16. Отсутствие самодисциплины;
17. Неумение довести дело до конца;
18. Отвлечение (шум);
19. Затяжные совещания;
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;
22. Болтовня на частные темы;
23. Излишняя коммуникабельность;
24. Чрезмерность деловых записей;
25. Синдром «откладывания»;
26. Желание знать все факты;
27. Длительность ожидания (например, условленной встречи);
28. Спешка, нетерпение;
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Попробуйте выбрать из списка 5 позиций, наиболее характерных для Вас. Попытайтесь найти способ их устранения. Одолев свои 5 важнейших «поглотителей» времени, Вы уже сможете добиться значительного повышения своей продуктивности.
3. Планирование времени, классификация задач
Планирование времени приносит выигрыш во времени. В практике управленческой деятельности принято считать, что 10-минутная подготовка рабочего дня позволяет экономить до 2-х часов рабочего времени, вернее и лучше справляться с важными делами.